钣金工厂供应链管理难题——存货管理

·常州市龙星工业自动化系统有限公司

存货是个财务概念，对工厂而言是指在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在制品、在生产过程中耗用的材料或物料等，包括原材料、在制品、半成品、产成品或库存商品以及包装物、低值易耗品。为了便于说明问题和让大部分读者理解，本文中我们不妨做个这样的分类，即将在制品和不入库的半成品统称在制品，它们通常都在车间而不在仓库里，其他可以入库的物料统称库存。

估计大部分的读者对库存比较熟悉，而对在制品相对陌生，那我们就先从库存准确率说起，并且进一步约定一下，库存准确率我们只谈数量的准确而不谈成本的准确，否则话题会复杂太多。当然，在制品的核算准确必须考虑成本，我们也约定只谈在制盘点数据的核算，将其放在后面谈。

库存准确率

我国的制造业搞了二十多年的工业化和信息化是不假，但确实还有很多企业到今天连库存都不准，这真不是信口开河。对于库存准确率很高的企业而言，已经不能理解库存不准是何物，但是，别忘了我们还有很多中小型规模钣金工厂还挣扎在库存准确率的及格线上。甚至可以这么说，就算上了用友、金蝶这样的ERP级别的系统也无济于事。

就我自己的经验来说，就算工厂不使用正规的ERP软件，比如使用EXCEL表来管理库存，达到85%～90%的准确率难度是不大的，要更高就难度大了，一般需要完善的管理制度和必要的执行力，若有完善的系统哪怕只是进销存软件也很有帮助。

问题来了，库存准确率的及格线到底是多少？85%～90%是不够的，为什么这么说，因为生产过程中哪怕缺一颗料都可能严重影响生产；需要100%准确？也不对，主要是通常做不到。

常规的专业做法应该是将物料分成A、B、C三类（具体怎么做ABC分类这里就不再赘述），A、B类物料追求100%的准确率，C类物料98%就够了。也许还有人问，若是C类物料因为库存不准而缺料不是照样影响生产，那就涉及C类物料的计划策略问题了，通常可以有适当的措施解决，比如用安全库存来做保障，因为C类物料成本不太高，做安全库存的代价不大；还有一种常见的做法是在产品的BOM上留有适当的余量，以便适应难以避免的个别缺料或正常损耗状况。

当然，若是连物料的ABC管理方法也不清楚，建议先参加生产／采购计划员的基本技能培训，否则就不是一个合格的计划员。

在一个生产企业里，库存的准确率会直接影响生产、采购、计划和成本的管理，若库存很准，其他几个方面的管理会直接受益。但另外一方面，一个企业的库存准确与否，也不是简单地查查库存实物和直接核对账卡物，这里边是有一些讲究的。换句话说，账卡物相符很重要，但什么样的账才是准确的账，不少人并不清楚，或者简单地认为查一下账面数量就是账，这是完全不对的，这样难免给仓库带来误解并产生部门之间的争执抱怨。

围绕库存的准确率，我们打算说明三个常见的问题：一是如何做账；二是如何盘点以便核对账卡物；三是标准化的库存软件（或ERP软件）能提供什么帮助。

在展开问题之前，我们约定一个基本的事实前提，就是很多企业哪怕是用上了ERP系统还会在几年时间内甚至长期继续使用查存卡（或者叫存料卡、库存卡等），以便给软件系统账留一个后备的纸面账，如图1所示。

图1 存料卡

若是您的工厂没有存料卡，敬请忽略！

首先说如何做账的问题，抛开具体的做账软件工具不说，主要是讲究单据的正确和做账的及时。如何看待单据的正确？不同的业务需要不同的单据，除了格式正确，内容填写必须符合要求，该有的信息必须填写完整（具体要看工厂的实际情况以及软件中的要求），这是做好账的前提。及时入账，库存的数据要及时反映最新的出入库信息，必须要及时入账，晚一个小时做账，信息就失真一个小时，长时间不做账，查账就没有意义了！所以当天的单据当天入账是通常的及格要求。

如何盘点以便核对账卡物？主要讲究单据、账、卡和物四要素。为何要加入单据？因为它直接影响账的数据。一般地，盘点之前要求所有的单据都已经做账，实际情况往往不是，除非是冻结盘点，所以你需要确认所核对账卡物中物料的单据是否全部录入了，这也是最容易忽视的一种问题。若是单个物料或货位的盘点，并且对应的库管员也在场往往是可以发现的，而大规模的盘点比如年终大盘点则人员可能重新分工而无法及时发现单据和做账问题而造成严重的后果。

账，在确认全部单据录入的前提下就能获得包括当前库存和历史交易在内的所有数据。卡和物需要去仓库现场核对和清点，然后才能进行账卡物的核对，确认是否相符。不符的原因一般有：

⑴实物的丢失或发出未有单据，现象是账卡相符，但与物不符，实物少。

⑵入库没有单据，现象是账卡相符，但与物不符，实物多。

⑶单据丢失（写了单据，但没有做账），现象是卡物相符，但账面和卡物不符。

⑷没有及时做账，现象是卡物相符，但账面和卡物不符而且能找到未做账的单据。

⑸单据错误，都不是以上原因，则需要核对账对应的所有单据后才能够找出错误的单据。

标准化的库存软件（或ERP软件）能提供什么帮助？

首先，从总体业务层面上看。软件能提高查账的速度和便捷程度，你不需要拿到账本，通过网络就能随时查到，而且一些统计数据能自动汇总。账本上只能看到已经产生的出入库信息，软件上还能看到将来要产生的出入库信息以及应该发生而没有做账的信息，而且能够支持预留功能，支持生产和销售单据存在时预计需要产生的出入库信息。特别是对于应该产生但实际没有做账的信息，一般是采购入库、生产发料、生产入库、销售出库等。有了ERP软件的支持，即使单据丢失软件也会告诉你；而没有软件的支持，单据丢失和错误的概率会大大增加。

其次，从预防错误的角度来看。哪些地方在帮助我们提高库存的准确性呢？对于采购，现在从采购订单录入到登记到达，从登记到达到检验，从检验到入库，三个环节可以环环相扣，数据链是完整的。对于生产，从生产工单下达到生产汇报，从生产汇报到生产发料和产品入库都有控制。我们在软件中看到的生产工单没有及时汇报，就是单据的丢失或没有及时录入，还有单据错误。库存软件则可以帮助我们核对历史单据的正确性，查询统计现有库存及历史交易。

在制品盘点核算

作为存货管理的高级部分，钣金工厂其实必须面对最难管理的是生产在制品的核算。很多企业可以做到在年终大盘点的时候将生产现场清空，即原料和成品全部入库，并且现场不留半成品，但咱们钣金工厂的生产特点决定了这样的清点通常做不到，所以就算将在制品盘点完全也不知道真实的在制数据，此处我们专门说明一下。

在制品核算难，主要是因为形态的复杂和不确定性，既然是在制，就是生产正在进行中，形态包括发到现场的原料和加工了若干工序的流转中的在制品，后者既不像原材料也不像成品，所以盘点的人若是没有经验的话可能连盘点数据如何记录都是难题。图2、图3是一份典型的比较准确的在制盘点数据，包括盘点卡的填写规范和盘点数据的汇总表。

图2 盘点卡填写规范

图3 盘点数据汇总表

若是盘点人得到适当的培训的话，要获得以上的在制盘点数据还是相对容易的，其实最难的是如何计算在制成本。为什么这么说，一般的ERP软件给出的标准成本是不会有加工了若干工序的在制品的标准成本的，实际成本更是在天上飘呢，因此当你面对成千上万行在制盘点数据的时候，不可能用笨办法一颗料一颗料的人工推算料工费的成本，工作量大得难以想象；若是简化算法当成原材料和成品来计算，误差就肯定很大。更要命的是，上面的数据很多可能还是盘点人乱填的（也可能不小心），根本就是错的，比如填了一个不存在的物料编码、版本和工序号的组合。

为了能够计算在制盘点的数据，实际上需要定制一个计算工具，一般的ERP软件并不提供。这个工具应该具备以下功能：

⑴能够批量导入预定格式的在制盘点数据，直接录入也行，就是效率低只能作为补充；

⑵能够校对数据的准确性，并且提供一些高效和合理的修正建议功能，否则就算知道数据不对修改也麻烦；

⑶需要能够根据工序号自动计算原料成本、人工成本、制造费用和外协成本，其中需要用到实际/定额料数据和工费定额，如图4所示。

图4 定额在制成本

结束语

补充说明一下，作为配套的数据资料支撑，上述工具必须要在具有完整数据链的ERP系统中储备好数据，这些数据至少有BOM、工艺、工单，以及人工、制造费用的定额数据，考虑不同企业的成本核算规则有所不同，以上数据还要符合相应的会计规则。