大数据背景下档案管理与数字化建设思考

额定其其格

摘要：在大数据时代背景下，档案管理部门需要与时俱进，转变传统的工作方式和理念，加快构建大数据体系，更好地发挥档案管理的实际价值和作用，充分挖掘档案信息背后的价值，确保档案管理工作的有效开展，推动档案管理工作的创新与完善。

关键词：大数据;档案管理;数字化建设

引言

随着社会经济的发展，现代信息技术的飞速发展，各类数据、信息呈现爆炸性的增长，用传统的方法很难对这些数据进行高效的分析、整理，于是就出现了大数据。利用大数据可以不断优化企业的经营过程，提高企业的决策与分析能力，同时也可以通过新的理论模式来储存和使用各种不同的信息。大数据具有数据量大、功能多、数据类型丰富、数据传送速度快等显著特征。充分利用大数据的优势，是实现档案管理及数字化建设信息化的一种重要手段，也是提升档案管理数字化水平的必然选择。

1浅析大数据背景下档案管理与数字化建设现状

1.1档案管理的观念与方法陈旧

目前，依旧有部分档案管理人员未对档案工作的重要性形成正确认识，而且缺乏对数字化建设的价值与内涵的全面了解，不利于档案管理和数字化建设的有效开展。由于传统的档案管理内容属于日常管理工作的一部分，因此工作人员对纸质档案比较依赖，在其看来网络以及电子档案存在着不安全性，在这一观念的影响下，阻碍了档案管理信息化建设的开展。

1.2档案管理工作缺少总体计划

目前由于一些档案管理部门缺乏整体的规划和部署，导致数字化建设受到一些阻碍，缺乏对整体目标的细化，未将具体的工作部署落到实处，建设过程中盲目引入与本单位发展现状不相匹配的档案管理体系，或是没有对档案管理进行集成化的处理，导致在档案管理过程中存在不少问题。比如所购置的管理信息系统与现有的信息管理技术不相匹配或是无法兼容，不仅会导致信息处理效率较低，还会造成资源的浪费，影响档案信息化建设的质量。

1.3信息安全未得到保证

当前我国档案管理数字化建设面临的主要问题之一是缺少统一的规范，使其无法保证信息的安全。档案的保存和使用是档案从建立到归档的全过程，涉及到大量的珍贵资料和保密资料，因而要确保档案的安全。

1.4档案数字化管理的辅助设备不健全

尽管目前从大的环境来看，档案管理职能部门都提升了对数据化档案建设的重视程度，可是对一些基础比较薄弱的部门而言，尚无足够的资本投入到档案数字化建设中，也缺乏对相关技术以及人才的引进。而要想建立科学高效的档案信息数据库，就必须借助于计算机服务器和其他相关技术设备的支持，因此要想真正实现数字化管理的目标，就必须要加强软件与硬件的双重配合，这相较于传统的档案管理而言就需要投入更多的人力、物力和财力，并且需要对网络进行定期的优化和完善，这对于那些级别相对较低或者技术薄弱的档案管理部门来说，其生存与发展都面临着挑战，自然没有更多的精力投入资本去进行数字化建设。

1.5档案管理人员缺乏对计算机技术及档案信息化管理技术

在大数据时代背景下，对档案管理人员的专业技能及综合素质均提出了更高的要求，但由于信息化能力的欠缺，致使其难以有效胜任数字化建设工作。更因长期受到传统档案管理方式和理念的影响，大多档案管理人员缺乏对计算机技术以及档案信息化管理技术的学习和了解，因而难以有效胜任档案管理信息化建设的具体工作。

2大数据环境下的档案管理与数字建筑的优化

2.1拓展档案的内涵

由于大数据背景下对档案管理提出了更高的要求，因此需要檔案管理部门优化和完善档案管理方式，对其内涵予以延伸，从而提出新的管理办法。比如对事业单位而言，在构建数字档案管理的过程中可以将有实际价值的相关信息记录也视为档案，因为单位每时每刻都会产生大量新的数据信息，需要将其收集到计算机中并进行保存，以便于在需要之时可以有效访问和查找相关信息。这些都是人工所无法完成的，因此需要充分运用大数据以及云计算等信息处理手段和方式，同时也需要档案管理人员提升技术手段和认知水平，对海量数据进行有效地归类。

2.2制定档案系统，完善归类工作

档案管理数字化建设的一个重要前提就是信息的收集分析和整理，而传统的人工手段难以对海量数据进行高效管理，因此必须要借助现代信息技术和互联网的支持，形成完整的档案管理链条，用科学化的管理方式对档案管理各个流程和环节中的信息与数据予以有效把控，对关键信息和核心数据进行严密保管，这就离不开对档案体系的合理优化，并做好档案信息的精准分类，从技术层面为档案管理工作的开展打下坚实的基础。

2.3拓展利用档案的途径

要想充分发挥大数据背景下档案管理工作的实际价值，就要全面开拓档案的使用渠道，充分发挥档案管理的价值。档案管理人员要改变传统被动的管理方式和理念，充分发挥互联网等现代信息技术手段的作用，对数据进行有效传递，构建新的档案管理体系，并且在交互文件以及信息端口等方面进行进一步的优化，以此增强档案管理的实用性，同时加强档案数据的实时性和有效性，更好地满足新时代背景下广大用户对档案管理的实际需求。

2.4增强档案管理人员专业技能与综合素质

档案数字化管理与体系建设的前提就是要对档案信息进行有效地收集、整理和分析、储存，因而需要对软件和硬件进行有效运用，对相关设备如计算机、扫描仪、大型高速交换器等信息处理设备熟练地掌握和使用，同时对档案管理部门的网络环境进行定期优化，构建档案管理网站实现对档案的数字化和网络化管理，这就需要全面提升档案管理人员的专业技能和综合素质，不断更新知识结构，对相关软硬件设备进行全面地了解与学习，从而为档案管理数字化建设贡献力量。

3结束语

综上述，在信息化和信息化的飞速发展中，我国已迈入了一个新的时代，在这一新的形势下，档案管理系统的数字化和网络化建设必须不断深化，不断创新，更好适应新时代背景下的档案管理工作。

参考文献

[1]孙美珠.浅析大数据时代背景下档案管理模式转变路径[J].兰台内外，2021，（24）：21-22.

[2]任星.大数据时代背景下档案管理和数字化建设研究[J].兰台内外，2021，（13）：1-3.

[3]杜欣欣.大数据时代背景下档案管理工作方法优化分析[J].商讯，2020，（21）：156+158.