信息化时代高校财务电子档案管理思考

郭浩新

2020年新年伊始，突如其来的新冠肺炎疫情爆发，随即在不断蔓延，危害极大。为支持疫情防控工作，各行各业人们的生产生活方式都发生了巨大变化，非接触式网上办公在当时急迫地情势下得以迅速大范围普及，或将成为后疫情时代的常态。电子化已经从生活场景全方位進入人们的工作场景。同时，“大智移云物区”等新技术的不断成熟和广泛应用，越来越多的平台和系统数据共享与融合将是未来发展的必然趋势，随之产生的巨大体量的电子数据档案管理已经提上发展规划日程。本文结合高校信息化发展与财务业务电子化现状，借鉴国内先进电子档案管理经验，提出高校财务电子档案管理建议。

高校信息化发展突飞猛进

国家持续重点支持高校信息化建设

自2013年我国信息化逐步发展，2019年教育信息化整体市场规模突破4300亿元，2021年将突破5000亿元。全国各级各类高校的信息化基础设施建设和应用能力也在飞速发展，2012年国家投入了1779亿元，2020年已直逼4000亿元。

除教育部已经制定并印发的《教育信息化“十三五”规划》，《教育信息化2.0行动计划》，教育信息化“十四五”规划已经启动编制工作。

12月2日在深圳举行的2020中国高校信息化主任论坛作为“中国高校CIO论坛”的分论坛探讨了“校园信息化实践2020“信息化十四五规划”的重要话题。

信息技术的日趋成熟助力高校信息化发展

随着网络信息技术的高速发展，大数据、物联网、AI人工智能、云计算、区块链、算法管理等新技术开始崭露头角，提升了高校信息化的科技含量，除了税票电子化，截止到2020年12月，全国29个省（直辖市、自治区）财政电子票据改革已全面铺开，覆盖了非税票据、医疗票据、捐赠票据等所有财政票据种类。技术的日趋成熟极大地推动了高校的信息化发展。

疫情时代的现实催生新兴信息化需求

疫情时代，很多工作因防控要求无法正常开展，各行各业纷纷转战线上，高校教师也被迫开启了直播，当起了“网红”，线上教育如火如荼。全国有600多家互联网医疗上线，各级政府领导都开启了直播带货模式。当人群聚集网络，对信息互通、软件使用、管理服务效果、线上线下融合等都带来了新的挑战。

高校财务数据信息化现状

教育部《2020年全国普通高等学校名单》显示，截至2020年6月30日，全国共3005所高校，其中74%为公办高校，共2231所。《2019年全国教育事业发展统计公报》显示，截至2019年底，全国各类高等教育在学生总规模4002万人，教职工256.67万人。平均每所本科院校学生有上万人，教职工上千人，专科院校也有近万名学生，教职工上百人。高校的财务业务贯穿日常运行的始终，业务规模丝毫不逊色上市公司或国企。

高校主要财务业务及管理平台

高校核心财务业务主要概况为：

1.全面预算绩效管理业务，主要分为校内业务和项目库管理，综合预算主要实现全校所有二级单位预算申报、审批、调整、拨款、执行、分析等业务，项目库管理则实现专项资金项目的上述全部环节的全过程预算管理。

2.围绕全面预算展开的外围业务，主要有：招标采购、资产管理、收费业务、报销业务、薪资核算、税务申报、财务共享、科研管理、合同管理、报表报送、开票业务、各类审计等大类业务。

为实现财务与人事、教务、学生、国资、科研、党办等各管理系统的融合与数据共享，根据学校的规模大小和特色，也不断涌现出针对大体量业务的管理平台，例如：网上审批、智能移动报销、支付平台、自助投递、公务卡管理、智能凭证、财务信息通知、数据监控稽核、RPA财务智能机器人。

2016年新的《会计档案管理办法》对电子会计档案内容、效率等做出了明确及详尽的规定。在实践中，上述各种平台的数据都是相关信息，也会产生查询需求及数据价值，一般都会进行储存管理，应当在财务电子档案的广义范围内。

高校财务电子数据规模激增

2019年政府会计制度改革完成，执行新的行政事业单位会计制度，对高校、医院等事业单位的会计核算提出了财政预算与财务管理双重目标要求，过去游离在核算之外的全面资产管理与成本核算将彻底成为历史，高标准管理比企业会计核算更严格规范，计算统计数据更广泛精细化。

据了解截止到2020年，财务信息化的顶尖高校清华大学的数据基本概况：50台服务器，200台以上计算机，80个应用程序，21个跨部门数据实现同步任务，78个财务系统间完成数据转换任务，拥有2套防护墙，2个数据中心，1个微信平台，1个办公内网，4家银行专线记录年56万条网银支付，2套自动检测程序，对接10个部门的13个业务系统，核算财务平台对接54家单位，每年共产生79万张凭证，716万条会计分录，18.9万个项目，数据备份约8.4T/年。参考这些数据呈现的电子档案体量，高校随着各种系统融合、数据共享、业务持续不断增加，数据体量只会几何倍数级与日俱增，甚至需要开发或购买云端储存服务。

高校财务电子档案管理普遍落后

在高校普遍存在的情况是，电子档案管理普遍不被重视，现有从业人员、设备老化，思维陈旧，知识结构更新程度低。管理层对信息化建设多是被动支持，使用评价不高，不能有效深挖信息化管理效能，使得发展落后。

1.从整体宏观来看，管理运行机制不畅。内部各机构仍存在各自为政、协调沟通难，信息融合共享度低等情况。一方面机构人员冗余，管理效率低，长期缺乏沟通交流导致整体规划布局耗时长，全面推动沟通成本高，阻力大，时效性差。另一方面，信息化管理方式方法创新多呈现个体性，较多出现在基层一线，然而不同部门间孤岛化使得这些创新仅仅是局部开花，碎片化。其他部门漠不关心，置身事外，甚至在领导层那里，极有可能是外行领导内行，容易被止步于萌芽状态，难以形成推广规模效应。管理的垂直化与信息的扁平化之间呈现出日益突出的矛盾。

2.在高校日常工作中，缺乏符合实践管理要求的相关人才。精通信息化的专业人员多数不具备会计与档案管理专业知识。而财务会计与档案管理专业技术人员又不具备专业计算机信息技术知识与技能。同时，受专业、以及事业单位制度管理的要求限制，高校多重视招录学术理论知识型教师人才，对于财务、信息化、档案管理等行政服务技能型人才限制招录，就连一线城市的原985、211类双一流高校都难以招到及留住这种管理实践性强的高层次人才，这就导致业务及实践管理各方面水平不高。

3.缺乏专业人员的系统维护，高校财务电子数据安全事故易发。2017年被大众熟知的勒索病毒成为近年来发展最快的网络安全威胁之一，当年国内清北深大哈工大等众多高校纷纷中招，一时间成为网络热搜。在后疫情时代，勒索病毒日趋成熟，已经具备了愈发隐蔽、复杂的“进化”能力，“重装上阵”疯狂发展。然而甚至到了2020年，财政电子票改革全国推广期间，仍然有高校的服务器居然没有防火墙，裸露在外网，严重缺乏网络安全管理能力。

高校财务电子档案管理实施策略

针对高校财务电子数据信息的高速增长，而档案管理仍停留在纸质会计档案为主，电子档案为辅，且各项审计检查必须现场调阅资料，耗费大量人力物力，缺乏系统化，精细化等问题，应立足未来发展，借鉴国内外先进的管理实践经验，着手规划科学合理、实用强大的财务电子档案管理。主要有以下几个方面：

规划先行，完善制度，促进管理

高校财务电子档案的盛行因疫情的突发和蔓延从可预见的后天逼近为近在咫尺的明天，也是对现有高校财务及档案管理模式的挑战。应及早预判，造作布局谋划，以免届时捉襟见肘。

应提前规划，明确高校财务电子档案的范围，管理标准，运行体制。针对纸质、电子档案不同类型的特点，设计合适的业务运行流程，管理制度，以此来保障财务电子档案管理的规范性、科学性。

应加大投入各项资源，从电子档案管理人员的培养，新技术新技能的管理理念到实操环节都是应补足的短板；到基础设施建设，例如高速扫描仪，纸质资料的影像化，虚拟化技术，存储空间等，提高电子档案管理的可行性。

以先进技术实现管理精细化

1.自动化档案数据采集与加工

升级改造现有财务系统，对接统一的電子档案系统，集成一体式管理，在财务电子数据，包括凭证、电子发票、会计账簿、报表等生成时已完成事前事中事后数据风险稽核，生成电子影像库中，而纸质资料的数据采集则采用多台高速扫描仪器，可实现每日万余份的资料的数据采集工作，经过加工生成版式文件，即电子签章后可归档，生成具有完备索引的财务电子档案库。

2.先进技术提升电子数据存储与应用

依托云计算的大数据应有，具有可扩展云存储空间、虚拟化等技术，保障了电子档案同纸质档案一致的10年、30年或永久保存的保管要求，并可实现分级管理，超过一定年限则采用离线方式保存等。同时分布式处理、数据库具备海量的数据规模、快速流转、多样数据类型的处理能力能很好地实现电子档案的类别权限管理、借阅、销毁、重建、分析等应用。

结 语

信息化时代，高校在加速拥抱新技术以适应变化，财务电子档案管理是应有环节，应从规划、制度、技术等各方面共同努力实现。

（河南推拿职业学院）