大数据时代高校学院资料室的建设与管理

娜日苏

（内蒙古师范大学，内蒙古呼和浩特 010022）

在教育信息化与改革的背景下，高校学院资料室的管理模式与建设理念已经难以适应新时代的发展要求，无法满足教师科研与教学的现实需求。而优化服务模式、强化服务质量，注重“信息化”与资料室建设和管理的有机结合，能够为高校资料室的可持续发展提出全新的发展方向。特别是在大数据背景下，教育信息化已经成为资料室建设与管理的重要趋势。只有紧抓大数据技术的应用优势、特点及机理，才能使学院资料室建设更加科学化、信息化及人性化。

一、高校学院资料室的基本特点及作用

（一）学院资料室的基本特点

学院资料室的基本特点首先是专业性。由于高校学院资料室是以服务本学院师生为导向的，因此资料的征订均是结合学院的科研项目、教学内容、专业设置来完成的，在文献、藏书、选书等层面上拥有较强的前沿性与专业性，能够切实满足教师与学生的科研和教学需求。因此可以说学院资料室在科研工作与学生教育中拥有难以替代的价值。其次是稳定性，高校学院资料室的专业性、前沿性，决定了服务对象是学院的学生和教师，能够通过提供便捷、优质、直接的服务，提升高校的科研水平。而由于资料室的资源与专业内容存在紧密的内在联系，所以，在借阅人群上则相对稳定。最后是时代性。在新时代背景下，学院资料室能够积极应用信息化技术，实现多元化的资源服务目标，使高校学生或教师可以根据自身的需求，获取与之相对应的图书资料。

（二）学院资料室的主要作用

学院资料室首先有补充作用。学院资料室能够充分发挥资料室与图书馆的特点和优势，使资料室成为特定学科的文献集散地，成为独特的、能够发挥文献供应作用的研究型资料室。而在宏观层面上，学院资料室能够补充并细化高校图书馆的文献资源，提升高校文献资源的供给能力，使高校教师、学生能够获得更全面、更充分的图书资源供给服务。其次是资源集聚功能。[1]学院资料室除了收集本专业的文献书刊外，还整合了图书馆所没有的、本学院的科研、教学不可或缺的毕业论文、科研报告、会议论文等资料，能够使内部资源的利用、整合、挖掘更加专业化、系统化、层次化。最后是平台功能，学院资料室除了拥有科研资源供给功能外，还具备教学研究、教学交流、科研信息获取等平台功能。能够帮助教师和学生更好地获取科研信息、科研资源，提升高校的科研能力与教学水平。

二、高校学院资料室在建设与管理中所存在的问题

（一）学院资料室的建设问题

首先是基础设施建设问题，资料室的物质条件与整体安排是教师或学生获取科研资料、文献资料的重要媒介。只有和谐、安静、舒适、优美、整洁的阅读环境、借阅环境，才能够切实发挥资料室的文献供给与科研交流功能。然而在资料室设置上，高校并没有从物质环境建设的角度出发，没有广泛而细致地收集科研文献资料，进而导致资料室建设的质量和效率相对低下。其次，技术应用问题。学院资料室虽然能够广泛收集科研资料、学术论文及会议论文等专业资料，但文献供给或资源供给的形式依旧停留在传统的图书征订上，信息技术的应用程度、应用效率不尽如人意，且存在数据更新、维护、管理、存储等多方面的问题。最后是人员素养。在大数据背景下，拥有较高信息素养的管理人员能够从文献资源供给、收集、整合及分析等层面上，发挥资料室在学院科研、教学等层面的功能和作用。但由于高校缺乏构建学院资料室的意识，导致人员素质、专业技能及职业素养难以得到有效提升。

（二）学院资料室的管理问题

大数据主要指常规信息软件难以在有限时间内进行处理的数据集合，拥有低价值密度、海量性及多样性等特征。[2]因此，大数据技术能够借助数据挖掘、数据分析等信息化技术，帮助人们更好地利用大数据资源。在该背景下，信息服务成为人们获取、储存、传输、整合及利用数据资源的抓手，并成为人们开展各类网络活动、社交活动的重要影响因素。但在学院资料室管理的层面上，“资料室制度制定”和“服务质量提升”却不尽如人意。其中在服务质量上，资料室的服务理念依旧是以资源供给为核心的，没有将专业资源挖掘、科研情报收集、学术资源整合作为资料室服务的有机组成部分。而在管理制度制定上，资料室管理者依旧局限在资料室的秩序管理上，并没有从服务的层面上，形成与之相对应的惩罚机制、责任机制及激励机制。

三、大数据下学院资料室建设与管理策略

高校学院资料室拥有资源补充、供给及服务等功能，能够为高校学生和教师的科研、教学工作提供保障和条件。而在大数据背景下，高校学院资料室应深化对大数据技术的认识和理解，明确大数据技术的本质和机理，并从环境建设和制度建设等层面提升学院资料室的服务质量与管理效率。然而在结合现代市场营销学理念的基础上，笔者认为学院资料室要想得到更快、更好、更健康的发展，必须将“市场需求”的理念作为学院资料室建设和管理的抓手，将其有机地融入到大数据技术的应用过程中，使大数据技术发挥出应有的功能和作用。

（一）学院资料室建设

首先要明确学院资料室建设“理念”“目标”及“内容”。即以服务教师、学生的科研活动、教学活动为导向，构建多层次、多元化的资料室服务体系、管理机制及建设模式。其次是环境建设，学院资料室的环境建设应划分为两个层面，其一是硬件环境建设。即高校必须确保资料室拥有必要的整体安排和物质条件，必须拥有和谐、安静、舒适、优美、整洁的阅读、学习及交流环境。在资料室建设中，应设置电子阅览室、杂志阅览室、图书阅览室、文献阅览室及学术交流室等功能区域，并明确不同功能区域的建设目标、内容及标准。[3]如杂志阅览室必须包含国内外最前沿的学术期刊。其二是软件环境建设，即网络环境。高校应加大财力、物力及人力的投入，完善学院资料室的网络水平，必须构建科学、完善的网络管理系统，借助知网、万方、维普等学术网站，将电子资源完整地呈现在教师和学生面前。此外，还需要将大数据技术有机地融入到信息管理平台中，使大数据技术发挥出真正的文献检索、推荐及整合功能。再次是学术平台建设。文献室拥有较强的学术交流功能，可以为教师、学生提供学生交流的平台。因此资料室应发挥自身的媒介功能，将相同研究方向的、不同院校的教师，有机地整合在一起。而这便需要大数据技术的数据挖掘与数据分析功能。在大数据技术的支持下，不同院校的教师，能够在网络交流中相互沟通学术经验、学术成果及研究方法，获得学术上的提升和成长，使资料室成为高校学术交流的重要平台和媒介。最后，加强人员培训与管理，高校应在明确大数据技术的优势及内涵的前提下，注重资料室管理员的培训力度，不仅要提高管理者的信息化素养和能力，还要培养其网络维护、数据更新及数据挖掘的技巧，使其更加充分、更加有效地利用大数据技术。

（二）学院资料室管理

首先，制定科学的规章制度。在制度制定上，应明确文献服务的主体内容及基本方向，以科研服务、教学服务为抓手，确定资料室规章制度的制定类型及层次。并依次构建出“文献资源收集与评价制度”“学院资料室管理制度”“人员培训制度”及“网络资源更新、维护制度”等制度。譬如在文献资源收集制度上，必须明确责任人的责任与义务，确定文献资源收集的标准，确保学院文献的前沿性、合规性及标准性。[4]既要广泛收集相关领域的文献资料，又要检索出优质的、具有实践价值的文献资料。此外，还需构建相应的激励机制、惩罚机制、数据安全机制等制度，提升资料室管理制度的完整性。其次，构建网络服务管理体系。资料室管理者应借助大数据技术，提升资料室的服务质量，使资料室发挥出应有的资源供给功能。譬如利用大数据技术分析用户的文献检索习惯、方向，并将相关的文献资料及时地推荐给用户。而在此过程中，也可构建网络交流平台，利用大数据及时将相关领域的教师或学生有效地整合在一起，以此通过学生和教师间的学术交流，提升文献资料的供给能力。而这便要求文献室管理者做好文献资源的分类、归纳及整理工作，明确不同文献资源所涉及的研究成果及实践价值。

在大数据时代，学院资料室还存在建设与管理层面上的问题，需要高校借助大数据技术，提升资料室的实效性与有效性。积极应用大数据技术，完善网络管理平台的服务功能；借助制度制定的方式，增强资源挖掘、收集、整理的质量；通过资源服务的形式，凸显资料室“学术交流”的价值。但无论采用哪种方式或方法，学院资料室必须将学院教师和学生的现实需求，作为资料室建设与管理的抓手，唯有如此，才能使资料室得到更好的发展。