从思想政治工作出发对高速公路管理推广无纸化办公的若干思考

作者简介：王平，（1978.1-），男，汉族，宁夏银川人，本科学历，从事企业行政管理与思想政治工作。

摘要：随着科技的快速发展，在高速公路管理系统中，倡导无纸化办公、低碳办公，提高办公效率，达到节能减排尤为重要，本文从思想政治工作出发通过日常工作对无纸化办公推行中存在的一些问题进行分析与讨论，并提出自己对于工作中无纸化办公的想法和认识，进一步提出了有关我区高速公路推行无纸化办公，达到在一定程度上节能和降耗目的的几点建议。

关键词：思想政治;高速公路;无纸化办公;节能减排

在科技飞速发展的大环境下，无纸化办公方式无论是在行政单位还是在公司管理中都显示出了很大的优势，尤其是对于高速公路，基层站点较为分散，遍布全区，推行无纸化办公在节约办公成本、提高工作效率等方面都发挥着非常重要的作用。因此，在高速公路的管理过程当中，我们必须适应时代飞速发展的脚步，调整办公节奏，积极推进无纸化办公，在日常工作当中，积极利用电子信息技术来进行绿色办公、低碳办公，不仅能够节约资源，也能够减少纸质的浪费。如果止步不前，满足于传统的办公模式，不仅会造成效率低下，而且会被时代所抛弃。因此，我们应当积极加强对全国各地高速公路的管理，倡导无纸化办公，并就在推行过程当中遇到的问题，积极加以解决和指导，促进我国高速公路的可持续发展。

1 从思想政治工作出发看高速公路管理推行无纸化办公的现状

1.1 高速公路管理中思想政治工作存在的问题

在高速公路企业管理中，缺乏长效的思想政治学习机制和形式丰富多样的思想政治工作教育方法，导致员工参与度比较低，没能积极投入到各项工作中去。如果管理者意识不到这个问题，任其长期发展，就会导致思想政治工作无法有效开展，企业缺乏凝聚力，影响企业的长远发展。作为交通企业，在高速公路管理过程中，思想政治工作与企业文化建设是不可分割的。但是在现实中，企业的文化和价值观念没有形成长期稳定与统一，总是在随时变化之中，并没有与企业思想政治工作有机融合，尤其是在基层各单位，受到个人能力、生活阅历等多种因素的制约与影响，思想政治工作不到位，员工极有可能存在对企业文化与管理制度改革认识不足的现象，对企业缺乏主人翁意识，没有归属感，进而对工作丧失热情，只是维持现状，得过且过，不会积极投入到企业改革和管理制度推陈出新的工作中去。

1.2 多年的工作方式和习惯难以改变

多年来，高速公路管理部门形成的习惯就是以纸质版留底查资料，认为通过网络或者邮件发送的文件不如纸质文件真实，不具备纸质文件的执行效力，也怕丢失，安全性无法保障，要求基层单位在上报相应材料后还必须通过打印留底的形式保存，以备查阅，长此以往，致使大量的纸质文件档案无处存放，造成纸张浪费。一些管理人员和工作人员长期以来也更习惯有纸化的办公方式，这样的工作方式和习惯一时还很难改变。

1.3 因工作性质不同无法完全实现无纸化办公

在高速公路管理中，对有些文件会有特殊要求，如涉密文件或需存档的文件等，这种情况下无纸化文件不能完全传统纸质文件。基层部门有些上报文件，上级管理部门也明确要求打印纸质版，并要求盖章; 公司内部涉密文件传送大多还是采用传统纸质版文件;在传达公司文件精神或宣传企业文化的时候，还要通过打印和张贴方式进行;另外，公司无论是上级管理部门还是基层单位都有需要张贴公示的文件。根据文件、材料内容不同、需求不同，无法完全做到无纸化办公，所以在公司的要求下各部门和基层单位虽然实行了无纸化办公，但仍然是两种方式相结合，无纸化与传统有纸化同时运行。

1.4 出现形式主义

推行无纸化办公的初期，许多高速公路管理部门大肆宣传，在推行过程中过于着急，没有循序渐进，导致工作人员难以接受，甚至会对工作产生反效果。许多基层地区为了彰显实效，出台了一些了程序和规定，没有切实考虑到工作人员的工作负担，存在形式主义的现象，不仅耗费大量资金，而且没有产生良好的效果，因此，各地在推行无纸化办公的时候不要盲目攀比，结合各地情况循序渐进，这样才能符合民意。

2 高速公路實行无纸化办公的实际意义

2.1 可节省人力投入，节约办公成本

有纸化办公环境下，内业资料人员随时要关注并下载文件，同时打印机也不停打印，整天投入在纸海中工作，影响工作效率的同时也浪费耗材，在推行无纸化办公后，这部分对人工的需求就会相应降低。传统纸质文件的减少，也可避免在处理和保存大量纸质文件时投入地人力与空间。同时，纸质文件的数量大幅度减少，复印、打印等相关办公耗材的费用也能大幅度降低，其中也包括交通以及邮寄等费用的支出，如此可以在很大程度上起到节约办公成本的作用。

2.2 可随时随地进行工作处理，提高整体办公效率

在传统文件处理工作中，公司和基层单位通过微信群传输文件，导致有些文件几天后就会被清理丢失，同时微信下载的文件要通过打印机打印阅办，存在安全隐患的同时造成办公耗材的浪费，因此，公司文件通过网络化安全系统传送并审阅就显得很有必要，可以保证审阅批改同步进行，即当天提交发送申请，当天就可以实现审阅并批改，这样还能避免重复投送等现象，可很大程度上提高公文的报送审批速度。除此之外，公司文件查找不用在众多文件中翻阅，保存时间也可以延长，在查找文件时只需要在电脑的共享资源中搜索文件标题或关键字就能很快完成。另外，网络的传送速度很快，传播面也很广，能即时精确地进行数字统计，并且完全不受地点、时间等的限制。同时结合高速公路管理的工作特性，更多的是在公司内部的局域网完成，在完成联网后， 随时随地能够进行信息的共享。无纸化办公的这些优势使得中间环节的时间大大节省，几秒钟就可将文件或任务传送给相关部门，办公效率得到有效提升。随着时代的发展，电子信息技术对传统的纸质媒体造成了巨大的冲击，这是时代发展的必然选择，我们也应当积极适应时代发展的需要，将互联网信息技术融入到各行各业的发展当中。而对于高速公路的管理工作来说，亦是如此，进行无纸化办公能够有效的提升办公效率，缩短流程，减免复杂的程序和形式主义，同时能够有效的进行信息传播与共享，减轻了工作人员的负担，能够让他们将精力投入到其他方面当中去，进一步提升高速公路管理水平。

2.3 可实现责权明确，避免互相推诿

公司实行无纸化办公，文件可通过网络进行传达，在传送、阅读、批示各個时间节点都会留有痕迹。这就使得每个环节的经办人都能明确职责，哪个环节出问题都可追根溯源，杜绝互相推诿。除此之外，各个部门可以通过内部平台系统实现工作的交流互动，作为公司管理者也能够通过网络平台随时对各个部门工作进行监督，必要的时候可对其进行相应管控。

2.4 可实现行政事务公开化，提升行业服务水平

在传统的纸质办公条件下，无论是上级主管部门下达通知文件，还是下级部门向上级报送各种材料，或者员工进行个人工作事务申请，都要进行单线联系，一层一层完成咨询、报送、审批，开展无纸化办公后，因为有网络这个便利的条件，可实现行政事务公开化，各项政策条款、办公流程都清晰可见，各个部门和员工各取所需，通过网络了解各个环节内容，并能直接通过网络完成上报流程，处理工作可做到点对点，省去中间多层不必要的环节，建立起一套既严谨又简洁的公司管理运行机制，实现行政事务公开化和高效化。

2.5 可实现节能减排，减少环境污染

低碳办公是一个全球化的大趋势，在世界环境不断恶化的今天，节能减排已经不仅仅只是作为一个口号，各个国家，各行各业都要以实际行动支持环境保护。无纸化办公是进行低碳办公的一个主要方式，不仅能够在制造环节节约原料，还可以有效避免造纸工业对水资源、空气等环境带来的污染。除此之外，传统纸质文件在大量打印和印刷时所需要的碳粉和油墨等耗材的生产与使用也能造成很大程度的环境污染。所以实行无纸化办公是一种很好的节能减排的办公方式，可有效减少环境污染，实现绿色办公。

3 高速公路管理推行无纸化办公的几点建议

通过上文的分析，我们可以得知，高速公路的管理由于涉及全国各地，非常复杂，受到多种因素的干扰，所以在管理方面仍然存在许多问题。过去我的许多高速公路站口习惯于使用大量的纸质资料来进行档案的留存和记录，不仅占用空间，浪费纸张，而且在时代飞速发展当中无法适应人们的需求，给人们的工作带来了一定的负担。我们必须积极针对目前高速公路管理过程当中存在的问题及困难，深入分析背后的原因，并制定出来有针对性的举措，在工作当中积极推行无纸化办公，顺应绿色生态发展的要求。

3.1 加强思想政治工作，增强员工主人翁意识

高速公路的日常经营管理要注重思想政治工作的展开，不能只是单纯进行思想政治的宣传工作，还需要与具体工作联系起来，确定与企业理念相一致的工作方式，顺应企业的发展，促进企业经济效益全面提升。开展思想政治工作还要积极落实党的相关方针、政策，营造出良好的企业工作氛围。作为交通企业，在制定自身的发展目标，落实企业管理制度过程中，要将思想政治工作与企业文化有效结合起来，要通过思想政治工作提高员工的主人翁意识，培养员工爱岗敬业的精神，树立正确的价值观和道德观，使他们对企业有归属感和责任感，积极主动地投入到企业管理与制度改革的工作中，使企业管理的效率和质量稳步提高，从而共同促进企业持续化发展。

3.2 管理人员带头转变思想，用制度改变习惯

当今是信息时代，互联网信息技术已经渗透到了人们的生活当中，提供了很多便利，我们也要积极地将其运用到高速公路管理当中，这需要我国各个部门的管理人员共同配合、共同沟通、共同努力。实现无纸化办公是自上而下在工作的过程中转变工作方式，改变固有习惯，管理层要扮演好自己的角色，率先转变思想，上级部门的决定和示范带头作用是推行无纸化办公的关键。首先要在制度上作出改变，放弃传统的材料报批制度，在各项工作当中具体推进无纸化办公，比如说一些涉密的文件可以通过设置权限人来进行查阅，也可以要求相关责任人用电子签名的方式来进行签名批阅，能够大大减少风险，保证领导的签名内容具有唯一性和真实性，如果后续出现了问题，也能够找到相应的负责人，做到权责一致，还能够具体到个人，分工明确，让每个人都认识到在无纸化办公当中保密意识的重要性，一旦出现问题，能够避免互相推卸责任，推诿扯皮的现象。同时，为更好地推进工作，可制定相应的规章制度，控制打印复印文件数量;减少打印机的数量，必须打印或复印的文件可以集中统一打印;同时可以对办公材料的采购进行一定的管控，避免不必要的浪费。

3.3 建立办公网络系统，加强合作

实现无纸化办公首先要根据高速公路管理特点，建立一个易于使用和共享的办公网络系统，以简化工作流程，提高办公效率，在推进无纸化办公进程中，公司总部与各下属单位要形成良好的信息平台对接，明确每个部门在各个环节如何操作，处理哪些文件。除此之外，公司办公室和相关管理者，必须保持密切合作，依照相关的规章制度和网络平台系统需求，及时在网络平台上进行共同和处理相关工作。

3.4 确保网络办公平台的安全性

虽然电子信息技术能够让人们抛弃繁杂的纸质资料，提升工作效率，减轻工作人员的负担，但是在使用过程当中还是要防范风险的发生，在运用网络系统办公时，为保证信息安全，就不可忽视网络带来的一些问题。公司管理实现无纸化办公，必须要建立起一套属于本系统的安全保障体系，加强对信息基础设施设备的完善，不断根据高速公路的需求来更新相关配置，并且安装病毒防护系统和防火墙来防止不法分子恶意攻击，保护相关用户的数据安全，保护乘客的个人隐私和信息。这就需要相关工作人员在高速公路工站口工作过程当中，学会正确使用操作电子信息系统，不去点击一些不法网站，防止网络木马病毒的入侵，而且一旦发现电子信息系统出现风险的时候，要立即向上级报告，邀请信息技术人员进行维修。只有高速公路的技术人员加强日常维护，才能够保障办公系统的可靠性和安全性。

3.5 加强人员的培训考核

加强对相关工作人员的培训，建立统一的业务工作标准，让他们在无纸化办公当中遵循相关的制度规章，防止工作出现纰漏，但是由于涉及到的工作人员众多，我们必须通过科学的方式来对他们进行培训、考核，争取建立高效的无纸化办公工作团队，因为他们作为高速公路无纸化办公的主体，其工作能力和思想态度直接关系到无纸化办公推行的效果。目前，我国一些偏远的农村地区，工作人员的计算机技术操作不达标，而且环境恶劣，相关设备、基础设施老旧，不具备较好的硬件条件，对此我们应当加强扶持，为他们统一配备最新的计算机系统。同时，许多工作人员由于年龄较大，思想封闭，没有及时接受新鲜知识技术的熏陶，认为无纸化办公难以操作，不愿意学习计算机方面的知识。对此，我们应当加强教育和培训，改变他们的畏难心理，通过手把手指导，开展培训讲座等方式，让他们在日常实践当中逐步提升自己的工作能力和业务素养。为了推行无纸化办公有效开展，相关单位可以制定一些奖惩机制和绩效激励制度，来鼓励支持态度良好、工作认真的工作人员，而对于一些工作敷衍塞责的工作人员，要对其进行约谈和教育批评。只有将定期培训与考核相结合，才能够保障无纸化办公达到良好的效果。

3.6 增强环保意识，循序渐进推进无纸化辦公

传统的有纸化办公模式运行了多年，已经形成了一套相对完善的工作体系，工作人员也习惯了这种传统办公处理方式，突然要求大家改变原来的工作模式和习惯，应用一个新的网络系统平台处理工作，在短期内一定会感到不适应。所以在无纸化网络办公系统推行初期，可以以双轨模式进行，给工作人员一定的转变时间，当大家经过一段时间的调整，适应和熟悉了网络办公系统和无纸化的模式，再逐步加强，进而实现最大化的无纸化办公。

4 结束语

科技产品的不断推陈出新和网络的快速发展给我们的管理工作带来了翻天覆地的变化，方便和快捷的工作方式为我们节省了大量的人力、物力和财力，我们应该充分认识到大力倡导“出行即是服务”，建设高速公路“一网通”的快速交通路网是交通行业发展的重要部分。在整个交通路网的建设和管理中，采用现代化办公系统，实现高效、绿色办公是未来的发展方向。在环境问题日益凸显的今天，无纸化办公是实现绿色办公、保护环境的一种有效方式，不仅能够节约各种材料，还可避免浪费和污染，能够为今后高速公路行业信息化管理、业务应用、公众出行服务等方面的建设和发展打下良好基础。

而在高速公路管理、办公模式的改革和创新过程中，必须以有效的思想政治工作为出发点，提升员工的凝聚力和责任感，以更好地促进企业各项改革的顺利开展，为企业创造更高的社会效益和经济效益，以更好地适应国际国内经济形势的发展。

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