新形势下加强企业科技档案管理工作刍议

摘要：新形势下，信息技术发展越来越快，现代社会正在逐步趋向于数字化与信息化发展。在此背景下，企业要高度重视科技档案的管理，合理利用现代化理论，突破档案管理中存在的问题。对此，以下重点探讨新形势下强化企业科技档案管理的具体对策和几点思考，以供参考。

关键词：信息化;科技档案;档案管理;新形势

档案管理工作的有效实施，必须要合理利用现代化信息技术手段，并改变管理理念，投入足够的资金，加强基础硬件设施的配备，为档案管理工作的信息化建设与细节问题掌控提供有力的保障。文章重点探讨企业科技档案管理工作中的问题与对策，希望能够为企业科技档案管理工作提供一定的参考。

1企业科技档案管理工作中的问题

首先，对档案管理工作重视偏低。现阶段，企业科技档案主要包含有技术科研成果等，但是企业科技档案管理档案不合理，而且人力资源与资金投入不足，导致管理工作存在较为严重的滞后性，在一定程度上阻碍了档案管理工作的有序开展。其次，未能够有效利用现代信息技术手段。很多企业科技档案管理工作都是手工进行，而这种方式比较浪费时间，且劳动强度比较高。此外，还有部分企业把重点放在经营管理活动，未能够建立起档案管理信息化共享平台，进而导致档案管理工作难以满足现代化管理工作需求。再者，未做好科技电子文档资料的收集、整理。现阶段，许多工程技术资料，基建工程资料的设计、制作都是通过计算机进行的，手工制作的技术资料很少，因此，在工程设计资料交接时，往往只注重了纸质文件资料的接收，忽视了电子文档资料的交接。例如，一项基建工程设计完成之后，设计方只按建筑方的要求提供了图纸份数，对设计的电子文档不提供给建筑方，今后必须坚强对电子文档的收集归档工作。

最后，档案管理水平整体偏低。主要体现在档案管理理念比较落后，认为档案管理工作只需要保证档案的完整性即可。在管理要求方面，很多企业并未制定出清晰的管理要求，且对管理要求的认知模糊，导致档案管理实效性整体偏低。以档案搜集为例，虽然一部分企业已经制定出了有关的管理制度，但是并未在实践中进行落实，存在较为严重的形式主义。

2新形势下企业科技档案管理工作的转变

2.1企业科技档案管理理念的改变

每一种新生事物的产生与发展，第一步都是改变思想意识，只有思想意识的变化，才能推动其创新与发展。在新形势下，企业科技档案管理模式开始逐步实现纸质管理到信息化与自动化管理，有效的提升了企业科技档案管理的便捷性与安全性。企业科技档案管理人员需要紧跟时代发展的步伐，改变自己的管理思想与理念，把企业科技档案进行存档与共享等合理规范的管理，进而让档案管理工作效率得到有效的提升，这对企业科技档案应用个资源共享有着重要的作用。

2.2企业科技档案载体产生了转变

一般情况下，企业科技档案是通过文字进行记录，并通过纸质媒介进行管理的。在一定程度上，这种档案管理方式比较浪费纸张，而且非常浪费时间与精力，大大降低了工作效率。

新形势下，企业科技档案管理开始采用电子信息化模式，借助于网络技术手段，实现了企业科技档案的高效管理。利用这种方式进行档案管理，可以适当加入一些声音与视频等，不但可以让企业科技档案管理内容更加的丰富，还有助于后续的查阅。

除此以外，新形势下，企业科技档案存储方式也产生了巨大转变，U盘、移动硬盘等新型存储设备产品的应用，实现了企业科技档案管理模式结构的改革。

2.3企业科技档案管理服务手段的转变

新形势下，企业的办公服务开始趋向于智能化与自动化方向发展，且档案管理存储方式变得更加的先进。借助于信息技术与网络设备等形式，开展新形势下企业科技档案管理工作，使其服务方式与服务手段产生了一定的变化。从之前的被动且形式单一服务状态，转变为企业办公人员能够直接提供动态的且实时的服务，有效的提升了企业科技档案管理工作效率，并推动服务手段趋向于便捷化发展。

3企业科技档案管理工作的有效实施措施

3.1强化管理层的认知

意识是行为的先导，只有管理层能够高度认识到档案管理工作的重要性，才能在实践中推广档案管理工作，而这也是企业科技档案工作的前提。第一，管理层需要转变自己的观点，并强化对档案工作的正确认知。以推动企业的发展为目标，深度分析档案管理工作中的问题，从而更好的把握档案管理工作的内涵，可以更进一步推进档案管理工作在日常管理中的渗透。其次，以端正的工作態度，创设出良好的档案管理氛围。逐步增强档案管理工作人员的管理能力，有效提高档案管理工作的实效性。第二，强化信息化管理理念。为了推动档案管理信息化建设，改变传统的手工操作档案管理模式，需要树立信息化管理理念。积极引进各种先进的信息技术，进而档案管理趋向于现代化发展，达到企业科技档案管理工作信息化与数字化建设目标。比如：企业科技档案管理工作人员在设计教案时，可以利用公司局域网共享网络资源，并搭建出一个信息化的档案管理平台，推动企业科技档案管理工作的自动化发展。第三，进一步完善企业科技档案管理硬件设施。信息技术在企业科技档案管理中得到的有效的应用，也显著的提升了企业科技档案管理效率。但是信息技术的应用也带来了一定的安全风险。在这一情况下，企业科技档案管理人员需要强化管理人员的培训，强化其安全意识，并加大网络安全建设力度，投入足够的经费，做好网络安全风险的防范工作，最大程度的规避信息技术应用带来的风险。

3.2实现企业科技档案管理的信息化

利用信息化手段，制定出档案管理系统，将企业科技档案真实、完整的录入到系统中，同时，需要制定出完善的制度标准，严格审查零散的档案资料，确认档案资料的完整性，制定出档案查询的电子目录，从而确保电子档案信息更加规范化。制定档案信息审核制度，定时对档案资料进行检查，避免出现档案作假的现象。第二，明确企业科技档案的归属问题，可以将其归属为企业的档案管理部门，这也是实现档案信息化的重要保障。在条件许可的情况下，企业可以建立出独立的档案机构，从而有效的提升企业科技档案的实用性。重视档案管理人员的专业技能，合理配置档案管理的相关资源，最大程度的降低档案管理的经费支出，推动企业科技档案管理工作的信息化建设进程，同时也能够确保档案管理更加专业，有专门的机构管理企业科技的档案是未来档案管理工作的必然趋势，这种管理结构也能够确保档案管理工作的科学性与合理性。第三，档案管理工作的业务能力与信息化水平，对企业科技档案管理工作信息化建设具有直接的影响。专业的管理人员是档案规范化管理的必要保障，要求企业注重档案管理人才的计算机知识培训，并增进各企业科技档案管理工作之间的交流，相互分享档案管理办法与经验。

3.3严格执行档案管理规程，做好科技档案收集、整理、保管工作

《国务院科学技术档案工作条例》规定：“各单位应建立，健全科技文件的形成、积累，归档制度，做到每一项科研、生产，基建等活动，都有完整、准确，系统的科技文件材料归档保存”。“各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围”。“各单位在对每一项科研成果、产品试验、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不得验收。”上述规定明确了科技档案人员的职责，职权和工作规程，为科技档案管理提供了法定的依据。企业领导应支持档案人员依法履行职责，企业各职能部门应积极支持和配合档案部门工作。同时，档案管理人员要本着对事业认真负责的精神，搞好部门之间的协调，把档案管理的“关口”前移。变事后管理监督为事前、事中和事后的监督。

3.4搞好档案基础设施建设

库房是实施档案管理的物质基础，先进的库房条件，有利于实现档案资料的高效管理。目前，许多企业的科技档案管理，绝大多数是单机管理，仅仅是实现档案目录计算机检索，档案现代化管理严重滞后于其他管理工作。档案没有实现网络化管理，其他业务部门与档案管理部门各自为政，重复劳动的现象极为严重，档案管理人员的精力只能集中在档案整理及目录输入上，不利于档案信息资源的开发，无法满足企业生产经营、开发建设的需要，不能适应现代化企业快速发展的需求。为此，实现企业管理的现代化，首先必须解决档案管理信息资源共享的问题。

4优化企业科技档案管理细节问题的思考

可以从以下几个方面入手，第一，完善科技档案管理中存在的细节问题。需要加大对企业科技档案管理工作的认识，加强企业科技档案管理人员团队建设，新时代背景下，企业科技档案管理模式转变是必然趋势。在此背景下，企业科技档案管理人员要从思想上认识到档案管理模式转变的重要性，高度重视档案管理工作。在日常的档案管理工作中，要保持积极向上的工作态度，不懈怠、不放弃。同时，档案管理工作人员需要在管理工作中仍需要总结管理经验，发挥自己敬业精神，并在自己的崗位上实现人生价值。提升职业道德素养和专业技术能力两个方面着手。一方面，在进一步提升企业科技档案管理人员的专业技术能力时，从我国档案管理人员招聘各个环节的角度入手，构建行之有效的考核和人才选拔标准。另一方面，在增强档案管理人员的职业道德修养等各个方面，需要进一步地加大对他们的培训，使得档案管理人员切实意识到了新时代下自身在档案管理工作中的重要性。还需要通过构建有效的职务晋升和绩效考核机制及薪酬体系，以提升各级档案管理人员的工作热情。第三，档案管理工作的业务能力与信息化水平，对企业科技档案管理工作信息化建设具有直接的影响。专业的管理人员是档案规范化管理的必要保障，要求企业注重档案管理人才的计算机知识培训，并增进各企业科技档案管理工作之间的交流，相互分享档案管理办法与经验。第四，加强硬件设施的配备，进一步丰富企业科技档案的内容，并让档案管理工作的功能更加多样化。为了提升档案管理工作的实效性，需要制定出科学合理的硬件方案。对于企业来讲，可以建设处固件优质的档案室，适当增加一些现代化的档案管理设施，尤其是防火与防霉等设备，从而更加有效的提升档案管理的安全性与准确性。档案管理是一项非常复杂的工程，其中记录了丰富的科研方案，企业方面要探索档案的搜索方式，有助于档案资源更加的丰富。

5结束语

综上所述，企业科技档案管理工作的有效实施与细节优化，可以有效的提高企业科研水平与效率。现阶段，企业科技档案管理工作中仍存在一系列的问题。在信息化背景下，如何达到最佳的档案管理效果，必须要对档案管理工作中的细节问题进行合理的优化，从而更好的满足档案使用者的实际需求，并为学生未来的数学知识学习提供有力的依据。

参考文献

[1]王静波.数字环境下科技档案资源开发与服务模式创新[J].黑龙江档案，2021（03）：82-83.

[2]白雅文，吴景泰.大数据时代企业科技档案信息化建设对策研究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2021（04）：142-143.

作者简介：赵梦娟，（1994.8.3-），女，本科，河南洛阳市，助理馆员，从事档案管理方面的研究。