基于层次分析法的人事档案保密管理评价指标体系构建

郭 萍 朱华炳 曹 蓉

人事档案是收集了个人基本信息、家庭与社会关系信息、履职考评信息、历史沿革信息等各方面真实情况的文件材料，是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源[1]。其保密工作事关党和国家的安全。尤其是随着信息技术的迅速发展，人事档案所面临的保密形势日益严峻。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央高度重视保密工作，作出了加强和改进保密工作的新决策、新部署[2]。中共中央办公厅在2018年11 月印发的《干部人事档案工作条例》中也强调各级党政机关、国有企事业单位和其他组织及个人，对于属于国家秘密、工作秘密的干部人事档案材料和信息，应当严格保密[1]。对人事档案保密管理的评价既是上级管理的要求，也是人事档案管理部门加强日常保密监管，提升保密管理水平的重要途径。对人事档案保密管理的评价，能全面掌握保密风险因素，为档案管理部门准确把握人事档案保密管理工作所面临的风险，进行重点防控提供科学依据。

国内学者对人事档案的保密管理问题有过探讨和分析。例如，李红认为要做好人事档案的保密工作，需要实现档案的规范化管理，执行严格的查对制度和创设安全的保管环境[3]；赵海英从健全人事档案保密制度、提高人员素质和保密意识等方面论述加强人事档案的保密工作[4]；黄宁认为，提升人事档案保密工作需要从健全保密制度、加大配套设施建设和创新档案管理手段等方面努力[5]。综上，国内对于人事档案的保密管理问题尽管有了一定的研究基础，但尚处于定性研究阶段，对人事档案的保密管理欠缺科学系统的量化分析与评价。

基于以上研究现状，本文拟用定性和定量相结合的方法，构建科学的人事档案保密管理评价体系，通过对保密指标权重的计算，实现对人事档案保密管理的量化评价，提升保密措施的科学性和针对性。开展保密量化评价研究的实践与探索，有利于检验档案保密工作的效益，促进保密工作的持续改进。

一、人事档案保密管理评价指标设计

笔者在文献调研的基础上，结合有关专家的意见和人事档案保密管理工作的实际情况，不断对评价指标进行修订和完善，最终确定了人事档案保密管理评价指标体系。评价指标体系包含了保密制度、档案室环境的保密、数据信息的保密、保密意识和保密监督5 个一级指标，下设21 个二级指标。详见表1。

表1 人事档案保密管理评价指标体系

1.保密制度。保密制度是人事档案保密管理工作的根本保障。保密制度使保密工作有章可循、有据可依、有条不紊，使人事档案保密工作制度化、规范化。笔者将“保密制度”作为人事档案保密管理评价指标体系的第一个一级指标，下设7 个二级指标：查借阅审批制度、阅档登记制度、出入库登记制度、阅档统计制度、销毁制度、保密工作责任制度、保密风险防控制度。在查借阅审批制度方面，评价内容主要包括对不同类别人员规定不同的利用权限和不同的审批手续的制度是否完善；在阅档登记制度方面，评价内容主要是对阅档情况的登记，包括阅档时间、档案姓名、阅档用途和阅档人签字等的规定是否完善；在出入库登记制度方面，评价内容是对调出和新进档案的登记制度是否完善；阅档统计制度是对阅档情况进行的年终汇总统计；在销毁制度方面，评价内容主要是对应予以销毁的材料按规定销毁的制度是否完善，包括销毁材料登记表的填写要包括材料名称、销毁理由、销毁人、审批人等信息；对保密工作责任制度的评价是要明确各类管理人员的保密责任，建立保密责任追究制度；对保密风险防控制度的评价是要定期排查人事档案的保密风险点，制定风险防控措施的制度。

2.档案室环境的保密。加强人事档案的保密工作，首先要确保档案室环境的保密性。档案室的科学配置与管理是做好档案保密工作，维护档案安全的基本保障。笔者将“档案室环境的保密”作为人事档案保密管理评价指标体系的第二个一级指标，下设3 个二级指标：硬件保障，库房、办公室、阅档室三室分开，库房专人管理、钥匙专人保管。在硬件保障方面，评价内容主要包括防盗门安装、门窗加固、监控系统完善无死角，按“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”的“八防”要求配备相关设施情况；库房、办公室、阅档室三室分开是指要按照规范管理，将库房、办公用房和阅档区域进行区分，不得在库房内阅档或办公；库房专人管理、钥匙专人保管是指要做到专人管理，管理人员要做到门开人在，人离门锁。

3.数据信息的保密。随着档案数字化的发展，信息技术的应用增加了人事档案保密管理工作的难度。笔者将“数据信息的保密”作为人事档案保密管理评价指标体系的第三个一级指标，下设6 个二级指标：涉密计算机管理、技术加密、备份、分级管理、权限设置、对服务器日志的审查与跟踪。在涉密计算机管理方面，评价内容主要包括杀毒软件的安装、是否专人专用、涉密信息硬盘是否妥善保存，是否做到涉密不上网、上网不涉密等；对技术加密的评价是指要根据密级对数据进行系统的分类加密，严格内外网隔离等；备份是指要严格执行电子档案备份制度，防止数据信息的丢失；分级管理是指不同级别的用户只能访问其权限范围内的内容；在权限设置方面，评价内容主要包括对不同的用户和单位授予不同的使用权限，例如只有档案管理人员有权录入、提取和修改；对服务器日志的审查与跟踪的评价是指要审查服务器日志，做好对越权操作的控制。

4.保密意识。笔者将“保密意识”作为人事档案保密管理评价指标体系的第四个一级指标，下设3 个二级指标：保密宣传、保密教育与培训、保密考试。对保密宣传的评价是指在档案材料形成部门及各基层单位开展档案保密的宣传情况；在保密教育与培训方面，评价内容主要包括定期对档案管理人员进行保密教育培训，组织保密专题讲座和经验交流会，认真学习《保密法》及相关法律法规，提升保密人员的保密能力，以应对信息时代保密工作所面临的挑战；对保密考试的评价是指要定期对档案管理人员的保密知识进行考核，在岗涉密人员需通过保密考试。

5.保密监督。笔者将“保密监督”作为人事档案保密管理评价指标体系的第五个一级指标，下设2 个二级指标：保密检查和泄密处罚。对保密检查的评价是指要不定期对人事档案保密管理工作进行检查，督促档案管理者做好保密工作，防止泄密；泄密处罚是指要严肃处理不认真执行档案保密制度的管理者，并对档案泄密行为依法依规给予处罚。

二、人事档案保密管理评价指标体系权重的确定

1.构造两两比较判断矩阵。笔者根据Saaty 教授提出的1—9 标度法（见表2）设计了人事档案保密管理评价指标的权重调查问卷，邀请了八位人事档案领域的专家和领导填写了调查问卷。根据各位专家领导给出的指标间相对重要程度，构建判断矩阵。排除未通过一致性检验的问卷1 份，共剩7 份有效问卷。

表2 1—9 标度法

通过梳理，每份问卷可形成一级指标的判断矩阵1个和二级指标的判断矩阵5 个。由于指标较多，现选取“A4 保密意识”下的二级指标为例，介绍判断矩阵计算方法。

2.判断矩阵权重计算。本文采用几何平均法计算指标的权重。判断矩阵的计算结果如表3 所示。

表3 判断矩阵权重计算示例表

通过权重计算，得出此评价体系中二级指标B17（保密宣传）、B18（保密教育与培训）、B19（保密考试）对“A4保密意识”的权重系数分别是0.1884,0.7306,0.0810。这表明保密教育与培训（B18）对保密意识（A4）影响最大，权重高达73%。在实际应用中，将被考核单位的保密宣传（B17）、保密教育与培训（B18）和保密考试（B19）的评分乘以该项的权重系数并进行累加，即得到该单位在保密意识（A4）项的综合分数。

3.判断矩阵一致性检验。对于指标间重要性判断，专家间可能出现矛盾，因此要对判断矩阵进行一致性检验。首先，计算判断矩阵最大特征根。然后计算一次性指标CI=（λmax-n)/（n-1)。最后，得到随机一次性比率CR=CI/RI.RI 仅与n 有关且可通过查询表4 得到。当CR＜0.1 时，一致性检验通过。

表4 判断矩阵的RI 数值

本文仍以A4判断矩阵为例，计算其最大特征根λmax=3.0600，可计算得到CR=0.0560，由于CR 小于0.1,则判断矩阵A4通过一致性检验。

4.指标权重的计算与结果。根据以上方法，处理所有的判断矩阵，得出最终的计算结果并对结果进行排序，详见表5（见下页）。

根据表5 可知，人事档案保密管理评价指标体系中一级指标的A5 保密监督占比最大，权重高达0.4656。这意味着保密监督对人事档案保密管理工作影响最大，应加大对人事档案的保密监督管理，加强保密检查和对泄密的处罚。A1 保密制度排名第二，显示了规范科学的档案管理制度是做好档案保密管理工作的重要措施，能发现并纠正档案工作中不利于档案保密的各种行为，对于确保人事档案的保密与安全具有重要作用；A3 数据信息的保密与A1 保密制度排名并列第二，显示了数据信息的保密与保密制度同等重要。随着档案数字化的发展，技术的运用提高了档案管理的效率，却也增加了人事档案保密工作的难度，因此对数据信息的保密工作至关重要。A2 档案室环境的保密居第四位。A4 保密意识的权重最低。

在人事档案保密管理评价指标体系的二级指标中，B20 保密检查、B11 涉密计算机管理和B6 保密工作责任制度位居前三位，在评价中需要重点关注。保密检查是加强人事档案保密工作的重要措施，保密工作的最终效果依赖于档案管理人员的贯彻落实，因此定期对档案管理人员的保密落实情况进行检查，是实现档案保密工作的根本保证；计算机管理是人事档案数字化的必经之路，因此切实做好对涉密计算机的管理是人事档案保密管理工作的重要内容；实行保密工作责任制有利于明确保密职责，加强保密工作组织领导，因此实行保密工作责任制是保密工作落到实处的重要保证。

三、结语

综上所述，保密监督、保密制度、数据信息的保密是评价人事档案保密管理工作的核心要素，尤其要重点关注其中的保密检查、保密工作责任制度和涉密计算机管理的执行情况。在人事档案保密工作中，要强化保密检查，做到以查促管，及时发现问题并落实整改。落实保密工作责任制，主要领导为第一责任人，分管领导对分管范围内保密工作负领导责任，并纳入年度考核内容，确保保密责任落实。加强对涉密计算机的管理，保证人事档案数据信息的保密。

对人事档案保密管理工作的评价在很多单位的考核评价体系中流于形式且缺乏科学性，因此根据对指标权重的计算，细化出可直接操作的量化的保密评价指标体系，提高了保密评价的科学性，这对改进人事档案的保密管理工作提供了有价值的参考。

表5 人事档案保密管理评价指标权重表