创新档案管理理念实现档案管理信息化

江波

摘 要：随着信息化技术的发展，传统的档案管理方式已经无法满足社会经济发展对档案管理系统的要求。因此，需要不断创新档案管理理念，重视现代信息技术的应用，优化档案管理方式，完善档案管理技术和制度，促进实现档案管理信息化，增强档案管理的便捷性和时效性。文章通过介绍创新档案管理理念和档案管理信息化的关系、实现档案管理信息化的优点以及创新档案管理理念，实现我档案管理信息化的途径等几个方面展开探讨分析，促进提高档案管理的全面性和有效性。

关键词：创新理念;档案管理;优点;信息化;途径

分类号： G270.7

一、创新档案管理理念和档案管理信息化的关系

1.创新档案管理理念是档案管理信息化的前提

传统档案管理理念，过于重视档案管理形式，导致档案管理就是将各类档案资料存储封存，未能充分落实到服务工作中，无法发挥档案资料的社会性服务作用。为了更好地实现档案管理信息化，就需要结合档案管理工作的实际情况，不断创新档案管理理念，优化档案管理方法，科学应用现代信息技术，对档案管理工作进行重新界定，实现档案管理信息化。

2.实现档案管理信息化是创新档案管理理念的目的

创新档案管理理念主要是运用的现代信息技术完成档案资料收集、档案建立与归档等各项管理工作，同时运用现代互联网技术实现档案资源的共享，充分发挥档案管理的社会服务性。实现档案管理信息化，通过运用现代信息技术不断转变、优化传统的档案管理模式，提高档案管理工作效率和质量，同时也能增加档案管理范围，拓展档案管理领域。

二、档案管理信息化的优点

1.提高档案管理效率

传统档案管理模式都需要人力完成档案收集、整理及存储等相关工作，在开展工作過程中不免会出现差错，造成档案信息缺失影响，或者由于受到工作人员字迹的影响造成对档案信息造成误会。在档案管理工作中，随着计算机技术和信息技术的深入应用，创新档案管理理念，转变传统人工档案管理模式，创新档案管理模式，简化档案资料收集整理、储存、查阅等环节的工作，同时提高档案管理效果，降低工作人员的工作量。

2.方便资源共享

档案管理信息化可以提高档案资源共享的便捷性。传统档案管理模式下管理的档案资料多为纸质，不仅不便查阅，而且无法进行资源共享。利用互联网信息技术后，可以对各类档案资料进行分类统计、存储、管理，通过互联网平台根据所需档案资料的关键词等信息进行搜索、查阅，可以快速、准确幅获取所需的档案的相关资料。

3.增加档案管理的安全性

在过去的档案管理过程中不免需要利用邮政系统传递一些文件，往往需要较长的传递时间，而且在此过程中还可能出现档案损坏或丢失的现象，导致查阅人员无法全面了解档案的相关内容，非常影响档案管理的安全性。近些年来，在档案管理信息化过程中，利用计算机网络进行档案数据信息的传递，既保障了档案信息的传递速度，又增加了档案的传递范围，同时也保证了档案的完整性，增加档案管理的安全性。

4.增加档案信息保存的持久稳定性

在传统档案管理过程中，各种档案资料多以纸质形式进行收集、整理及存储，对保存期限有所要求，时间越长，纸质档案材料的保存难度越大，而且通过长时间保存的纸质档案，其上面的字迹可能出现模糊而难以辨认或者出现破损，导致档案资料出现缺失，影响档案资料的完整性。在档案管理中应用现代信息化技术，以电子文档的形式进行分类保存，只要在档案管理工作过程中未发生故意删除现象，那么就可以永久性保存、管理档案信息，增加档案信息保存的持久稳定性。

三、创新档案管理理念实现档案管理信息化的方法

1.建立完善的档案管理体系

想要实现档案管理信息化，就必须不断创新改革档案管理方式，建立完善的档案信息管理制度和档案规范体系。传统的档案管理缺乏完善的管理标准和制度，进而无法保证档案管理质量及档案资料的完整性，从而无法发挥档案管理的作用。实现档案管理信息化，就需要不断创新档案管理理念，更新档案管理方式建立新型档案管理制度和管理规范体系，并将其各项内容充分落实到实际档案管理工作中，实现对档案资料的有效管理，保证档案管理质量，促进提高档案管理的标准规范化。

2.增强档案管理的安全性

无论是传统的档案管理模式还是档案管理的信息化，工作人员直接关系着档案管理的安全性。首先，在档案管理过程中，通过加强培训教育档案管理人员，增强其职业态度和责任心，做好档案管理的保密工作来保证档案管理的安全，防止出现档案丢失等问题。其次，加强建设档案管理信息化，通过进行档案备份，设立防火墙，以及档案信息查阅的身份验证等方式，加强对管理档案的安全保护，防止出现档案泄露或者被盗等问题，因此也要加强提高档案管理人员的网络安全防护能力，以有效保证档案管理的安全性。

3.运用新技术促进档案管理信息化

在档案管理过程中，先进的科学技术是实现档案管理信息化的重要保障，可以有效提高档案管理的整体性，便捷性和安全性。首先，需要该研究开发可以满足档案管理信息化要求的管理软件，需要保证管理软件与自动办公系统软件相互融合，同时做好预防措施，以有效保证当管理软件的安全稳定运行。其次，实现档案管理信息化，配置先进的设备是非常必要的，这样可以保证管理软件的安全稳定运行，提高档案管理效率，还可以避免管理人员受到电磁干扰或辐射而影响身体健康。最后，实现软件管理信息化还要配备可以有效运用计算机技术的专业人才，创新档案管理技术，提高档案管理工作质量。

参考文献：

[1]孙丽. 信息时代下档案管理工作的创新路径探索[J]. 中外企业家. 2019，（32）：102.

[2]解克飞. 关于信息时代档案的管理工作的探讨[J]. 民营科技. 2016，（10）：105.

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