做好大数据背景下档案管理工作研究

李晓东

摘  要：大数据浪潮，风起云涌。在这一背景下，作为档案管理工作，也要就尽快融入其中。运用大数据，可以让档案管理工作更加精确、简化、细致、深入，不仅可以降低人工成本，而且能够极大地提高工作效率，提高信息化管理工作质量。有必要作进一步的研究和实践。

关键词：大数据;档案管理

何谓档案？档案，就是指“人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录”。原始记录性是它的本质属性。随着时代进步，信息技术逐渐代替人工，但不可否认的是，不少单位的档案管理仍然是以人工管理的形式存在。人工管理的形式，不可避免地会出现各种细节失误，无法有效保障档案的精确和安全。因此，要想提高档案管理工作的效率和质量，必须适应大数据背景，将信息技术与档案管理与有机结合，运用信息技术来解决档案管理工作中可能遇到的各种问题，实现工作新突破。

一、为什么要做好大数据背景下档案管理工作研究

（一）这是解决当前档案管理存在问题的需要

具体存在哪些问题主要体现在以下几个方面呢？一是重视程度有待进一步提升。随着时代发展，传统档案管理标准已经无法适应当前发展需求，必须以发展的眼光高度重视档案管理工作，更新理念，强化培训，创新方法，采取行之有效的方式解决潜在问题，满足人们对于更加精确、完善的档案资料的需求。二是制度体系有待进一步完善。当前档案管理的规章制度还不够完善，存在档案不全面、质量不高等问题，相关的制度并没有发挥真实的作用，无法更好地满足当前经济社会发展需求。档案管理信息化进程与经济社会发展水平不契合，没有形成完整的系统。档案管理信息化系统发展尚不成熟，档案管理资料的作用只是提供服务咨询和材料证明的作用，在实际的使用和服务上都缺乏创新性的突破，造成档案管理工作仅停留在表层以上，缺乏开发与挖掘的深度。三是标准规范有待进一步提高。当前档案管理部门大都知道将信息化技术应用于档案管理，但是如何具体运用却缺乏一个具体的标准和规范。这就直接导致档案管理信息化进程缓慢乃至停滞。只有标准化、规范化的改革操作，才能使信息化技术更好地应用于档案管理工作，发挥其最大效用。总体而言，当前档案管理标准化、规范化水平太低，信息化运用不规范、不健全。四是人才质量有待进一步增强。不可否认的是，当前档案管理信息化工作存在较大的人才缺口，当下的档案管理人员缺乏大数据背景下所必须的专业素养。特别是高等院校，对于档案管理人才的培养没有给予足够的重视，开设相关专业的课程很少，导致输出的档案管理人才也非常少，无法充分满足信息化档案管理工作的需求。

（二）这是档案信息化管理的先天优势所决定的

其具体主要表现在以下几方面：一是可以极大地提高办公效率。运用信息化，可以极大地缓解人工压力，减少失误，提高效率，提高质量。二是可以提高资源共享度。极大地缩短档案查找时间，最大限度地实现资源共享。三是可以最大限度地提高传递速度和传递的安全性。运用信息化档案传输通道，可以实现查找、传输、接受同步，避免了传统邮政系统传递的少慢差费以及丢失等事故，提高了效率和安全性。但是，信息化建设也存在数据的差异性、较大的分散性、管理的延后性等问题，在具体应用过程中，要及时做好数据的更新和完善，避免形成“技术依赖症”。

二、如何更新理念实现档案管理信息化、数据化

（一）健全档案管理规范体系

档案工作是以部门的工作重心和关注热点为中心来组织和提供信息的。要在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作，就必须着眼长远，健全档案规范体系，统一管理工作各项标准，实施稳步的规划并加以落实，在实际工作运行过程中，打造出一套完善的电子档案管理办法。

（二）筑牢档案管理技术支撑

要做好档案管理信息化工作，必须有先进的技术做支撑。要在充分调研的基础上，有针对性地开发相应的APP，确保产生出的电子文件安全、精确、有效，满足人民群众对于档案管理的需求;要将档案管理软件与自动化的办公系统紧密融合，减轻工作人员压力负担，有效提高管理工作效率。同时，人力因素也是信息技術高效、安全运行的重要因素，必须做好业务培训，使档案管理人员不断向专业化迈进。

（三）更新档案管理基础设施

当今社会已经是网络化、信息化、数据化的时代，要想不断提升档案管理工作质量，必须配备相对完善的档案管理标准化、系统化、规范化、通用化的软件和硬件。在做好软硬件设施配备和更新的同时，还要进一步加强对相关档案管理人员的培训，使其熟练操作相关设备，既能熟练地导入，还能保证数据的完整、精确和安全。同时，要运用各类软硬件的过程中，要着眼形势发展好和实际需求，做好必要的更新、升级，确保所用软件的灵活性、通用性、连续性的特点，确保安全，避免失误。

当前经济社会发展日新月异，电子政务发展的速度更是出人意料。总之，在大数据背景下，信息技术的飞速发展为档案管理工作提供了多元化的途径，档案信息化资源呈高速发展的态势。在基础档案管理具体工作中，运用信息技术的手段可以有效提高工作效率，给服务对象提供更加精确、高效、系统、全面的服务，发过来也对信息技术的发展机遇了重要动力。作为档案管理部门，必须充分运用信息技术为档案管理的高效、安全运用提供技术加持。

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