小微企业云会计系统建设流程及应用建议

敖琳爽，唐 文

(辽宁科技学院 管理学院，辽宁 本溪 117004)

1 云会计应用相关理论概述

1.1 云会计

云会计是随着云计算技术的出现而发展的，我国的云会计概念最早由程平、何雪峰提出，在《“云会计”在中小企业会计信息化中的应用》一文中有简要的说明，“云会计的概念为构建于互联网上，并向企业提供在线会计核算、会计管理和会计决策服务的虚拟会计信息系统。”

具体来说，云会计就是利用云计算技术为企业财务部门构建的基础设施和服务，该服务模式一共分为三个层次分别是:基础设施端、服务端和用户端。其中基础设施端为软件开发商提供开发环境，包括储存、服务器、系统、编程语言，服务端的开发人员在此框架下开发软件，然后企业根据自己的需要购买软件，之后企业员工通过在手机、电脑上下载软件或登录网站，将凭证、财务数据上传到云服务系统中，由系统自动完成记账、算账、报账、报税、凭证分类等日常经营业务，通过“云”系统核算取代传统的人工核算，从而实现降低成本、提高效率的目的。

1.2 传统会计和云会计对比

云会计与传统会计相比最大的优点在于数据处理智能化，传统会计模式下会计人员的工作核心是财务数据的填制与处理，对企业来说这也是最耗费人力的工作流程，账务处理周期长，时效性也很差，而云会计服务下主要的工作任务是数据的输入和审核，上传凭证输入信息后系统能够非常快速的处理数据并显示结果，这一点带来的优势便是原本最费时费力的工作现在由机器取代了，工作量减少的情况下，数据的准确性还得到提升，用通俗的话来讲，云会计提供的就是账务处理一条龙服务，在现阶段我国财务会计向管理会计转型的大环境下，云会计的应用很好的符合了这一趋势，等我国的云会计服务市场越来越成熟之后，相信越来越多的企业都会认识到该系统的优势并加以应用，“企业上云”将成为所有公司会计信息化建设的必然选择。

1.3 小微企业应用云会计系统的优势

相比于国外甲骨文、微软、SAP成熟的云系统，我国的云会计服务起步较晚，小微企业还没有充分认识到应用云会计的优势，随着近几年国内阿里云、腾讯云的崛起，小微企业上云一定会是未来的趋势。

小微企业应用云会计服务具有以下四点优势：

(1)成本低。小微企业在发展中普遍存在着现金流不足，融资难等问题，并在传统会计服务模式下人力成本大，工作流程繁琐，如何在保证工作效率的前提下缩减成本一直是企业要解决的难题，而在使用云会计服务系统时，企业不需要购买相关的硬件设施，系统的更新和维护都由专业的服务商管理，企业只需支付一定数目的租借费即可享受完善的服务，这样硬件费用就得到了节省，在极大程度上减轻了小微企业的资金压力。

(2)安全性高。财务信息的安全性和隐私性一向被小微企业所重视，为了保护信息不被泄露，企业一般通过建立防火墙来保证信息安全，但常规的防火墙并不能阻断更高级别的黑客攻击，企业的商业机密仍有泄露的可能，而在云会计服务系统中，数据和服务器的维护由专业的IT人员管理，软件客户端的登录也有更先进的防护措施。如人机验证、身份识别等操作，可以有效防止外部入侵，提高企业财务信息的安全性和稳定性。

(3)灵活性高。传统会计模式下，企业财务人员只能在固定的场所、固定的时间登记账簿，业务量大，效率极低，而云会计服务模式则打破了这种时间与空间的限制，通过云会计灵活的系统，企业员工只需利用终端移动设备登录系统即可随时随地录入凭证、登记报表，异地办公成为了可能，员工的工作效率得到了提高，企业对员工管理也变得更加方便。

(4)扩展性更强。我国的会计法和税法每年都有变化，每一次的变化都要求会计人员适应新法则，使用新规定处理业务，而云会计系统则可以根据法规的变化快速跟进，扩展新功能，减少财务人员学习成本，从而为企业的发展提供保〔1〕。

2 小微企业云会计系统建设流程分析

2.1 流程分析

在应用云会计服务系统后，首先小微企业的人力成本缩减了一半，做错账的几率也变少了，随着客户群体的增加，公司的效益得到了明显提升。特别是云会计在账务处理的灵活性、扩展性、可靠性方面具有明显优势。本文提炼出云会计系统建设的大体流程，如图1所示。

图1 云会计系统建设流程

2.2 需求分析

(1)存在的问题及原因分析

在应用云会计服务之前，小微企业需要对自身存在的问题进行详细分析，目前来说我国小微企业在发展中普遍存在着先天不足、后天畸形的状况，融资困难、效率低下，人才匮乏，转型难度大，缺乏管理，信息化进程缓慢等问题都是阻碍小微企业扩大规模的短板，除资金外，23%的企业在互联网转型方面存在问题，信息化建设是企业未来的趋势，但我国大多数小微企业仍处于云服务应用起步阶段，缺乏互联网思维和对云计算的了解，小微企业目前最迫切的需求就是降低运营成本，提高工作效率，这就需要新的服务模式支持。另外，小微企业经营成本居高不下，这其中很重要的原因就是税负较重，生存压力大，我国税目较多，且多以流转税为主，与发达国家相比，多出一项增值税的征收，这就使多数企业无法拿出更多的资金扩大再生产，慢慢的形成恶性循环，小微企业也就无法发展壮大。

通过对小微企业存在问题的分析，可以看出当下小微企业的首要任务就是解决资金不足，如何扩大再生产的问题。因此，应用云会计服务显得越来越有必要，云会计把传统会计的工作模式由线下转到线上，在提升效率、降低成本这方面具有明显优势，值得考虑。

(2)业务需求分析

小微企业在探究云会计软件功能时，要从自身业务范围出发，首先弄清楚公司的核心业务需求、非核心业务需求和拓展功能需求，如鑫融公司作为一家代账公司，它的核心业务需求是审核凭证、记账、登记报表、报税；非核心业务需求是财务咨询；拓展功能需求就是记账、报税智能化。在了解自身需求后，进而建立需求模型，然后根据需求模型分析各个软件的功能是否符合自己的需要，如果不符合，则可以要求服务商推出定制化功能，通过这一系列分析，进而为公司购买到合适的产品。

2.3 如何选择云会计服务

(1)服务模式的选择

云会计服务模式一共有SaaS、Paas、IaaS三种。其中SaaS发展最早，应用最广，部署成本最低；PaaS起步较晚，市场体量小，主要为IT从业者提供开发工具，使用空间限制性小；IaaS发展较为成熟，服务模式以硬件为主，需要较大的投入，服务对象主要是互联网公司。

小微企业选择云会计服务模式，最该重视的是应用成本，资金不足是所有小微企业存在的通病，在保证服务质量的前提下如何最大程度的节省成本是企业选择服务模式的出发点。因此，对所有小微企业来说SaaS模式都是不二之选，该模式不同于以往的买断制服务，企业无需投入更多的硬件成本，支付租金即可部署，真正做到了“拿来即用”，而且随着人工智能和大数据的发展，SaaS模式对工作流程的优化会越来越智能，未来的应用肯定也会越来越广。所以，小微企业在选择服务模式时一定要把SaaS模式作为优先选项，该模式必定会是未来的趋势。

(2)部署模式的选择

对小微企业来说，云会计部署模式的选择也十分重要，目前主流的云会计的部署模式一共有私有云、混合云、公有云三种。私有云为企业提供了个性化的服务，企业需要自己搭建服务器，可以根据自身需要定制服务，安全性、缩放性更高，但是部署费用较大，在功能上也有局限性；混合云结合了公有云和私有云，提供了更灵活的服务，存储空间较大，各种功能都很齐全，能够满足用户的多样化需求，缺点是部署过程复杂，目前应用混合云的企业也较少，系统并不是很成熟；公有云在三者之中，使用成本最低，与私有云、混合云相比，公有云的实用性更高，对公众开放使用，共享性较强，如果把部署云服务比作租房子，那么公有云就属于合租，房子内的硬件设施都是公用的，换房间也很容易，唯一的缺点就是安全性不是很高，容易发生信息泄露的风险。

结合三种部署模式的优缺点可知，公有云对小微企业来说更合适，按需付费，没有硬件成本，服务商提供更新、维护，不容易出故障，通过公有云强大的上下游整合能力，可以为小微企业带来更多的客户，具体到服务商，目前阿里云、华为云在整个中国公有云市场共占比50%，如果小微企业打算部署公有云服务，这些都是很好的选择。

(3)服务商的选择

小微企业选择云会计软件服务商时，不能盲目跟风，在选择前一定要了解自己的需求，不仅要考虑成本，更要弄清楚商家的服务质量、口碑信用、客户群体等状况，虽然市场上的云会计服务软件众多，但质量参差不齐，鱼龙混杂，例如金蝶、用友，虽然市场占有率高，但其客户群体主要是大中型企业，柠檬云虽然免费，可服务项目并不完善，软件内部广告较多，客服服务态度差，使用体验不是很好。此外，云会计服务的可靠性、灵活性、扩展性也要纳入考量范围，以云账房系统为例，报税时企业只需将自己的CA插入服务器 ，系统则会根据数据库自动匹配相应的信息，不需要反复拔插U盘也能快速完成税务申报，这种方式就非常灵活的满足了企业的需要，省去了繁琐的业务处理流程，提高了工作效率。还有，安全性也应该是企业最需要考察的要素，很多企业不选择云会计服务的原因主要就是担心信息泄露，没有人愿意把自己公司的财务运行状况放在他人的监控之下，如果有必要，一定要选择规模较大、口碑较好的服务商，确定合作关系后再签订相应的保密协议，这样信息的安全性得到了保障，企业的发展才能稳步向前〔2〕。

3 小微企业云会计系统应用效果建议

3.1 加强人才培养

云会计简化了大量工作流程的同时，对会计人员的专业素养也提出了更高的要求。系统数据的录入、储存、备份将是云会计环境下工作人员的主要任务，对于习惯了电算化的老员工来说，他们缺乏操作新系统的经验，如果输入数据有误，那么接下来的流程都将出现错误，对于公司管理层来讲，他们习惯于传统会计的审核方式，信息化意识不够强，短时间内难以掌握新系统的运行状况，因此，企业一定要重视对人才的培养。一方面，加大培训力度，从外面聘请专家来指导员工操作，帮助员工尽快熟悉新系统，完善操作流程，另一方面，建立激励机制，通过物质奖励、精神奖励，调动员工学习云会计相关知识的积极性，帮助员工认清自身价值，提高敬业精神、专业水平，为企业营造更好的工作环境。

3.2 加强内部控制

在小微企业会计信息化建设的过程中，云会计系统的应用虽然提升了工作效率，但是企业内部依然存在内控缺失的问题。不安全的API接口、内部员工泄密、登入密码被窃取等问题都会让企业的财务数据出现泄漏的风险。所以，企业在建设云会计服务时要采取必要措施以加强内部控制，一方面，制定完善的账号登录制度，设置密码保护、权限申请功能，防止他人以本公司员工的名义登录系统，窃取数据，另一方面，加强监督机制，规范操作程序，以科学的监督方法审核数据的输入、输出，使每项业务的办理都在公司的监视与控制之中，防止系统出现漏洞、数据篡改，此外，还要加强对员工的思想教育，提高敬业精神，让员工明白自身的职责所在，防止工作时内部人员出现越权行为。

云会计系统的使用减少了小微企业的人力成本，这也意味着更少的的人管理着更多的事物，加强对内部控制的管理，对提高企业经济效益、完善会计信息化建设、节约管理成本具有积极作用，小微企业应当重视〔3〕。

3.3 建立风险应对机制

与传统会计相比，云会计服务虽然具有很多优势，但依然存在应用风险，一方面是法律风险，云会计服务在我国的发展属于起步阶段，国家针对其制定的法律法规并不完善，服务商的市场准入机制也不成熟，缺乏有效监管，服务商如果遇到不可抗力突然停止服务，用户受到损失后很难启用追责程序；另一方面是安全风险，虽然服务商防火墙技术能够抵挡黑客的恶意攻击，但服务器仍然存在电源故障、系统瘫痪等问题，而此类风险目前来说是无法避免的，这样数据的安全性还是得不到有效保障，所以企业应用云会计服务后，一定要建立相匹配的风险应对机制，一旦发生异常状况，企业可以立刻实施备用方案，保证自身业务不受影响。