企业档案管理信息化建设分析

刘博

摘 要：信息化时代市场经济的发展趋向于多元化，同时也带动着企业经济的发展，使企业内部信息资源更加丰富，在企业管理中，档案管理的规范起着至关重要的作用，必须要把管理档案做到规范有序，有利于企业的健康发展，同时还能够有效地保证企业的核心利益，所以一定要认识到企业档案管理的重要性。本文主要针对企业档案管理信息化建设对策进行分析和讨论。

关键词：企业档案;企业管理;信息化;建设对策

一、档案信息化建设内容

档案信息化，从字面上来解释这个名词，它的意思就是把档案按照信息记录的方式进行整理，便于对档案的利用。总体来说，档案信息化可以分为整体和细节两类。从整体来看，就是一面很复杂的档案信息关系网，那么档案信息化就是要捋清这个关系网之间的联系，然后进行信息化归纳整理，把我国所有的信息都归纳整理好之后，然后在各个行业之间进行融合，档案信息化以公开透明的方式呈现在管理人员的眼前，便于档案的融合和管理人员的利用。从细节上看，就是档案信息内部的事情，档案就像档案信息的毛细血管，是整体档案的分支，各司其职的同时又相互联系。随着我国科技的发展，档案信息整理也有了很大的进步，档案信息更加细致、全面，便于查找，同时也可以在档案中寻找到更加符合实际的档案信息，为人们所利用。所以，在档案信息化建设中，只有从整体和细节两个方面共同入手，才可以建设出更好的档案信息化，才可以让档案信息化在现代社会快速发展，为人们提供便利，为社会作出贡献。

二、企业档案管理信息化建设问题分析

1、管理水平落后

在企业发展过程中，开始广泛应用信息技术。传统的档案管理模式和方法无法满足时代发展要求，也与企业现代化发展相背离。首先，在档案管理信息化建设期间，软件开发商没有深入分析企业的发展规律、个性需求和管理流程，從而导致软件开发缺乏针对性，没有深入考量和分析企业信息化建设需求。企业在应用软件开展信息化管理时，没有立足于自身实际情况进行二次开发，从而导致档案信息化管理系统无法发挥出优势作用。其次，企业所聘用的档案管理人员非专业人员，不具备专业的管理能力和水平。当管理人员素质能力较低时，将会影响档案管理工作的信息化建设，还会导致企业流失人力资源。

2、信息化建设缺乏长远规划

在企业档案管理信息化建设的过程中，我们必须具备有效的策略，并建立起完善的现代化企业管理制度，并对企业自身的发展战略有足够深刻的意识。这直接关系到企业的档案管理信息化建设的实施效果，所以国有企业应当充分利用时间，高效率地去制定一个总体规划，这将有助于企业的长久发展，保证企业的最大效益。

3、安全性管理缺乏

在信息时代发展下，信息系统的安全对于企业来说显得尤为重要，一定要确保企业档案信息管理系统的安全性，档案数据一旦泄露，这会给企业造成不可避免的经济损失，企业档案信息系统的安全性主要体现在网络上的电子文件，包括一些电子文档的安全使用，如果在这些方面信息没有得到充分保障，或者是由一些人为因素等产生的一系列问题，都会给企业造成无法弥补的经济损失，也会影响到企业形象，对企业在市场经济中的发展有一定的阻碍作用，由此可见，档案管理信息化的安全性对一个企业起着至关重要的作用。

三、企业档案管理信息化建设对策

1、提高工作人员的专业技能

信息化社会在不断发展的同时，对档案管理人员的相关素质也提出了更高的要求，以往的档案管理只需要每天重复同样的工作，做到细心即可，但引入信息技术后，需要工作人员懂得计算机的操作技能，并及时对信息进行科学合理的整合和归纳，根据类别进行分类，从而提供给查阅者更好的服务。对此单位应加强对工作人员的培训，使他们的计算机水平符合相关要求，因档案管理这一工作在实际操作中会受到很多因素的影响，因此工作人员应根据实际情况改变自己的工作模式，并熟练操作计算机，提升服务质量，进而实现档案管理信息化。

2、推进档案信息资源共享服务平台建设

建立档案目录数据库。按照“简化整理、深化著录”的原则，将著录作为档案整理的重要任务，在档案管理系统平台上，完善档案目录数据库建设。整合档案资源。建立集中统一管理的档案资源管理架构，推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化。对档案资源信息进行分类，形成各类专题数据库，提供多样化、个性化、常态化的档案资源服务。推动档案数据资源共享。利用网络平台，建立档案信息资源共享和服务平台，在确保档案信息安全的前提下，加大档案开放力度，为档案利用提供服务，提高档案查全率和查准率。

3、强化档案信息化安全管理

在网络建设完善过程中，注重优化企业档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在企业档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，企业还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。企业还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。

结束语

企业积极的进行档案信息化的建设是整个时代发展的必然要求，随着社会的发展、时间的沉淀，会出现质的改变，改变之后的档案信息化就是档案信息越来越透明，档案信息每条都会有详细的记载，而且随着时间的推进，管理人员的技术也会越来越娴熟，档案信息化做的越来越好，间接地促进档案管理的发展。

参考文献：

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