高校研究生成绩管理系统的档案数字化管理

袁 妍 李为洁 东北大学

高校研究生成绩管理系统的档案数字化管理是研究生教学管理工作中的关键环节，高校研究生成绩管理系统的档案数字化管理有哪些需求、该如何设计与优化，是高校关注的重要问题。文章从现阶段研究生成绩管理的实际情况着手，提出高校研究生成绩管理系统的档案数字化管理的需求与设计方案，力争使高校研究生成绩管理系统更先进、更实用。

近年来，随着我国研究生招生规模的不断扩大，研究生的教务管理工作也面临着新的挑战。在研究生教务管理工作中，成绩管理又是重中之重，研究生成绩是学生学习情况的客观记录，是教学效果检验的重要手段,是指导研究生就业的重要参考，也是学校教务管理的重要内容。但高校研究生成绩管理所涉及的管理对象多、管理环节复杂、管理数据庞大。为规范研究生成绩管理，建立适合自己院校的成绩管理系统就成为学校信息化建设过程中亟待解决的重要问题。因此研究如何建立先进、高效、安全的成绩管理系统具有重要意义。那么如何设计其框架，为研究生成绩管理信息系统的档案数字化管理提出合理化需求，这是我们要重点分析的内容。

高校研究生成绩管理系统的档案数字化管理的面向对象

校级成绩管理者负责全校研究生成绩库的管理和数据维护工作，同时负责研究生答辩成绩单审核归档工作。校级成绩管理者还需要制定成绩管理规范、程序和标准，监督、指导和配合各学院做好学生成绩管理工作。

院系成绩管理者（教学秘书）负责本院承担课程的成绩登录、报送和查询工作，将本部门学生成绩按班级分学期归档，同时要受理本部门学生对成绩的查询、复核以及成绩单打印等工作。

任课教师负责自己教授的课程成绩的网上录入、修改及查询工作。

成绩录入后，学生使用成绩管理系统查询并打印自己的成绩。

这四类使用者中，校级成绩管理者的职能最多、最全面，责任也最重，涵盖成绩管理系统中的绝大部分职能（教师录入本课程成绩的职能除外），院系成绩管理者（教学秘书）和学生的需求也都包含其中，只是权限各有不同，因此文章会着重探讨校级成绩管理者的职能。

高校研究生成绩管理系统的档案数字化管理的功能

关于校级成绩管理系统的功能，应设置成绩录入修改、成绩查询、成绩打印、答辩成绩单审核、管理发布通知公告这五大部分。

成绩录入修改

成绩录入应设置单个学生的成绩录入、修改和每门课成绩的EXCEL整体导入、删除两种渠道。而成绩录入修改的前提是系统里要有该门课程及其相关的学分、学时、课程编号等信息。大部分已有课程会自动从学生排课选课系统里关联到成绩管理系统，少部分临时添加的课程（如暑期学校或学术讲座等）则需手工添加进来，故应有课程设置的添加修改功能，以便及时添加或维护课程、学分及课程编号信息，确保新的成绩能够准确地录入到系统中。系统应有自动排他性设置，如已有的课程编号则不能一号两用，造成两门课程的混淆，确保一个课程编号只对应一门课程。另需注意的是成绩的录入修改不应与学籍信息是否完整、学生是否欠学费、学生是否进行了学籍注册之类的限制挂钩，不能用这些因素来限制成绩的录入修改，否则会造成成绩录入不全等问题，会为今后找回成绩增添困难。

1.成绩手工录入修改方面

针对学生成绩，首先要输入该研究生学号（整个成绩管理系统按照学号来识别学生，而非姓名，因为只有学号是唯一的，姓名则有重名的可能），进入该生成绩管理页面，在此输入要录入或修改的课程编号或课程名称，根据提示提交成绩、授课教师姓名、考试时间等必填信息后即可。大于等于60分的成绩自动计入相应学分，小于60分的成绩不计学分。成绩的判定除了可以采用具体数字也可以使用汉字，但需注意把优（优秀）、良（良好）、中（中等）、及格和不及格这些文字成绩能自动计入学分。一般来说：100分—90分为优（优秀）、89分—80分为良（良好）、79分—70分为中（中等）、69分—60分为及格、60分以下为不及格。在每学期初始，就应该对课程成绩的判定原则进行讲解，比如哪门课可以由任课教师直接导入成绩、哪门课不能由任课教师导入成绩而必须由校级成绩管理者整体导入进行限定，这样可以确保导入成绩的源头，避免同一门课导入两次成绩问题的出现。录入的成绩已经公布且一旦发现错误，应该有一键解锁功能，仅校级成绩管理者拥有此权限，开通后可以重新录入该课成绩。

2.成绩整体导入方面

针对大批量成绩，如研究生公共课成绩和校外办学点的成绩，由于跨院系、数量多，教师或者教学秘书不便于在网上进行录入，需要校级成绩管理者借助excel表将这些成绩整体导入系统中。这其中主要包含外语类、数学类、政治类课程及校外班开设的各门课程。导入列表应设有学号（以学号识别身份）、姓名、成绩、考试时间、授课教师、课程编号或课程名称等必填项。导入成功后应以列表形式显示出刚刚导入的所有学生学号、姓名及成绩，并统计出本次共导入了多少条记录，以便核对。导入时系统应在每个学生每科成绩前显示姓名，以显示刚导入的该条成绩的归属者姓名，以防止极个别学号写错，把成绩误导入到其他学号中。

成绩查询

成绩查询应保证学生能按学期查询到已公布的成绩有哪些，未公布的成绩有哪些，并能够下载各门成绩。应能查询到学生的GPA成绩排名和学生的专业成绩排名情况（GPA计算公式为GPA=∑（成绩×学分）÷∑学分）。应该有按学号查询学生个人成绩的功能。系统应可自动生成学生个人的年级专业排名情况，以供查询。年级专业排名生成方法如下。a:统计学生所在年级，专业总人数b:统计所在年级，专业所有学生的平均成绩c:对平均成绩排名d:排名=平均成绩排名/总人数*100%（精确到小数点后两位）。即：Sum=统计学生所在年级、专业总人数；Avg=对sum的学生成绩取平均值；avgPm=对avg进行排名；pm=avgpm/sum*100%(精确到小数点后两位)。

成绩单打印

成绩打印单应保证能够打印出带排名的成绩单和不带排名的成绩单两种。输入学号即可打印，力求快捷、方便。分别具备连号打印、按学院打印功能，并在打印时区分好硕士成绩单和博士成绩单的格式。针对个别进修生的特殊情况，应实现两个学号混合打印，把同一人两个学号下的成绩打印在同一份成绩单中。各高校根据自身实际情况也可引进自助成绩打印机系统，一般在办公室门口或者办公楼一楼门口处放置。

自助成绩打印机系统需与成绩管理系统很好地接轨，保证其打印出的成绩单与手动用成绩管理系统打出的成绩单完全一致，并且如在打印成绩方面成绩管理系统有任何变化，自助成绩打印机也要及时进行调整。实际上，自助成绩打印机是成绩管理系统的一个外置设备，但也要注意打印机日常维护问题。

答辩成绩单审核

首先要按照学院分类，各学院教学秘书标识成绩合格同意答辩之后自动显示到校级成绩管理者标识页面中来，校级成绩管理者审核无误后再标识同意答辩。万一标识错误，可以及时逐级撤销。按照学号查找应能迅速找到某个具体学生的相关信息，且每个学生的成绩都应该在此页面随时查看。按照学院查找时，应能显示所有该学院已标识学生和未标识学生的名单，并能汇总人数。具体操作标识时，可以逐一标识，也可以选中当页学生进行一键统一标识。答辩成绩单审核不应与学位报盘相关联。最主要是要审核答辩人员成绩，对每个预答辩同学的必修课、总学分、修课时间、培养类型与相应类型的培养方案进行核对。这其中包括多种类型的研究生成绩，如博士、统招硕士、MBA、MPA、工程硕士和同等学力申请硕士学位等多种类型研究生的答辩成绩单。及时与学院秘书沟通，让预答辩同学了解到自己的成绩是否符合答辩要求，并及时把结果标注在网上，确保接下来学位科和各学院答辩工作的顺利进行。这就需要系统里事先存有多种类型的培养方案，如果培养方案维护和课程库维护工作顺利进行，系统应实现自动审核成绩功能

系统能够自动把每个类型的研究生的成绩与相应类型的培养方案自动比对，看总学分是否达标、必修课学分是否完成、必修课是否全部修够并且达到及格以上成绩。但要最终实现答辩成绩单自动审核功能实属不易，前期需要做好配套工作。应有专门负责人员能持续维护各类型的培养方案和课程库，否则容易造成互相推诿、无人接手该工作的问题。学生类型需用学号予以区分，从入学编辑学号开始，不同类型的学生要使用不同的学号规则。每一级学生的培养方案也可能不同，因为培养方案也是不断地调整的，所有不同年级的学生也要对应不同年级不断更新的培养方案。

发布通知公告

发布通知公告的功能可以自由选择接收对象，可选择全体教师、学生都可以接收查看、仅各学院教学秘书接收或教师可查看接收该通知公告。

1.院系成绩管理者（教学秘书）方面

基本功能与校级管理者相同，但权限没有校级管理者大。具体要考虑各个高校的研究生院教学培养办与各学院教学部门的权限划分、职责归属等因素。

2.任课教师方面

教师作为某门课程教育教学的主要管理者，除了完成教学任务外，科学、有效地提交研究生成绩也是重要的教学环节之一。登录研究生学院网站的教师成绩录入系统，输入用户名和密码，就可以进入教务信息页面，里面有任课教师须知、系统帮助(成绩录入系统帮助)、选择年级、修改密码、注销登录等功能。任课教师只需输入任教年级，点击任教课程名称，进入选课学生的详细名单，该名单包括序号、学号、姓名、性别、所学专业、平时成绩、期考成绩和学期成绩信息等内容。教师录入学生成绩后，点击下面的“提交结果”按钮，完成成绩录入功能，点击“成绩打印”，可方便打印出学生的成绩单。

3.研究生使用者方面

研究生是整个研究生教育阶段的主体，教育和教务活动都是为了满足学生受教育、提水平、上层次、强素质和求知等的需要。在研究生教务管理系统中，学生可以实现选课和查询考试成绩功能。

研究生开学两周左右，登录研究生学院网站的网上选课系统，输入学号和密码，进入开始选课的主页面，里面附有研究生选课说明和培养方案介绍。针对研究生在课程选择及学分方面的注意事项，选课说明部分给出了较详细的提示。此外，为了让研究生更好、更深入地了解本学科的信息，培养方案则详细介绍了研究生培养阶段本学科专业及研究方向、培养目标、培养方式及学习年限、课程设置、科学研究与学位论文要求五个方面。然后，研究生就可以点击进入选课步骤，根据课程名称、课程类型、总学时、学分、开课学期和任课教师等信息，研究生在课程名称前面的复选框里就可以完成选课和退选操作，如果对某门课程不甚了解，可以点击课程名称查看详细的课程信息。选课完毕，下面有自动统计学分的功能，根据学分统计，可调整选课情况。学期即将结束，研究生经过考试或考核，获得课程成绩，在教务管理系统上即可查询。登录研究生学院网站的研究生成绩查询系统，输入学号和密码，就可以进入所选课程(包括课程编码、课程名称、学分、成绩)的页面，根据页面上方的提示，研究生可对任课老师的教学情况进行评价，提交评价信息之后即可看到成绩。

档案数字化管理的安全性

高校研究生成绩管理系统的档案数字化管理是研究生教学管理最主要的工具和手段，涉及的是具有高保密性的数据，它的正常运行和安全系数是很重要的。因此，系统必须具有严格的用户权限、身份认证、El志记录等功能，防止信息泄露，达到有效保护信息安全的目的。此外，系统安全还包括日常维护方面的数据备份和出故障状态下的数据恢复。

用户登录认证

用户包括研究生、教师和管理人员等，登录认证是系统提供的安全保护措施。用户登录系统时，必须向系统提供用户名称、密码等信息，以供安全系统识别。

数据库备份和恢复

教务管理系统数据库备份可有效防止系统出现操作失误、故障或被攻击等问题造成的损失。数据库更新量时多时少，可根据情况来备份，从几天备份一次到一天备份几次不等。在数据库应用程序出错、服务器中病毒等意外事故发生时，可以通过恢复数据库的文件来修复被破坏的数据库。

随着研究生培养需求的不断扩大，培养类型日益多元化，研究生成绩管理系统的需求与设计也将不断改进、日臻完善，力求实现依托于该系统，让研究生成绩管理系统的档案数字化管理工作越来越系统化、智能化、透明化，使高校成绩管理系统的档案数字化管理最终具有功能完备、易使用、易维护等特点,以适应时代发展的新变化。