新时代档案管理工作的思考

潘德花 沂水县高桥镇档案站

进入新时代后云计算、大数据的发展为乡镇档案管理提出了新课题。乡镇档案记录并体现了乡镇在各个历史时期工作活动最真实的情况,能够在乡镇的可持续发展中起承前启后作用。为此，做好乡镇政府新时代的档案信息化管理工作,保证档案资料的系统性和完整性,为乡镇的活动轨迹提供历史依据是新时代档案管理工作的重要任务。文章先是对新时代档案管理的特点进行了解析，随后就新时代的档案信息化管理工作提出了建议。

随着科技的发展，大数据、云计算进入了社会生活的各个领域，这为乡镇档案的管理带来了实体资源管理和数字化管理融合的挑战，同时也为乡镇档案管理与时俱进地满足用户需求带来了机遇。为此，乡镇档案管理需要结合新时代的大数据、云计算这些信息技术进行转型，部门单位的责任人和管理人员要用大数据信息来更新传统管理档案的理念，创新档案管理思维，更新档案知识层次，找出档案管理中与大数据档案管理过程中不符的问题，充分利用新时代科技发展的资源和力量，并将大数据、云计算资源应用于档案管理，建设新时代新型的档案，实现新型服务，以便更好地服务于国家、党和人民。

新时代档案管理的特点

进入新时代，由于大数据进入档案管理领域，这就要求乡镇领导要正确及时应对大数据的到来，要更新档案管理的理念，要用发展的眼光进行信息资源建设、档案信息服务优化、档案管理技术创新等，以便能够让乡镇档案部门重新认识和重新分析档案应如何进行管理能够与时俱进，且更好地服务于档案使用者。这是因为乡镇进行档案信息化建设管理可以不受时间和空间限制，也就是说任何时间、任何地点都能够快速地用大数据来进行收集、储存、查阅所需内容，很好地解决纸质档案的翻阅和复印次数，减少了工作人员工作量的同时，提升了工作效率，实现了对档案的保护。

（一）档案信息资源大

进入新时代后，乡镇工作人员要把人民的利益摆在工作生活的第一位，老百姓的事再小也是大事。为此乡镇党委政府要深入基层研究群众的所需所求，既要关注民生和舆论，又要为群众办实事办好事，这些都需要用大数据来进行记录。基层化、生活化的档案资料增加，这就需要档案管理部门做好这些信息资源的管理归档工作。要使档案来源更加广泛，内容更加丰富，档案信息资源的数量激增，需要乡镇档案管理部门对档案进行实时的大数据处理和收集归档管理。

（二）依法进行档案管理

进入新时代后，乡镇档案管理不再是某个档案管理部门自己的事情，而成为了乡镇党委政府为实施国家行政管理工作的重要组成部分。为此，乡镇档案管理部门在依法对档案进行管理的同时，要在县级档案行政管理部门的指导下进行档案行政能力和事务管理建设。

（三）以人为本的管理

进入新时代后，档案管理进入数据时代，这就是说要对档案进行数据化管理，以便顺应时代，并根据乡镇党委政府及其他服务对象的不同需求，实施“以人为本”的人性化定制、智能推送等智能化服务。

（四）档案安全的管理

我们知道档案管理工作安全第一。进入新时代后，信息资源数据的数量、种类繁多，文件类型相对传统的文本信息资源有了很大的变化，这就要求乡镇党委政府创新安全管理模式，强化档案安全保障措施。一是建立起与时代同步，能够与大数据、云计算相衔接的专业人员，以保证档案的安全收集、传递、入档等工作；二是在使用专业安全软件的档案管理软件的同时，研究开发适合本乡镇档案部门管理的云计算系统，以应对网络攻击、网络侵权威胁；三是制定针对意外后果和不同类型档案的应急计划。

新时代档案信息化管理的策略

新时代的大数据、云计算为乡镇档案管理工作提供了简便易行的工作条件，为档案管理开辟了新的思路，能够促进档案管理工作的可持续发展。

（一）更新档案管理的理念

乡镇党委政府负责人要对信息化档案管理工作提高认识和提供支持。一是进入新时代，乡镇政府档案管理工作的大数据信息化资源管理是提高政府工作效率的重要方式，为此政府领导要高度重视，并将其纳入政府规划并列入议事日程，提升档案管理工作人员的使命感和责任感，使其积极投入到工作中去。二是建立健全大数据信息化档案管理制度。首先是借助大数据构建适合当地的档案管理制度，让档案管理工作者有规可依；其次是建立档案管理信息化建设工作的监督和绩效化评价制度，从而保证档案管理规范化建设的顺利进行。三是完善档案管理大数据信息资源设备。首先要有档案管理工作的专用场所，其次要配备必要的大数据资源设备，再次要配置熟悉计算机操作的具有钻研性的管理人员和监督人员，以此来促进档案管理工作的有效性和安全性，促进大数据档案资源的可持续发展。四是依托新时代的大数据技术建立科学高效的乡镇政府档案管理系统。进入新时代后，信息技术得到高速发展，社会的各个层面都逐步进入自动化、网络化、信息化阶段，大数据、云计算在社会的多领域都在发挥作用，在乡镇政府档案进行归类管理和储存等档案管理系统的作用更是不可小觑。大数据在档案管理中的运用不但能够有效地改善之前档案管理中存在的不足和局限，而且能在减少工作量，提高工作效率的同时，保证档案安全性、系统性。五是培养乡镇档案管理信息化专业素质的人才。首先有专业人才才能够构建档案管理信息化系统；其次对档案管理人员采取以会代训的方式，提高他们的信息专业化程度，以便更好地服务于档案的使用者。

（二）构建优化档案资源

进入新时代，大数据、云计算为实施广义的 “大档案观”提供了基础。也就是说，大数据、云计算为乡镇档案部门有意识收集各种形式和巨大价值的各种数据资源提供了便利条件。一是与社会基层各社会组织和个人就不同的数据进行合作共享，收集群众的需求信息，为领导决策提供一手资料来源。二是对乡镇长、书记信箱上的访问留言、建议等信息资源进行及时汇总，收集网络资源，完善乡镇档案资料，实现档案资源的与时俱进和完整性，逐步形成智能化、信息化、数据化的电子档案接收和管理工作机制，构建优化新时代的档案资源。

（三）建立以人为本的档案管理制度

今年是事业单位的改革年，这为档案管理体制的改革和完善提供了契机。为此在新时代的乡镇档案管理部门要借助改革的时机和大数据、云计算的功效来改变管理职能和服务方式，依法进行档案管理的同时，培养新时代的档案管理专业人才，以此实现档案资料收集整理、保管、服务的全智能化，从而建立以人为本、务实高效的档案管理。

（四）创新乡镇档案管理服务

档案材料是用来记录历史的，所以说档案材料本身没有价值，只有拿来还原历史，为使用者提供服务时才能体现其价值，这就是说档案可以提供服务，档案可以拿来明史，可以用来进行启迪教育。为此，乡镇档案管理部门要从多种材料资源中选取有价值的资源用大数据、云计算等方式来进行储存，待使用时能够采用微服务、远程网络服务和云存储云服务等方式提供个性化、智能化服务。

（五）构建档案安全管理体系

黑客的出现等问题在大数据时代时刻威胁档案资源资料的安全。为了保证档案资源的安全，最大限度保证资源的不泄露，乡镇档案管理部门就要构建档案管理的安全体系。一是用专用杀毒软件来加强国家各级综合档案保障建设；二是完善档案保障责任制，加强档案数据管理队伍、数据资源的管理；三是对乡镇档案资料实施归档大数据存储后，进入备份中心执行异构备份和存储，确保资料资源的安全。

总之，进入新时代后，乡镇政府档案管理必须与时俱进，采用大数据、云计算来构建档案管理的信息化系统。但建设需要一个过程，需要乡镇政府领导的支持，需要建设优化档案资源的环境、建设以人为本的管理服务体系、创新管理方式、创建一个安全的网络环境，所以档案管理信息系统的建立需要一个过程，不可能一蹴而就。为此，乡镇政府档案工作人员要与时俱进，不断协调好各方面的关系，学会信息技术知识，以此来不断进行理论探索和实践创新，进而创新档案管理信息化建设，为乡镇政府的档案事业发展做出贡献。