浅谈新时期实物档案管理的价值

赵洪涌 青岛能源华润燃气有限公司 山东 青岛 266071

实物档案对于一个企业的发展而言具有十分重要的记录作用，能够通过直观的方法展现出企业在不同发展阶段的不同特征，这些实物档案可以反映企业不同阶段的企业文化、历史面貌以及取得的成绩。实物档案所能呈现出的不仅是一种记忆，更是对企业精神及文化的传承，对企业未来发展具有重要的指导意义和纪念意义。实物档案在利用过程中不能只局限于查阅，更多的是发挥它们的内在价值。实物档案管理在新时代下同样被赋予了新的时代内涵[1]。

一、实物档案管理存在的问题

（一）实物档案存档不够规范

企业的实物档案包含奖牌、锦旗、奖杯等具有纪念性和奖励性的档案以及各种证书、印章等凭证性的档案。企业发展过程中，实物可能产生于企业的不同部门，如果归档制度不够健全或没有及时修订实物归档范围，再加上有的业务人员档案意识不足，就很容易出现遗失或者实物损坏的现象。从而使企业实物档案完整性遭到破坏，对企业整体的文化传承以及精神文明建设都会造成一定的负面影响。

（二）实物档案的利用效果较差

实物档案利用率低，也就无法将其价值体现出来。部分实物档案被存放到档案部门之后，就一直摆放在档案柜中从未被利用，这些实物档案也就失去了背后所蕴含的价值和意义。企业的实物档案更多的是要展现蕴藏在背后的纪念价值以及文化意义，这些实物档案的真正价值如果没有得到展现，则会造成实物档案管理能力及效果停滞不前，无法满足新时代的要求。

（三）实物档案保管条件较差

实物档案是一种绝佳的载体，可以真实地体现出企业在发展过程中的成绩、历史面貌与沉淀的文化。所以对于企业而言保护实物档案是非常重要的。实物档案不同于纸质化和现阶段的电子档案，它是由不同的材质构成，因为不同的材质，它们的储存条件也就有更高要求。如果只是简单摆放，没有进行后续的维护是不行的，一旦损坏，很难像纸质档案那样采取补救方法将其恢复到原始状态。

（四）管理人员专业能力不足

从事实物档案管理工作人员的专业能力不足，会使得管理效果不佳。管理工作内容单一，没有更多深层次的利用和提升。但是随着时代发展，对管理的要求也原来越高，实物档案管理价值的不断改变，管理人员也要与时俱进，专业素质也需要得到相应的提高。新时期赋予了实物档案管理更多个性化、专业化的特点，综合性的管理人才更加能够符合新时期的要求。新时期不仅赋予了实物档案管理新的内涵，更带来了技术的进步和信息化的传播手段，这就要求档案管理人员拥有更全面的综合素质，具备更强的专业技能，才能够更好地跟上时代步伐[2]。

二、新时期实物档案管理价值分析

（一）实物档案管理是企业精神和价值观的展现

企业在不断发展过程中会形成具有其特色的价值观以及精神文化，这些具有时代印记以及发展缩影的精神会附着于实物档案之上，记录和传承下去，任凭时代发展、时间推移久久不能磨灭。实物档案管理是对企业精神和价值观的沉淀及展现，也是企业发展进程中留下的记忆所在。实物档案不仅是一个奖杯、一个证书，更多的是附着于它们之上的精神和价值观。这种价值会随着企业的不断发展传递给更多的人，为更多的人讲述专属于企业独特的印记。不仅对老员工是一种激励感和认同感，也能够让新员工更快地通过这种形式了解企业的发展历程，认同企业的精神和文化。

（二）实物档案管理能够宣传企业文化

在过去很长的发展时期，实物档案管理工作除记录了企业的文化、成绩，还保留了自身独有的价值观。实物档案这一载体对于企业历史的见证具有举足轻重的作用。企业应定期举办档案展览，充分利用实物档案，让宣传人员对相关实物进行详细讲解，挖掘背后的故事，传递它带来的精神内涵，让参观人员切实感受到由实物档案带来的精神洗礼，增强对企业的认同感。同时，实物档案的作用也应该与时俱进，在高速发展的信息时代应通过高新技术，制作相关软文，在各大软件、微信、网络平台上发表，让企业文化及企业精神发扬光大。

（三）企业实物档案管理具有贮藏价值

企业的实物档案形式多种多样，例如奖状、锦旗、证书、奖牌、奖杯、印章等等，这些物质载体具有非同寻常的贮藏价值。对于企业而言，这些实物不仅仅只是实物本身，更多的是记录了企业的发展历程，展现了企业的精神和文化。这些实物档案具有很强的传承性，同时具有十分重要的纪念意义。除了代表企业荣誉的奖牌、奖杯等奖励性的实物以外，例如企业历年来的不同款式的工装制服、工作证件等也有十分重要的收藏价值，随着时间的推移这些实物的价值也会逐渐提升，是企业的一笔宝贵财富。

三、新时期提升实物档案管理的建议

（一）建立完善的实物档案管理制度

在新时期背景之下，建立完善的档案管理机制是全面做好实物档案管理工作的首要保证，完善的机制可以使企业实物档案管理工作更加系统和规范，企业能够在复杂的背景下更好地做好实物档案管理。在完善制度过程中，企业需要严格考虑到管理的每一环节，打破固有的思维，将管理落实到每一个细微之处，例如实物的收集范围、归档的时限要求、归档流程、交接制度等都需要明确规定，并且应当随着企业业务的发展变化不断地修订和完善。这样做的好处是管理人员可以按照制度来严格执行，避免任何一个环节出现纰漏，这也是对实物档案管理建设工作的保障，让企业的实物档案管理工作走上制度化、规范化的轨道[3]。

（二）重视实物档案管理宣传工作 提高员工档案意识

新时期赋予了企业实物档案管理新的时代内涵，企业不仅要做到对实物管理工作加以规范，更要重视对实物档案管理工作重要性的宣传。企业上下需要共同转变固有观念，提高档案意识，认识到档案的重要性，重视起实物档案所展现的传承和价值。企业员工通过这种方式对企业有一个全面系统的认知，通过浏览实物档案学习蕴藏在背后的企业精神和企业文化。让员工在无形中更多地了解企业，认同企业的精神和理念，才能够更长远地陪伴企业共同成长。

（三）提高档案管理人员专业技能

要想挖掘出实物档案更高层次的价值，从而提升档案的利用效果，就需要档案管理人员具备较高的专业素养和技能。档案人员除了经常参加档案业务培训和学习，还要随时了解掌握企业的业务发展和变化，只有综合素质提高了，才能让档案管理水平上一个台阶，才能更好地适应时代发展，更好地为企业提供优质的服务[4]。

四、结语

新的时期，实物档案管理不能再局限于简单的整理保存工作，更多的是需要企业不断挖掘出实物档案更深层次的意义和价值。实物档案对于企业而言具有时代性和历史性，它见证企业在不同发展时期的阶段性成果，也是企业向外界展示自己的名片，更好地让外界以及内部员工看到企业精神、理念和文化。企业要重视实物档案管理工作的重要性，不断改进实物档案管理的方法，提高管理水平，发挥档案的价值，更好地为企业发展服务，为社会大众服务。