对医院档案管理工作的几点思考

李方佳 天水市第一人民医院 甘肃 天水 741000

一、医院档案管理过程中存在的问题

(一)对档案管理工作的重视程度不够

大部分人对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、存放保管的机械性工作，不是医院的主要工作，不能给医院创造经济效益，只要做到不丢失，不泄密，能应付查档、外调就行了。诸如此类轻视档案工作的思想，表明了大部分人对档案工作缺乏了解。目前普遍存在的对档案管理工作的忽视和误解与新时代下档案管理规范化的要求相去甚远。

(二)医院档案管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，资料、文件的丢失等情况也时有发生，严重影响了档案管理水平和质量。

(三)新形势下的档案安全问题

档案传统安全面临很大挑战，主要表现在档案库房不达标、建设不规范，防火、防盗、防潮、防水、防光、防尘、防污染、防有害生物不到位。内部管理混乱，档案丢失、下落不明、账物不符，档案流落市场、随意买卖。除此之外，档案信息安全也面临着威胁。随着国家信息化建设步伐的加快，信息技术的发展，信息安全受到了严重的挑战，信息失密的案件每年都有成千上万起，防不胜防、查不胜查，很是触目惊心。档案信息安全问题同样如此，如涉密信息、敏感信息上传网络，电子文件的真实、完整、可用和安全等。当前，我国的发展正处于大有作为的重要战略机遇期，但安全环境更趋复杂，安全问题的综合性、复杂性、多变性明显增强。西方敌对势力对我西化、分化、弱化的图谋一刻也没有停止，针对我国的渗透、策划、窃密活动更加猖獗。因此，新形势下的档案管理工作更是一项保密性工作，不仅仅是收集、整理、保管、利用等工作。

二、新时期下医院档案管理工作的几点思考

(一)增强档案管理意识

医院要把员工的档案管理作为日常工作来抓，成立专业部门，明确专人具体负责，实现档案规范化、专业化、科学化。

(二)加强档案队伍建设，加大档案管理相关学习培训

医院档案管理工作要适应新形势的发展需要，必须加强档案管理队伍建设。要加强培训学习，学习档案工作所需的各种新知识、新技能，做到学以致用，理论指导实践，切实把医院档案管理各项工作落到实处，避免出现缺档、漏档以及档案材料丢失等情况发生。要注重提高档案管理人员素质，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

(三)加强档案安全措施

加大对档案安全保密的督查力度。档案管理部门要联合有关法制部门，经常对档案室进行安全保密检查，发现隐患、督促整改。对发生档案安全事故的，要严格追究责任人和领导者的责任。档案管理部门也要经常开展档案安全保密自查，及时排除隐患，堵塞漏洞，严防造成档案损毁和泄密事件发生。

进一步改善档案保管条件。要进一步提高档案库房的安全防灾标准，加快改造或新建、扩建档案库房，并积极采用先进技术设备，从根本上改善档案保管条件，保障档案安全。对因档案库房保管条件不善而造成档案安全事故的，要追究相关领导的责任。

加强信息安全，防止档案信息失泄密。要按照国家规定的信息安全等级标准建立电子文件管理系统和信息内容安全防护体系，执行严格的安全管理制度。档案管理部门要严格对上网文件与档案内容的审查，严防把应保密的文件、档案上传到公共网络上。要加强对内部网络系统、内部使用的涉密计算机及涉密载体的安全保密措施，严防文件、档案在内部传输过程中被窃密。要对重要档案的储存介质进行检验和认证，确保储存介质安全可靠。

加强内部管理。档案管理部门要建立健全并严格执行各项规章制度，确保档案在各个环节的安全。对违反制度的，要严肃处理，以儆效尤。要建立各种应急预案，并经常开展应急处置演练，以确保特殊情况发生时，档案得到妥善处理。要以各种形式开展全员档案安全保密教育，让每个人筑牢档案安全防线，确保档案安全保密。

(四)规范管理，加快档案信息化建设

档案部门要加强档案信息化基础设施建设，按照员工所在科室、职称等进行电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动员工档案的数字和数据库建设，做到随时可查、随要随调。

(五)不断改革、与时俱进

随着社会的进步，时代的发展，档案管理亦更加多样化、复杂化。档案管理设备的现代化、档案种类复杂化、档案载体的多样化等特点决定了档案管理方法要不断改革。只有不断改革、不断创新，才能开创档案管理的新局面。因此，日新月异的时代形势对档案工作人员的科学知识、业务水平、管理能力、办公能力、协调能力等都提出了全新的、更高的要求。档案管理工作要实现规范化、制度化，首先要建立健全档案管理规章制度，做到因地制宜、灵活有效。

(六)重视档案的开发

形式，是档案开发的具体体现，是档案开发的承载载体。利用档案撰写学术论文也是开发档案的一种形式，一种易操作、短平快的形式。一要发现档案的亮点，把档案中的闪光点找出来，把档案的主题思想找出来，并对它进行深度分析，高度评价，让档案亮起来。二要发现档案的重点，让人民明其重点，得其纲领，知其大要。三要善于发现档案的原点。四要善于发现档案的异点。五要善于发现档案的疑点。六要善于发现档案的连接点。开发档案的另一种重要形式是展览陈列，这是各级档案馆开发档案的常用形式，也是重要形式。搞展览，合作对象很重要，要把展览选题和重大政治活动挂上钩，展览地点最好在总共场所。展品要丰富并有吸引力，最好还能讲出故事，展陈形式要新颖，解说词也很重要，展览还可以做成流动性的，到公园、厂矿等，甚至可以办网上宣传，这样可以有更多的受众。档案开发的第三种形式是文献电视片，要与电视台、网站合作，选题很重要，要突出档案的特点，善于讲故事，电视画面尽量找一些有视觉冲击力的，动感性强的画面。开发档案的第四种形式是制作光盘和网络视频。做网络视频，可以做单个专题的，也可以做系列专题的。每个专题，可以多用一些档案，也可以少用一些档案。每个专题，前面可以加一个前言，说明一下为什么要做这个专题，做它的意义和作用，每份档案都扫描成电子版，附上标题和形成时间。

(七)重视档案的利用

合理有效地利用档案是医院发展改革又快又好的一项基础性工作，对于医院发展的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴作用。档案的开发利用应该成为医院抑或是整个体系重要的、不可或缺的信息资源。医院要加强档案基础管理，重视档案的开发利用，实现信息资源的共享。档案工作者要转变工作方式方法，更新工作理念，除了档案收集、整理、鉴定、保管等日常工作以外，更应该着重做好档案的编目、检索、编研等工作，尝试编制较适用的检索工具，建立健全档案检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供档案资料。

档案是信息的主要载体，是主要信息源。管好用好档案对资源开发起着重要作用，医院建立系统、科学的档案管理制度，对其生存和发展极为重要，也是医院协调、有序、高效运行的有效保证。