新发展形势下事业单位办公室行政管理工作的策略

刘志云 盐城工学院 江苏 盐城 224003

任何单位的可持续发展，都离不开与之相关的行政工作，也就是说，保证行政管理工作的效率和质量，是事业单位实现可持续发展的前提基础。而办公室作为综合、全面的办事部门，在事业单位的正常运转中发挥着不可替代的中枢作用。但由于行政管理工作内容多，不仅涉及单位内部的各个部门，还涉及文秘、档案、值班、督察以及信息等其他工作内容，从而导致处理起来较为复杂。因此，结合实际工作，切实提高事业单位办公室行政管理工作的效率和质量，是目前迫切需要解决的问题。

一、办公室行政管理的现状与问题

(一)行政管理制度有待完善

事业单位办公室的工作具有一定的复杂性。在新发展形势下，虽然事业单位为了促进经济的持续发展、满足新经济体制的要求，对办公室的行政管理工作进行了一定的改革与创新，也取得了一定的效果。但是，在社会和经济快速发展的社会背景下，办公室在行政管理工作中难免会出现问题，事业单位办公室行政管理工作的相关制度要明显滞后于事业单位的发展速度以及社会经济体制改革的进程，从而导致办公室的管理制度不能有效适用于实际行政管理工作当中，以至于行政管理中所存在的弊端较大，严重影响和制约了事业单位的进步和发展。

(二)员工综合素质水平有待提高

办公室行政管理部门职工综合素质水平的高低，将直接影响办公室行政管理工作能否有序、高效的开展，两者之间存在必然的联系。但就目前我国事业单位办公室行政管理工作开展现状来讲，缺乏较高综合素质水平的专业行政管理人员，其整体素质较差。由于行政管理执行人员的能力水平有限，导致无法有效保证行政管理工作协调和执行的质量。除此之外，因为办公室工作的特殊性和复杂性，无论是执行、监督或者是服务哪项工作的开展，都需要逐层进行传递，在这个过程中就极易出现浪费现象，从而严重影响工作的效率，导致其工作效率低下。

(三)办公作风建设问题

长期以来，我国事业单位对办公室作风问题一直都是处于严抓严打状态，将其当作发展的战略性任务，在不断的实践当中也取得了不菲的成绩。然而，在新发展形势下，办公室人员的作风建设依旧存在一定的问题，表现在生活作风、工作作风、思想作风等方面。在工作中态度消极、思想保守、不思进取，不能够真实、客观地对自己的工作进行评价，缺乏求真务实精神，甚至有些员工的生活作风极度缺乏自律意识，从而导致办公室行政管理难度大大增加。

二、事业单位办公室行政管理的策略

(一)合理提高员工服务意识

办公室作为事业单位的服务窗口和服务部门，在考虑问题和解决问题时一定要有大局观，要站在全局的角度看待问题，不能将眼光仅局限在某个部门，更不能为了某一个团体的利益而牺牲整个单位的利益。换而言之，就是办公室的工作人员在工作中要严格贯彻落实单位领导的决策，立足于全局去开展工作，从而对各方的关系进行妥善地处理，实现高效服务和参谋。事业单位办公室的行政管理工作，要以事业单位的整体利益为工作之基本，为社会提供服务，避免产生因为管理而管理的此类问题。与此同时，更要突破形式主义的束缚，树立求真务实的意识，对财务支出严格控制，避免不必要的浪费和铺张，并根据单位的实际情况选择相适应的处理事情方法，力求将单位的利益最大化，积极创新与改革传统的管理方式。

(二)明确各岗位职责

事业单位办公室的行政管理工作具有一定的时效性和针对性，但在实际工作中，办公室大部分岗位的设置都是随机、任意进行设置的，缺乏一定的参考性和实际操作性，从而导致岗位之间出现重叠交叉甚至是空白的现象，最终在处理事情和问题时就会出现无人问津或者是多人干一件事的极端现象，造成人力资源的浪费和管理的混乱。由于岗位分工不明确，在出现问题后也无法进行有效的追责，也会大大降低办公室工作人员的工作热情和积极性，在处理问题时互相进行推诿，从而导致原本很简单的问题却难以完成，大大降低工作效率。但是由于办公室行政管理工作的特殊性，领导临时交办的事务也较多，如果不能对各岗位进行精细化的区分，就会导致工作分配的混乱。因此，在设置办公室岗位时，要综合考虑，精细化区分，严格明确各岗位的职责范围，逐渐提高行政管理工作的效率和质量，凸显其针对性和实效性。

(三)加强职员思想作风建设

事业单位办公室这种中枢机构拥有一定的综合管理职能，因此要求办公室职员要具备全面、充足的专业知识，同时还要兼备办公系统自动化技术以及公共关系处理技巧，更要具备过硬的工作作风以及先进的思想意识。由此可见，加强办公室职员的思想作风是多么的重要。首先，要加强办公室职员的政策理论水准，包括对上级进行报告，对下级的行文以及日常事务的处理，都需要职员拥有较强的政策性。需要工作职员在工作中要严格遵守事业单位的规章制度、认真学习党的理论要求和上级文件所传达的精神，从而保证在行政管理工作中能够充分体现单位的核心思想内容，紧靠党的方针路线。其次，办公室的行政管理工作不能只在办公室内进行，要下基层走出办公室，走进其他部门内，切实了解和掌握其他一线部门的实际情况，了解其发展动向和需求，并将其所掌握的资料整理后如实汇报给领导，严格按照规章制度进行管理工作。

(四)增强团队协作精神

由于办公室内部人员所负责的工作范围不同，其职责分工也不尽相同，但是都是属于一个整体、一个团队。有些事情的处理是个人单独就可以进行处理的，但有些事情则需要多人配合才能完成，，因此要加强团队之间的协作精神和观念，建立内部同事之间平等和谐的关系，增强其内部凝聚力，将行政管理工作做好。除此之外，办公室不仅要负责处理日常固定的事物，还要负责临时的传达、收发之类的事务，这就要求工作人员的行政工作能力要非常的过硬，能够统筹全局，在保证重点任务完成的前提下将其他任务完成好，合理安排工作时间和内容，妥善解决相关的问题，以此提供更好的服务。

(五)加强行政管理模式的创新

事业单位要先改善办公室行政管理工作的现状，首先就要根据办公室行政管理的实际情况，找出其中所存在的不足，从而将其结合起来有针对性地对其进行改革，实施相应的改革管理办法。事业单位办公室的行政管理属于幕后工作，因此要甘于做幕后的英雄，为单位的发展贡献自己的力量，提供更好的服务。还要不断加强其廉政建设，因为办公室人员经常出现在领导旁边，办公室的精神风貌能够直接影响到领导的形象，因此办公室人员要做到洁身自好、一身正气、忠于职守、勇于创新，做到勤政、廉政。通过不断对办公室行政管理模式进行优化和创新，以此实现事业单位办公室行政管理的规范化、科学化，优化事业单位对外形象，做好单位内部服务工作，提高行政管理工作的效率和质量。

三、结 语

综上所述，新发展形势下对事业单位提出了新的挑战和更高的要求，办公室作为事业单位的中枢部门，所承担的责任更加巨大，所要处理的工作内容在逐渐增多，其任务非常艰巨。因此，办公室的行政管理人员要充分认识到自身的职能作用和重要地位，加强员工的思想作风建设，提高员工的自身综合水平和职业道德素养，合理优化人力配置资源，不断创新行政管理模式。以此做好相关的辅助、参谋、协调以及保障工作。抓住行政管理工作的重点，推动工作进程的开展，协调好各部门之间的关系。从而不断提升服务的质量，有效发挥自身的管理职能，推动单位全面工作的有序开展。