治理理论视角下企业档案共建共享模式探析*

马生坤 陈莉柴兴转

（1.国网江苏省电力有限公司 南京 210000；2.中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872）

0 引言

20世纪90年代，治理理论随着各国经济和社会发展的变革而逐渐兴起，主张主体多元、过程协同、价值同赋的治理理论被广泛应用于各领域的研究。2015年，“共建共享”一词在党的十八届五中全会中被首次提出，随之被用于指导全民共同参与建设、共享建设成果的共建共享理念，亦成为新形势下指导我国各项事业发展的重要理念。企业档案在现代化进程中，来源逐步扩大，内容日益丰富，价值渐趋拓展，但也面临着档案业务建设与企业高质量发展需求不匹配、档案资源与价值实现不均衡的现实困境，需要思考新时代企业档案如何实现瓶颈突破、改革建新。本文基于治理理论，结合当前企业档案发展现状，思考构建企业档案共建共享的有效模式，以期推动企业档案的业务效能提升与发展模式创新。

1 理论与文献回顾

1.1 档案治理理论

档案治理理论的根源要追溯到治理理论。治理理论起源于20世纪90年代全球各国政府对于经济、政治及意识形态等方面的变化所作出的理论和实践回应。1995年全球治理委员会发布的《我们的全球伙伴关系》对治理理论定义为“治理是各种公共的或私人的个人和机构管理共同事务的诸多方式的总和。它是使相互冲突的或不同的利益得以调和并且采取联合行动的持续的过程”。[1]其特征可概括为主体多元、过程互动、价值同赋、治效共享。2013年，党的十八届三中全会中明确提出“推进国家治理体系和治理能力现代化”[2]，这是治理理论与中国实际相结合的创举，国家和社会各行各业迅速响应和积极贯彻落实，档案实践领域和理论界由此也提出要加强档案治理，档案治理的研究因此日渐兴起。

从现有研究文献来看，档案治理研究内容更多围绕档案治理的概念辨析、内涵特征、研究现状、框架构建、实践路径等。如张帆、吴建华主要辨析了档案治理的概念和研究档案治理体系。[3]徐拥军、熊文景认为要实现档案治理现代化，需要探讨档案治理的理论内涵、价值追求和实践路径。[4]常大伟研究了内涵解析与理论框架构建。[5]李孟秋基于中外档案治理现状，探讨构建了档案治理的认知体系。[6]综合来看，关于档案治理理论的研究目前主要呈现出概念化研究对象、社会化目标指向、多元化治理主体的特征。但目前对于档案治理理论尚未形成统一的认识框架、国内学者对于档案治理理论的具体内容尚未达成共识。档案治理理论的发展是档案领域对国家治理体系及能力变革的积极回应，对转变档案部门本位思想、协同各方联合参与、更好创建及共享档案资源价值影响深远。然而，对于治理理论视角下企业档案的创新管理模式构建还处于开局破题的阶段，仍需进一步探究。

1.2 共建共享理念

共建共享理念作为新时代指导我国各项事业建设与发展的重要理念，主要是指全民共同参与建设、共享建设成果。“共建”是“共享”的前提和基础,“共享”是“共建”的目标和落脚点。其核心思想可以概括为三个方面,即参与主体的多元化、注重发挥协同效应、以公众需求为导向。[7]2015年10月，在党的十八届五中全会上，习近平总书记首次提出“构建全民共建共享的社会治理格局”的思想。党的十九大，习近平总书记再次将“共建共享”深入阐发为“共建共治共享”，并提出打造这一社会治理格局的总体规划。此后“共建共享”理念在国家治理格局革新的带动下，逐渐延伸并应用至各行各业的研究领域。

关于档案共建共享，即指共建共享理念在档案领域的应用拓展。档案信息资源作为社会经济和文化发展的重要载体，长久以来由档案主管部门本位管理，其资源价值的体现往往更多地展现于相关部门，而未能对外界实现价值全面释放。在共建共享理念的渗入下，新时代的档案资源如要发挥更多价值、实现更大效能，则需要多主体参与建设、过程协同互动、成果资源共享。可以说，共建共享是新时代档案事业建设的重要途径，这既是档案事业发展的现实需要,也是未来发展的重要趋势。

学界对于共建共享的研究主要集中体现在信息资源、社会治理、高校教育等方面，研究发现可概括为主体多元、机制共建、价值共享等层面。如马长山通过国家与社会层面、中央与地方层面、多元社会层面的共建共享的推进策略，来塑造双向构建、多元包容、共建共享的法治秩序，从而实现法治中国建设的战略目标。[8]曾维和在新型社会治理格局构建过程中，强调全民参与、共建机制和共享成果的内容体系。[9]赵杰通过搭建“云图书馆”的平台中心，利用其中的本馆及其他成员馆的资源，从而实现用户对于图书馆间的信息资源共建共享。[10]总体上来看，虽然关于企业档案共建共享的专门研究偏少，但其他领域的丰富研究对于企业档案如何构建共建共享管理模式培植了深厚的经验借鉴基础。同时，这一研究领域仍需积极开拓，着力构建高效优化的企业档案共建共享管理模型在未来发展中的重要性将日益凸显。

2 治理理论视角下的企业档案共建共享模式构建

治理理论视角下的企业档案共建共享模式，主要是指通过多主体参与共建、各业务协同共进、档案线上线下资源共享，从而实现更深层次的价值追求，实现企业档案资源价值全面释放、治理模式深层革新、企业记忆文化构建。构建企业档案共建共享模型可以在企业原有的基础设施、组织体系以及业务建设基础上进行体系完善与功能拓展。基于此，本研究在企业档案共建共享模型构建过程中主要遵循以下原则：实用性原则，企业档案共建共享模型的构建应强调实际价值和作用，真正满足业务需求和各方需要；一体化原则，尽可能采用一个集成化平台实现全部企业档案资源共建共享的功能；统一性原则，应打破不同部门、不同类型档案资源之间的界限，建立形成统一有机的档案资源共享体系。

以治理理论为指导，从企业自身出发构建其共建共享模型的起发点在于厘清其含义和目标，同时考虑关于档案共建共享的政策法规、技术、文化等外部环境，从主体、业务、资源、价值等维度探究企业档案共建共享的关键要素与实现路径。

本研究构建的企业档案共建共享模型如图1所示，其主体分为四个层面，即主体共建层、业务共进层、资源共享层、价值共求层。

图1 治理理论视角下企业档案共建共享模型

该模型整体分为内外两层，外层是推动和保障企业档案共建共享的外部环境，内层是企业档案共建共享的建设内容。在外部环境层面，与档案共建共享相关的政策法规为其提供法理依据，数字化、区块链等的应用为其提供技术保障，而治理理论及共建共享理念为其提供学理支撑。在建设内容层面，四个层面逐级推行、相互联动：通过多主体的参与，协同进行业务管理内容的建设，达到资源价值的共享，最终实现企业档案共建共享。

主体共建层，即以企业总部为主导、总部内的档案部门为指导、业务部门和信息化部门及各子公司协同的多主体参与。通过企业总部的总体规划，档案部门对业务部门的指导建设，同时业务部门与信息化部门合作共同助力档案部门，并积聚各子公司的力量进行协同，最终形成资源集中统一的基础和保障，这样的多主体参与模式有助于优化企业结构、释放集约价值。

业务共进层，即各方主体协同建立关于企业的档案实体资源和档案智慧平台。档案实体资源的建设包含四个中心，即资源保管、开放利用、鉴定销毁和文化展示中心；档案智慧平台主要构建智能库房、业务管理、数据开发和资源服务平台。

资源共享层，即档案实体资源和智慧平台建成之后的开放共享。基于档案实体资源，除了收集、存储、著录的档案之外，主要共享创新编研成果，即文化展示中心；基于档案智慧平台，在基础的业务、智能库房、数据库之外，主要共享数字化的档案资源和智慧化的档案服务。

价值共求层，即多方主体通过对企业档案资源共建共享，达到三类价值的共同实现。三类价值主要包括企业档案资源价值全面释放、企业档案治理模式深层革新、企业记忆文化多维构建。

3 治理理论视角下的企业档案共建共享实施路径

3.1 以多方主辅协同实现主体共建

治理理论视角下的企业档案共建共享实施路径，首先是以“多元主体”为核心，此处的主体包含企业总部及其档案部门、业务部门、信息化部门和各子公司。不同于传统的档案部门专管档案业务的本位思想，企业档案的共建共享需要多个主体参与、策略分工不同，整体上呈现为“一方主导、多方协同、共同参与”的主体共建框架。

3.1.1 以档案部门为主导

企业总部对整个企业档案的共建共享进行总体布局及规划，其中档案部门主导建设内容，包括业务内容的管理、规范制度的统一和专业队伍的建设。根据各部门性质的不同，企业总部分类予职、按需赋责，建立上下贯通、内外联动、集约高效的共建机制；通过坚持统一的规划、标准和部署，档案部门指导各方共商共建、协同参与；根据协同部门的定位、规模、功能等，档案部门配以专业高效的档案人才队伍为支撑，组建业务人员队伍，实现集约管理、优化管控。

3.1.2 以业务部门、信息化部门及各子公司为协同

企业档案的共建共享仍需其他主体即业务部门、信息化部门及各子公司的积极参与。与档案部门的指导设计、规划部署不同，其他参与主体基于自身体量轻便或数量众多的优势，更多地需要发挥协同作用，如通过与业务部门的合作建立以实现档案业务流程衔接和内容贯通的业务协同、与各子公司合作以实现档案机构部门协调和集约管控的管理协同，与信息化部门合作以实现科学高效和智慧化个性化的服务协同。

3.2 以资源人才同筑实现业务共进

企业档案在共建共享的过程中，需要以业务内容为中心，以共建方在资源、平台、人才、制度等方面的工作协同来实现业务共进。首先通过多方共同建立线上线下资源平台，搭建起总部规划、各部门及子公司群策群力共进业务的局面，其次通过招聘、培训、分配专业高效的人才队伍到实际工作中开展具体业务，最后通过统一的制度规范和多方共认的行业标准实现跨区共建从而提供制度保障。

3.2.1 共建档案在库资源

档案在库资源的建设需要企业总部制定规划、主导引推，各子公司协同管理、统一搭建。通过在总部设立一个集中的档案实体库房，立足于档案的收集、整理、保管、编研、展示等业务环节共同开展，建立资源保管中心、开放利用中心、鉴定销毁中心及文化展示中心，实现分散档案资源的整合与集中统一管控。根据总部和子公司的不同实际情况，坚持因地制宜、因企制宜、需求优先的思路，但同时需要遵从主导规划，共同利用统一的标准和规范，集合多方优势力量和资源共商，形成档案实体资源集约共建。

3.2.2 共筑档案智慧平台

在建设实体档案库房的同时，以推进档案工作数字化转型升级为契机，加快档案数字化的推进，为打造智能开放的在线智慧平台提供资源基础。基于企业统一管控、高效管理和便捷共享利用的需求与目标，集合共建方人财物和技术优势，建设覆盖公司档案工作全流程的内外联通、高效共享的新一代档案智慧管理平台。通过全面接收和纳入数字档案资源，统一建设面向用户的档案资源服务平台、面向档案员的档案业务管理、智能库房和法规制度平台，从而实现智慧互联、集中管控、综合高效、深层开放的档案智慧平台共建。

3.2.3 协推人才制度建设

档案业务的共同开展需要以统一的制度规范为依托，以专业的队伍建设为保障。首先以实现档案共建中心高效运转和效能发挥为目标，围绕机构设置与运行、资源管理、业务发展、开放与共享利用、队伍建设、安全工作等加强制度共商共建，促进实现业务、管理、资源、服务、人力五方面的协同，继而为档案资源实现跨区共建提供制度保障。其次根据各方共建中心设置的定位、规模、功能等，以高效的专业人才队伍为支撑，组建管理机构和人才队伍，实现集约管理、共建共治、高效利用和科学管控。

3.3 以线上线下共发实现资源共享

企业档案共建的成果亦即共享的对象主要体现为两类内容：以线下资源为中心的档案实体资源和以线上资源为中心的档案智慧平台。档案实体资源旨在通过档案自身的直接价值呈现，来为多方提供最透明、最直接的利用途径；而档案智慧平台旨在通过智能化的服务将数字化资源进行开发增值，并同时实现面向档案业务的管理共享和面向档案服务的信息共享。

3.3.1 档案实体资源共享

通过企业总部与子公司的档案实体资源全面存放与统一管理，建成集中的档案共享中心，发挥好其中的档案资源保管中心、开放利用中心和鉴定销毁中心的作用。同时通过发挥档案资源集约化管理的优势，综合开展知识供给、查阅利用、展览展示（如特定时段开展的展览室、陈列馆等）、综合编研与专题开发等，发挥档案在信息、知识、文化等方面的综合价值，将其打造成档案文化展示中心，从而实现企业及用户在企业文化记忆、档案信息咨询等方面的资源价值共享。

3.3.2 档案智慧平台共享

以档案在线智慧服务为基础，以实现档案资源增值服务为目标，档案智慧平台的共建，需要实现对内对外两个层面的内容共享，主要体现为面向档案业务的管理共享和面向档案服务的信息共享。

对内即通过对接企业各级各类部门档案利用需求，最大限度满足企业各项工作建设和发展需求，基于资源优势和平台优势，打通各级各域各部门之间的壁垒。通过业务管理平台、智能库房平台、法规制度平台的共建，实现便捷高效的业务管理共享、集约优化的档案智能服务共享和标准统一的法规制度共享。对外即通过用户对于非涉密数字档案资源的共享利用需求，实现非涉密档案资源的即时共享和便捷利用，提升档案利用的智能化和高效化。通过共建在线资源服务平台，内设档案信息、数据和知识共享中心，从而实现用户对于档案信息和数据的即时调取、即时共享、即时利用、即时服务。

3.4 以全面共建共享实现价值共求

以企业档案部门为主导、其余部门及下属单位协同参与的档案资源全面共建及成果全面共享，最终推进更深层次的共同价值实现。档案资源的共建共享不应仅为停留在表层或某一局部的共建共享，而应该是全面的深入的实践。通过全面的共建共享推动实现三类共同价值，即企业档案资源价值的全面释放、企业档案治理模式的深层革新以及企业记忆文化的多维构建。

3.4.1 推进企业档案资源价值的全面释放

通过企业档案资源的现代化、集约化、智能化管理，打通多个档案资源拓放渠道，深层全面开发各类档案资源如实体资源和数字资源，从而达到全力释放档案现有及潜在的资考价值、凭证价值以及文化价值。

3.4.2 促进企业档案治理模式的深层革新

基于治理理论的研究实践，通过企业档案在全面深入实践共建共享的过程中，进一步因域制宜并开拓多方主体协同推动企业档案的治理模式创新，如改变档案部门“本位”固有管理模式，联同业务部门、技术部门、信息部门的优势进行资源集约整合，从而实现企业管理模式的多维革新。

3.4.3 实现企业记忆文化的多维构建

通过多主体参与、多业务协同、多资源共享的企业档案资源共建共享过程，保留并研发建构企业独有的发展阶段文化和记忆，从而进一步丰富企业的深层文化内涵，实现企业现阶段对自身记忆文化的传承与未来的进一步发扬。

4 结语

在智能信息化时代，发展中的任一主体不再限制于单方而更关注多方共建，资源的集聚整合也需要各方协同联动，价值在创造之后不再受雇于单一对象而是面向所有对象共享。在多互性、共通性、联享性的信息资源时代中，企业档案必将朝着更加开放、更具活力、更加智能的方向发展。企业档案共建共享模式的革新建设是一项系统的工程，在多主体参与的角度下，还需要在过程中实现协同合作、互推共进，方能实现企业档案资源价值全面释放、管控模式深层革新、事业发展稳步推进的最终目标。