智慧校园建设对高校档案管理信息化的影响与实施路径*

杨云贤

（深圳信息职业技术学院 深圳 518000）

0 引言

智慧校园以网络为基础，综合运用云计算、物联网、大数据、智能感知、人工智能、知识管理、社交网络等新兴信息技术，全面感知校园物理环境，智能识别师生群体的学习、工作情景和个体的特征，将学校物理空间和数字空间有机衔接起来，为师生构建教学、科研、管理和服务等一体化环境，改变师生与学校资源、环境的交互方式，实现以人为本的个性化创新服务。智慧校园环境下，档案管理系统作为智慧校园重要的组成部分，与校内科研、教学等各信息业务系统互联互通，智慧档案管理系统一方面主动向智慧校园的各信息业务系统收集档案信息和数据，另一方面及时根据校内师生及社会各界的档案利用需求，主动分析、挖掘来自各信息业务系统、各种智慧终端的档案信息和数据，实现档案资源的充分开发、有效配置与高效合理利用。

1 国内研究现状

随着大数据、物联网和云计算等技术的发展，基于智慧校园的智慧档案馆建设也日渐迫切。目前国内针对智慧校园与高校档案管理信息化方面的研究主要集中在以下四个方面：一是基于“互联网+”进行高校档案信息资源管理，王树娴从档案信息资源管理工作内涵重塑、档案资源体系构建、“互联网+”新思维的融合创新、高水平档案人才队伍培养、制度保障等方面进行探讨的[1]；李淑华从档案组织体系、制度体系、信息服务体系三个方面建立高校档案管理机制，把高校档案馆建设成为高校信息资源中心，为智慧校园提供智慧化的档案信息服务的[2]。二是基于智慧校园的云计算来构筑智慧档案馆新形态，薛四新讨论档案资源、档案管理业务、档案馆舍设施、档案人的信息生态环境[3]。三是基于当前高校智慧档案馆建设的现状，许振哲等提出应着力建设高校数字档案馆，实现由数字档案馆向智慧档案馆平稳过渡[4]。四是如何依托先进的信息技术，杨旭中探索信息化视域下高校档案管理的创新[5]。研究成果普遍集中在理论探讨和论证，实践总结和操作方面梳理较少，本文结合深圳信息职业技术学院档案信息化建设项目，对智慧校园环境下高校档案管理信息化策略与实施路径进行探讨。

2 智慧校园建设对高校档案管理信息化的作用与影响

图1 智慧校园与高校档案管理信息化系统关系图

高校档案管理的信息化作为智慧校园建设的重要组成部分，与智慧校园建设相互关联，互为内容。智慧校园环境下，档案管理的信息化基于物联网、大数据、区块链、哈希算法、数字认证等技术，以电子档案预归档平台为基础，实现智慧档案管理系统与校内各信息业务系统、智能终端设备的无缝联接，档案管理系统通过电子档案预归档平台与包括校内办公、科研、教学等各信息业务系统互联互通，各业务平台电子文件经预归档平台鉴定后完成归档。一方面，高校档案管理的信息化，包括档案管理系统、电子档案预归档平台、智慧库房管理系统、档案信息发布平台和档案利用服务平台等，属于智慧校园建设的重要组成节点；另一方面，智慧校园的各信息业务系统与智能终端设备是档案管理的信息源头，源源不断为档案管理系统提供档案数据的原始积累，为丰富智慧馆藏、实现智慧档案服务奠定基础，建设全流程的档案管理信息系统，必然要嵌入业务启动之初环节。此外，档案管理系统同时也为高校智慧管理、智慧政务、智慧教学、智慧校内生活、智慧产业以及公共服务提供必要的档案信息资源，为智慧校园的各项具体应用提供更加智慧的档案资源服务，也是智慧校园建设成果的展示和利用窗口。

2.1 校内各信息业务系统自成“信息孤岛”的现象将大为减少。

电子档案预归档平台负责处理来自校内各信息业务系统电子文件及智能终端设备数据的预归档工作，平台基于区块链技术、密码学、哈希算法、时间戳、数字签名、内容鉴定等数据保全和多种数据对接技术，对来自各信息业务系统的电子文件、智能终端设备的数据进行一站式存证，以此实现电子文件及数据的预归档。电子档案预归档平台通过技术接口与校内各信息业务系统对接，并建立基于智慧校园环境下档案信息共享数据库，实现校内各信息业务系统数据有效融通，增强了档案管理对象的关联性。通过电子档案预归档平台，一方面能及时将各信息业务系统中形成的有价值的文件、资料和图表等高效转化为档案信息资源，这些档案信息资源再通过传播利用平台，为校内师生及社会各界提供利用服务，最终形成档案信息资源从收集到有效利用的良性循环；另一方面则通过档案信息共享数据库，打破校内各信息业务系统各自为政的信息孤岛。

2.2 高校档案将形成多元化的收集路径

智慧校园环境下，校内各信息业务系统及智能终端通过电子档案预归档平台与档案管理系统无缝连接。智慧化的档案利用服务与多媒体应用需要多元化的档案收集路径，高校档案的形式不再局限于纸质文件与实物，档案的收集归档也将在原有“被动接收”的基础上，向程序化的“主动捕获”转变。档案管理系统的归档文件及数据将由电子档案预归档平台通过数据接口，根据提前制定的收集规则向校内不同的信息业务平台以及多媒体终端设备主动收集。

2.3 重藏轻用的高校档案管理方式将大为改观

智慧校园环境下，校园的智慧化管理对真实完整数据的实时需求将倒逼档案管理藏用并重，档案管理将从以往的“档案信息收集”向“档案信息挖掘”转变。通过大数据挖掘技术结合人工智能，实现校内科研、教学等各业务平台信息的整合挖掘与利用，提高档案流转效率，使全校师生和社会各界均能合理运用现代信息手段收集、管理、分析和利用数据。

2.4 以服务为导向的理念将促进高校档案价值的实现

智慧校园环境下，智能化的档案信息挖掘工具快速响应校内师生、校外社会各界不同的利用需求，及时根据利用者的需求挖掘其所需档案资源，这有利于贯彻档案服务导向的理念，最大限度的发挥高校档案利用价值。

3 智慧校园环境下档案管理信息化的基本要求

3.1 档案收集全覆盖

智慧校园环境下，校内包括视频设备在内的各类智慧感知终端、包括OA系统、科研系统等所有的校内业务系统都将经过电子档案预归档平台与档案管理系统无缝链接，人工智能、大数据等技术将被应用在档案管理系统当中，校内档案的收集不再局限于传统的纸质档案、实物档案和数字化档案，电子档案预归档平台通过与校内各信息业务系统、各类智能化感知终端的硬件接口，及时主动收集来自各信息业务系统、各类感知终端的电子文件及数据，并进行鉴定与归档。

3.2 归档编目自动化

3.2.1 编目自动化的必要性

智慧校园环境下，档案管理系统编目的目的是建立目录体系，为数据库、数据仓库的设计提供帮助，为应用服务层进行数据发现和定位提供帮助，档案的编目由传统静态的、直接面对用户的方式更多地向动态的、后台支撑的形式转变。

3.2.2 形成统一的档案资源目录库

智慧校园环境下，电子档案预归档平台与校内各信息业务系统、智能终端设备均通过标准接口实现对接，各信息业务系统与档案管理系统之间需要建立对应的数据关系，形成一个统一的档案资源目录库，便于向使用者提供数据资源发现和定位服务，实现不同信息业务系统、不同业务数据资源的共享和管理。

3.2.3 根据设定规则实现编目自动化

智慧校园环境下，目录已不再是用户检索的唯一途径，用户可通过软件工具对关键字、主题词进行查询，这将倒逼档案、数据的编目在对象和手段、目录管理方法以及目录形式等方面有别于传统档案的编目。经电子档案预归档平台鉴定后的归档文件，由档案管理系统根据来自于不同的信息业务系统或终端接口，不同的档案文件或数据类型以及不同的收录时间，按照档案管理系统设定的归档编目规则，实现归档编目的自动化。

3.3 开发挖掘智能化

智慧校园环境下，大数据与人工智能广泛应用在档案管理信息化当中并形成档案综合应用信息系统，依照不同用户的不同需求，依托数据库对档案信息进行自动分类、关键字检索、信息自动关联等功能操作，实现档案信息的收集和智能化挖掘，轻松获取全面、精准的档案信息，保证档案利用数据处理的个性化，实现档案信息开发利用的即时性，降低档案编研与开发利用之间的时间差，增强工作的实效性。

由于不同用户之间的信息相互关联，因此还可根据整个系统中用户的检索情况，通过智能化分析他们之间的联系或工作内容等。最后，档案综合应用信息系统自动将相似的信息进行汇总，并合并成一个档案数据库，通过数据积累不断提高档案开发挖掘的智能化水平。

3.4 利用服务人性化

智慧校园环境下档案利用服务的人性化，通过档案信息发布平台和档案利用服务平台，向档案利用者提供人性化的档案利用服务。

3.4.1 档案信息发布平台

及时通过档案信息发布平台向校内师生及社会各界发布最新的档案信息和编研成果，让更多的人了解到新增加的档案内容，并根据利用者订阅的内容或以往的利用检索习惯，向利用者推送对应的最新档案信息或编研成果。

3.4.2 档案利用服务平台

档案利用者一方面可通过档案利用服务平台检索档案内容或编研成果，另一方面可通过包括手机APP、自助机、pc端等类型的智能终端以在线或现场的方式，办理档案利用的申请、审批、预约和借阅手续。利用者可通过在线场景以及语音提示完成实时审批的交互动作；档案管理系统可根据个性化的利用需求，通过档案信息与数据的智能化分析快速为利用者提供有价值的档案利用服务。

4 智慧校园环境下高校档案管理信息化的路径规划与实践

智慧校园环境下，高校档案管理的智慧化在档案数字化的基础上逐步实施，主要包含如下几个方面：其一是建立电子档案预归档平台，通过预归档平台，完成校内各信息业务系统电子文件、智能终端设备数据及时向智慧档案管理系统归档；其二是建立档案信息发布平台，方便校内师生、社会各界及时了解最新的档案简讯；其三是搭建档案利用服务平台，向档案利用者提供便捷的档案利用服务，充分发挥高校档案的价值；其四是完成智慧档案库房的建设，实现库房环境、库房档案、进出库房人员及库房的各项设备的智慧管控，为档案创造一个安全、适宜的存放环境，确保档案库房安全可靠、节能高效[6]。

4.1 实现档案管理系统与校内各信息业务系统的高度融合

随着智慧校园建设的推进，多数高校已完成包括OA、科研、学籍管理等信息业务系统的建设，这些业务系统所产生的海量电子文件，若以传统的方式进行归档，费时耗力。可采用电子档案预归档平台的方式，通过技术接口实现档案管理系统与校内各信息业务系统的融合，对来自校内各信息业务系统的电子文件进行归档。深圳信息职业技术学院采用的便是电子档案预归档平台的方式，借助区块链技术，确保电子档案预归档平台向各信息业务系统收集电子文件转移、归档的整个过程中，所归档的电子档案符合归档数据真实性、完整性、可用性和安全性的要求。实现档案管理系统与校内各信息业务系统融合的方式，促使档案管理系统与学校各信息业务系统逐步实现互联互通和资源的共享，构建档案信息资源管理和共享平台，实现校内各信息业务系统的增量电子文件通过预归档平台进行归档。

4.2 规范校内各信息业务系统电子文件归档的标准

档案信息资源是智慧校园信息资源建设的重要组成部分，档案管理部门规范各信息业务系统电子文件归档到电子档案预归档平台的处理流程, 存档信息包的数据结构、命名规则,统一各信息业务系统电子文件归档的标准，重塑业务流程，形成新型档案信息化体系。

各信息业务系统电子文件归档标准，首先是电子档案命名规则和存储目录的标准化，一方面便于实现电子档案的编目自动化和快速检索，另一方面则是便于实现电子档案的共享；其次是规范各信息业务系统电子文件和各类数据的归档范围，并制定对应的鉴定与归档标准，确保实现各信息业务系统电子文件归档自动化，以及归档文件的真实性；再者是电子文件归档技术手段标准化，各信息业务系统的电子文件在归档之前，业务系统与档案管理系统先通过握手信号进行确认，在电子文件归档的过程要严格执行先加密、后解密、再鉴定的流程，确保电子档案归档的安全性、完整性和可用性。深圳信息职业技术学院的电子档案预归档平台，采用预分类管理的方式，通过通用数据接口配置文件，规范各信息业务系统电子文件归档标准，对从不同来源采集、收集到的数据采用预分类管理，工作任务将按流程设置的步骤运行并支持图形化的跟踪监控、检索、高级检索、查看全部、导出数据。

4.3 构建服务导向的档案利用体系

只有提供有效的利用服务，才能体现档案真正的价值，实现档案信息资源的充分共享，是档案开发利用的发展趋势，充分体现档案的以用为本。

构建服务导向的档案利用体系，其一，要拓宽档案信息的发布渠道，发布渠道包括并不限于智慧校园档案信息专区、档案馆（室）公众号、学校内部智慧屏等，方便师生及社会各界及时了解到最新的档案信息；其二，要拓宽档案利用的业务窗口，包括网上及学校线下的利用申请窗口和业务咨询窗口，便于利用者咨询及办理档案利用服务；其三，要根据利用者的利用需求，通过智慧校园的档案管理系统，多维度挖掘档案信息，向利用者提供个性化的档案利用服务。以此同时，再结合利用者的利用需求，加大需求相对应档案的收集，实现档案藏用循环的闭环管理。

深圳信息职业技术学院的档案利用业务功能可根据实际的业务流程，图形化的工作流程定制，实现档案协查的申请、处理及查看全程在线维护，便于用户及时获取协查结果。可按照档案分类库检索档案数据，支持二次检索和全文检索结果分类统计，便于利用者进一步的结果筛选，缩小检索范围；目录检索可根据关键字对电子文件的内容和目录中，著录项的信息两个方面进行匹配检索。权限范围内的电子文件可直接在线阅读查看；不具权限的电子文件可加入暂存架提交借阅申请。利用服务还包括多媒体文件检索、专题数据利用推送、在线阅览等功能。

4.4 档案管理软硬件的智慧化建设

智慧化的档案管理软硬件由电子档案预归档平台、档案管理系统、智慧库房管理系统、档案信息发布平台和档案利用服务平台构成。

4.4.1 电子档案预归档平台

电子档案预归档平台，对来自校内各信息业务系统的电子文件以及各智能终端的数据进行鉴定与归档，经电子档案预归档平台鉴定的各项电子档案及数据再存入档案管理系统归档。

电子档案预归档平台采用技术接口的形式与校内各信息业务系统、各智能终端无缝对接，借助电子化、自动化、智能化的档案数据采集、整理、存贮系统，通过权限设置，实现对来自校内各信息业务系统需要归档电子文件和各智能终端数据的收集、鉴定与归档。预归档平台基于区块链、数字签名、哈希、时间戳、密码学技术开发，对来自各信息业务系统接口的每一份电子文件归档的整个形成过程中的每一个环节均打上标签，满足档案数据的不可篡改、可溯源、安全可信以及分布式储存、保护隐私等要求，实现电子文件归档全程的存证、固证。电子文件归档之后可溯源、保证数据完整性，以及具备不可抵赖性。

4.4.2 档案管理系统

档案管理系统采用集成共识机制、储存数据、加密算法、P2P网络协议、侧链技术及智能合约等技术，实现如下主要功能：其一是对来自电子档案预归档平台电子档案进行自动编目；其二是根据使用系统的人员，根据系统配置的权限实时进行智慧化管理与授权；其三是根据利用者的利用需求，采用人工智能算法，开展档案资源的深度挖掘。

4.4.3 智慧库房管理系统

档案库房管理系统包括实体档案智能管理系统、智能环境监测调节系统、智能密集架控制系统和库房管控系统，对库房档案进行全方位、立体化的集中保护和管理，实现档案库房管理的智慧化。实体档案管理系统采用物联网技术结合系统软件，实现纸质、实物等档案的入库电子信息标签的登记，以及档案出库的全自动记录；智能环境监测调节系统主要用于监测库房包括空气质量、温湿度等方面的信息，并根据设定的环境质量指标，自动调节库房环境；智能密集架控制系统将根据档案的查阅和出库指令，直接打开存放档案对应的密集架，方便档案管理员调用实体档案的出库；库房管控系统负责对库房环境、进出库房的档案以及人员进行全方位的智能管控，遇到紧急情况触发报警信息，确保档案库房的安全。

深圳信息职业技术学院的档案管理信息化建设首期项目，实现库房密集架管理、实体档案借阅、库房安全检查、库房温湿度记录等功能，并对库房实现实体的网络化视图展示，档案管理员可以按照库房的结构搜索查看档案的在库状态、对档案进行入库和移库操作，并通过调取库房温湿度数据，形成库房温湿度监控曲线。

4.4.4 档案信息发布平台

档案信息发布平台负责最新高校档案内容简讯的编辑、汇总与发布，同时提供订阅功能。是社会各界和校内师生获取最新的档案信息和编研成果简讯的阵地，平台的内容通过高校官网、公众号、APP等实时发布，并与档案利用服务平台相互链接，及时引导有需要的利用者申请利用服务。

4.4.5 档案利用服务平台

档案利用服务平台包括信息推送、档案信息检索、档案信息借阅利用、利用审批等功能。档案利用者可通过包括APP、web客户端或自助设备等多种方式，申请使用档案利用服务，既可通过档案利用服务平台订阅自己关注的档案内容，还可使用档案利用服务平台检索或发起档案利用服务，档案利用服务平台完成对利用者的身份审核和审批后，根据利用者提交的需求，为利用者提供档案信息挖掘服务，并将利用结果以利用者提前确定的方式发送给利用者，利用者可以足不出户使用档案利用服务。

档案利用服务平台要真正实现高校档案信息资源的开放与共享，不仅要立足本校馆藏优势，更要突破界限，联合其他院校构建互联、互通、共治共享的高等院校信息资源库。通过档案利用服务平台，为各校师生、社会各界提供丰富的教育教学、科研文化等资源，实现从“专用资源服务”向“大资源服务转变”。

5 结语

高校智慧校园建设完成后，各信息业务系统互联互通，校内各信息业务系统自成“信息孤岛”的现象将成为历史。智慧校园环境下，智慧化的用户身份识别认证、用户授权与权限管理将是包括档案管理在内的各信息业务系统管理信息化的标配。作为智慧校园重要组成部分，档案业务管理从收集、编目、编研、利用等的整个档案全生命周期的各项工作方式以及对应的业务流程将发生质的变化，尤其是档案信息化中的智能化档案信息挖掘工具以及智慧化的档案利用服务平台，将更有利于贯彻档案服务导向的理念，更有利于提高档案的利用效率，提升高校档案的社会价值，进而在社会经济建设中发挥高校档案的经济价值。