高校学生档案行业标准制定研究*

王静 张宝爱 曹勤民

（1.山西工商学院 太原 030006；2.山西农业大学 晋中 030801；3.山西大学 太原 030006）

学生档案真实记录了学生的成长经历和学校对学生的培养过程，是学生由学校走向社会后形成干部人事档案的基础内容，是用人单位全面考察、了解、选拔聘用人才的重要依据，是组织部门对干部提拔任用的重要条件，学生档案的管理直接影响着干部人事档案的质量与利用。为了加强学生档案管理，充分发挥学生档案的参考凭证作用，确保学生档案齐全、完整、真实、可信，从根本上解决学生档案管理工作中存在的问题，高校学生档案行业标准的制定势在必行。

1 问题的提出

随着高等教育普及化、大众化发展，我国大学生入学人数逐年攀升。目前，我国高校在校学生达三千多万，每年有近千万毕业生，他们的档案是形成干部人事档案的基础。但多年来，高校学生档案的管理一直是参照《干部人事档案工作条例》进行的。之所以参照该条例管理高校学生档案是在无法可依情况下的无奈之举，尚不属于依法办事行为，主要原因是学生档案规范管理制度不健全。2008年出台的《高等学校档案管理办法》（教育部27号令），在第十五条“文件材料的归档范围”中，增设了“学生类”，把学生类档案纳入高等学校的归档范围，统一管理学生档案[1]。然而学生档案管理人员在实际工作中发现，“学生类”档案和其他类目档案在形成、归档、整理、保护、统计和利用上都存在很大的差异，日积月累，这种差异所积淀而成的问题和矛盾日益凸显。

国内档案学者分别从多个维度对高校学生档案管理存在的问题进行了研究。张晓对《高等学校档案管理办法》的具体实操存在质疑，认为学生档案归口到档案机构管理，给档案机构带来巨大的压力，且不符合科学的管理思想，这对于落后于高校教育事业发展的高校档案工作来说，是个严峻的考验，值得商榷[2]；宁惠云剖析了学生档案在管理中存在的问题，强调了档案管理方法落后，缺乏科学的管理流程和体系，在解决对策中指出国家教育、人事、档案等相关部门应当结合当前学生档案现状，制定科学合理的管理制度、试行标准[3]；张鑫楠指出了在新形势下，学生档案管理存在制度不健全、管理落后等问题，并建议从国家层面完善学生档案管理制度[4]；曹勤民提出了高校学生档案长期存在转递不安全、不及时、不准确的问题，并建议要为高校学生档案的管理和转递立法[5]；笔者也从不同维度提出了高校学生档案在管理和转递中存在的问题，并提出了合理化建议，但解决问题的根源归根结底在于高校学生档案行业标准的出台[6][7][8]。

众多研究表明，高校学生档案的问题集中体现为：档案管理机制不健全、管理的方法落后，转递方式不合理，缺乏科学合理的管理制度、试行标准，建议为高校学生档案的管理和转递立法，从国家层面完善学生档案管理制度。

2 调研结果分析

通过大量查阅学生档案管理相关文献，结合管理现状，本次调研编制《高校学生档案规范管理研究问卷调查》，调研对象包括“双一流”院校、地方公办本科院校、公办高职院校和民办本科、高职院校（含独立学院）。问卷调查设计分析完成后，邀请基金项目组课题成员进行预调查，对设计题目中存在有歧义、表述不清楚、无设计价值的题目进行调整，对修改后的问卷进行公开发布。

本次调研问卷共有16题，共发放300份，收回有效问卷181份。其中“双一流”院校54所，占比29.83%；地方公办本科院校89所，占比49.17%；公办高职院校25所，占比13.81%，民办本科、高职院校（含独立院校）13所，占比7.18%。对所收回问卷，从管理机制、转递方式、宣传工作、信息化建设、档案丢失拆开及建议五个维度进行分析研究。

2.1 学生档案工作管理机构情况

经调查发现，学生档案由档案管理机构统一管理的占46.41%，由学生处、就业办管理的占36.46%，由各院系管理的占17.13%。（见图1）

图1 高校档案机构设置情况

由于《高等学校档案管理办法》是教育部和国家档案局联合出台的，所以为大部分高校默认，学生档案的管理由各高校的档案管理机构统一管理，但也仍有一大部分高校认为这一说法很模糊，因此有的由学生处、就业办管理，有的由各院系管理。而这样的管理方式经常因管理不专业、工作内容不规范、人员更换频繁而导致问题百出，且由于机构职能不明确，学生档案工作也存在管理落后、秩序混乱的不良现象。

2.2 学生档案转递方式情况

调查发现，学生档案的转递方式有中国邮政（EMS）、本人自带、机要转递和其他方式四种，参与调研的高校在档案转递方式的选择上呈多种方式同时进行。其中以中国邮政（EMS）、本人自带、机要转递为主要方式。中国邮政（EMS）方式转递尤受青睐，占比76.24%；本人自带转递占比33.7%；机要转递占比28.73%；其他方式占比8.84%。（见图2）通过对高校办学层次和转递方式的选择进行交叉分析后，发现各高校在档案转递方式的选择上呈多样性。（见图3）

图2 学生档案转递方式占比

图3 学校层次和转递方式交叉分析

究其原因为没有行业标准，因此各高校在转递方式上形式多样，而有些是学生自己选择转递方式，致使在转递中常会出现自带之后被告知必须邮寄；采取邮寄转递却被拒收，要求本人自带转送，这种拒收的现象也会增加学生档案遗失的风险。上述现象，使得高校档案管理机构的工作非常被动。

2.3 学生档案宣传工作情况

为使档案工作顺利有序进行，各高校均面向学生开展形式多样的宣传工作。调查结果显示，高校通常采用的宣传方式有网上通知、讲座宣讲、专题展览和自媒体小视频和其他形式，其中网页通知占比59.12%，举办讲座占比31.49%，专题展览占比30.39%，制作小视频占比9.39%，辅导员通过口头、班级群等其他方式占比54.14%。（见图4）“双一流”院校、地方公办本科院校、公办高职院校和民办本科、高职院校（含独立学院）所依赖的方式并不一致，倾向于依托互联网、新媒体的宣传方式。（见图5）

图4 学生档案宣传方式占比

图5 学校层次和宣传方式交叉分析

由于各高校对学生档案工作的重视程度不一样，且人员配置、学历、职称等都存在较大差异，所以各高校在学生档案宣传工作的开展上存在参差不齐,呈现出学校层次越高，开展学生档案宣传工作的种类越多，频次越高的现象。

2.4 学生档案信息化建设情况

信息化建设是信息时代所有行业的一项基础工程，对于基础数据和动态数据体量庞大的学生档案工作来说，信息化建设更是必不可少。然而，目前高校学生档案的信息化工作却不尽如人意。调查发现，有学生档案管理软件的高校占比仅25.97%，无软件的高校占比74.03%。（见图6）能够对学生档案材料全部扫描的高校仅占8.29%；做到学生档案目录信息化高校占38.12%；未开展信息化高校占62.98%，大多数高校学生档案管理仍处于传统的手工管理状态。（见图7）

图6 学生档案管理软件使用情况占比

图7 学生档案信息化工作开展程度占比

总体上，高校学生档案信息化建设薄弱，双一流高校能够做到学生档案材料全部扫描也仅占18.52%，而其他层次的高校就更少了。（见图8）对学生档案材料开展信息化，完成纸质档案和电子档案双套制保管，可以很好的适应数字环境下档案的保管利用。

图8 学校层次和信息化开展的程度交叉分析

2.5 档案丢失、拆开情况

每年毕业季，档案丢失、拆开情况时有发生。调查发现，存在档案丢失、拆开现象的高校占23.2%。（见图9）采取的补救措施有核实情况，再次密封，对档案丢失的能补的尽量补或提供佐证材料等方法。通过这一现象，暴露出学生档案在管理中存在很大的问题和漏洞，且不是个别现象。

图9 有无学生档案拆开现象占比

针对学生档案管理中存在的问题，对教育部和国家档案局是否应当制定专门的学生档案管理办法进行调查统计，结果显示97.79%的高校建议教育部和国家档案局应当出台专门的学生档案管理行业标准，且增强标准的可操作性和指导性。（见图10）由此可见，出台高校学生档案行业标准势在必行。

图10 国家是否应当制定专门的学生档案管理办法

在研究过程中，将高校层次和学生档案相关制度、定岗定编、学历、职称、业务培训进行交叉分析，发现学校层次越高学生档案管理人员学历、职称越高，参加业务培训的次数越多，学生档案工作做到定岗定编和制定制度的比例也越大。

通过问卷调查发现，仍有部分高校存在学校不重视，不能做到专人专管，且由于管理人员没有经过专门的业务培训，大多是相互参照着干，导致学生档案在管理中存在档案材料漏装、错装、档案丢失、档案拆开等很多难以弥补的问题。

3 高校学生档案行业标准制定建议

通过对高校学生档案管理现状进行调查研究分析，了解高校学生档案管理现状，发现学生档案在管理中存在的问题及解决问题的有效措施，具有一定的研究意义。整体上,对调查问卷内容进行不同维度的交叉分析科学合理，发现了目前高校学生档案管理中的现状和存在的问题，可以为出台高校学生档案行业标准提供参考，促使学生档案管理工作更加科学化、规范化、制度化，为干部人事档案管理奠定良好的基础，为国家的用人机制提供参考依据。

此外，为体现出台高校学生档案行业标准的可行性和迫切性，在问卷设计时专门对教育部和国家档案局是否应当制定专门的学生档案管理办法进行调查，结果显示97.79%的高校认为有必要。对学校层次与是否应当制定专门的学生档案管理办法进行交叉分析，得出100%的双一流高校认为有必要。（见图11）

图11 学校层次与是否应当制定专门的学生档案管理办法交叉分析

这也充分说明：即使是双一流高校也迫切需要出台高校学生档案行业标准，以解决学生档案在管理中存在的各种问题。为此，建议制定出台高校学生档案行业标准，内容包括以下几个方面。

3.1 健全管理机制

由于《高等学校档案管理办法》中并没有明确学生档案工作管理机构的隶属关系，使学生档案在档案管理中处于比较尴尬的地位。建议提出由“档案管理机构”统一管理学生档案，且对学生档案管理人员依据在校学生数量做到定编定岗[9]，明确学生档案管理人员的岗位职责、工作流程，并形成合理且严格的管理档案人员的相关制度，促使档案管理人员依据规章制度办事，更加使档案管理工作严谨细致。所以对学生档案管理人员提出以下几点建议：

3.1.1 纳入学校的考核体系

高校应当重视学生档案管理工作，提高对此项工作的关注度，并将学生档案工作纳入学校年度工作目标考核体系，进行严格考核，考核合格后方可参加档案系列职称评聘。同时，学校也要采取一定的激励措施，进一步调动档案管理人员的积极性与主动性，使其有计划、有目标的完成自己的工作。

3.1.2 增强管理人员业务能力

高校定期对学生档案管理人员进行业务培训、指导、监督，提供档案管理人员外出培训学习的机会，加强与其他学校的档案管理人员交流，拓宽档案管理人员的工作视野，提高他们的档案素养，更新相关理念及技术，用最先进的方式管理学生档案，提升管理人员的专业技能与业务水平。

3.1.3 避免管理人员的流动

高校管理人员的频繁流动不利于学生档案工作的连续性，学校应避免频繁更换学生档案管理人员，减少流动率。一个新的档案管理人员需要耗费时间去了解熟悉学校档案管理工作的流程，还需要耗费时间去适应新岗位，同时也不了解学生的档案信息，这些都会影响档案管理工作质量，耗费时间和精力。

以上的建议可以更好地使高校学生档案工作形成一个良性的闭环，确保高校学生档案工作的科学化、规范化、标准化。

3.2 统一归档材料

学生档案作为形成干部人事档案的基础，其质量和材料的规范性必然有着严格的标准。但在实际工作中发现，各高校学生档案工作都是自成一套体系，没有规范和标准。例如，档案内反映学籍情况的表格，有着不同的名称，名称有《新生学籍登记表》《学籍卡》《毕业生学籍登记表》《学生登记表》，他们记录的内容不同，所发挥的作用也不尽相同。对此提出以下几点建议：

3.2.1 加强对档案的分类管理

高校学生档案的分类管理可以分为横向管理和纵向管理，横向管理是将不同类别、不同问题的学生进行管理，将正常毕业、休学、留级、退学学生的档案进行分类管理；纵向管理是对不同届学生的档案要分类管理，按届进行分类，可以按照系别，专业，班级进行整理归档，便于档案的查阅、利用。

3.2.2 统一归档材料的内容及名称

将档案内的材料形成一个完整的目录，依据该目录进行归档整理，规范材料的内容，形成有序的材料放置顺序。明确材料用途，使学生档案归档材料标准统一，内容和名称规范，便于用人单位更好的了解和掌握学生的信息，为干部人事档案的审核奠定扎实的基础。

3.2.3 完善归档流程

明确归档流程，避免档案管理人员在归档过程中出现遗漏，影响档案的完整性。由于学籍异动导致的信息变化，学生档案管理人员需及时掌握学生异动信息，注意及时规范整理，完善档案资料，全部归档，学校各部门之间要有序配合，提高归档的质量和效率。

3.3 明确转递方式

档案是计算工龄的一个重要凭证，且《就业报到证》的“报到期限”是一个月，为毕业生个人利益着想，应当尽快为毕业生办理档案专递。目前，大学生就业渠道已经多元化，并且国家也积极倡导大学生自主创业，因此毕业生档案转递方式应充分体现出以学生为本，安全高效的管理理念，进一步统一规范毕业生档案的转递方式。当前，高校毕业生档案转递方式主要有机要、邮寄、自带，结合当前毕业生的就业现状及转递中存在的实际问题，这些方式都各有利弊。建议可采取以自带方式为主，同时根据接收档案部门的要求，辅之以邮政EMS渠道转递，学生能够更好地掌握自己档案的去向，使高校学生档案的转递更加高效、阳光、透明。

在档案转递过程中一定要严谨，防止转递过程中出现差错。同时，学校要形成严格的档案转递流程及相关规章制度，让档案管理人员严格按照档案转递规章制度办事，并保证全过程公开透明，方便学生随时掌握自己档案的去向。

3.4 注重质量管理

高校学生档案质量管理是学生档案管理的重要环节，在实际工作中，用人单位常会出现要求学校补充相关材料或出具证明。例如，用人单位要求根据中组部归档范围，学生档案内必须要有档案转递通知，如果没有就必须要出具说明。但事实上，档案转递通知是否必须装入学生档案内并没有明确的界定，且各高校由于转递回执的回转数量太少，很多高校都不装入档案转递通知。所以，建议参照中组部干部人事档案归档材料，出台高校学生档案行业标准，确定归档范围，归档具体内容、质量、保管利用的要求，为干部人事档案的管理奠定扎实的基础。

3.5 提出信息化要求

随着档案信息化建设的开展，学生档案工作面临的信息化问题也日益凸显。在北京、上海、浙江等地区，有些人才机构已经着手在做人才信息的大数据分析和人才征信服务，包括人才总体态势分析，城市的人才结构以及人才的需求。可见，传统的学生档案管理模式已经不能适应时代的发展和工作的需要，学生档案的管理需要依托学生档案管理系统，开展学生档案的数字化建设。对于高校学生档案信息化数字化的重要性体现在：

3.5.1 开展学生档案信息化建设

档案信息化可以大幅度提升档案工作的工作效率，起到事半功倍的效果，节约档案管理的成本，提升档案的服务利用效率。对于国内的大部分高校来说，档案管理是一项不显眼却起着至关重要作用的工作，档案管理水平的高低，将直接影响档案的价值。传统的档案管理模式有可能会影响高校的现代化建设。

3.5.2 持续推进学生档案数字化

高校学生档案数字化，有利于档案原件的保护，将学生档案数字化写入相关标准。参照《DA/T 31-2017 纸质档案数字化规范》，对学生档案材料进行数字化加工，在收集纸质档案材料的同时，为每份学生档案材料建立数据库，便于做出统计，利于查阅利用。例如学籍卡、成绩单、录取新生名册等材料，将这些馆藏档案进行数字化加工，提升各项信息技术所具备的价值，为高校各个部门的决策制定提供重要参考和提出可行性意见。

建议在做好纸质学生档案管理的基础上，实现对学生档案管理的信息化、标准化，服务便民化，提升档案公共服务能力，提高服务质量和效率，实现云上互联互通。

3.6 加强档案宣传工作

学生档案一直以来对大家都是一个谜，大家并不知道学生档案里面装有什么？学生档案里的材料对自己有什么样的重要性和作用？学生档案传递的具体流程是什么？针对这一现象，档案部门通常会利用国际档案日和毕业季等重要时间节点，开展学生档案宣传工作，例如开展专题讲座、举办展览、网页通知、制作小视频等。以便增强相关人员保管学生档案的意识。因此，针对开展高校档案宣传工作有以下两点建议：

3.6.1 保证档案信息安全

在21世纪的今天网络发展的速度日渐加快，网络之间，网站之中的漏洞比比皆是。在进行档案宣传选择网络平台，社交平台的时候，要优先确保平台的安全稳定，针对可能出现的问题制定相应的应急预案。在信息发布时，建立多层审查层次，确保信息准确。网络平台的日常维护，要严防黑客的攻击以及账号被盗等问题的发生，对于用户进行抽查和访问前的安全性确定，积极部署防范软件，及时升级病毒库，确保宣传途径的安全性。

3.6.2 坚持正确宣传方式

在新时期高校档案宣传工作中要坚持政治原则，向着正确的政治方向努力前行，建立高校档案宣传制度，明确档案宣传方式，分步骤多层次的提升宣传工作的科学化、规范化、有效化。加强线下实体和线上网络宣传平台的建设及管理，构建线上加线下的档案宣传体系，以适应新媒体环境下高校档案宣传工作。

但是，由于受条件和水平的限制，仍会存在宣传工作不到位的现象，所以建议出台高校学生档案行业标准，通过具有法定权威性的文件，提升大家对学生档案的认知，同时也使得学生档案工作人员有法可依，填补学生档案管理制度的空白。

通过对高校学生档案管理现状进行研究分析，了解当前高校学生档案管理现状，针对学生档案在管理中存在的问题给出了解决问题的具体建议，具有一定的研究意义。但调查问卷在设计时，缺乏信度和效度的检测，同时调查问卷在发放时存在各层次学校分布不均的问题。如果能避免这些问题，再对调查问卷内容进行不同维度的交叉分析，针对学生档案管理的现状和问题进行深层次的研究，结合当前新形势、新挑战，出台配套的高校学生档案行业标准，不仅能解决实际存在问题，同时也能促使学生档案管理工作更加科学化、规范化、制度化。

学生档案是学生学习、生活、工作等轨迹的缩写，也是用人单位了解一个学生学习成绩、在校表现、实习经历、奖惩情况等方面的重要资料。现在学生考研、考公、出国、找工作时都需要审查学生的学生档案，并且依据档案记载的真实内容作为了解学生，选择人才的重要依据。纵观国家档案治理，已具备比较完善的档案法律法规体系，但高校学生档案管理工作缺乏标准规范。高校学生档案工作人员都是依据经验，参考着干，然而用人单位在对干部进行审核、提拔查阅档案时，发现干部人事档案存在多种问题，且这些问题的根源主要是高校学生档案形成的不规范所致。因此制定高校学生档案行业标准，笔者从高校学生档案的管理机制、归档内容、质量管理、转递方式、信息化要求、档案宣传工作等方面提出具体、可操作性的建议，充分发挥学生档案的参考凭证作用，确保学生档案齐全、完整、真实、可信，从根本上解决学生档案管理工作中存在的问题，为干部人事档案管理奠定良好的基础，也为国家选人用人机制提供真实可信的依据。