如何做好重大突发事件的档案处置工作

2021-03-08 05:17敖音毕力格
科学与财富 2021年31期
关键词:重大事件

敖音毕力格

摘 要:天有不测风云,重大突发事件的出现往往带有突然性和不确定性,想要能够尽早地控制突发事件所带来的影响以及事件后果进行处理,除了要依靠党的领导之外,能够及时的查询历史档案,从档案当中寻找出处理该突发事件的历史借鉴,为上层决策提供理论依据也同样重要,甚至可以说档案处置工作的效率能够直接影响到对重大突发事件初始处理和后续结果。因此为了能够进一步提升档案处置工作的效率,文章中将深入研究目前在处理重大突发事件时办案处置工作中仍然存在的问题,并给出相应的解決策略。

关键词:重大事件;突发情况;档案处置;完善机制

引言:重大突发事件发生时所附带的突然性和不确定性会对当地有关部门作出应对措施的决策时造成阻碍,在这个时候能够通过档案来了解相关事件的处理经验,给上层决策提供一定的理论依据,能够迅速控制事件造成的影响,这也是此次研究工作的重要价值。

一、重大突发事件发生时档案处置工作中出现的问题

1.1站位不明确

在突发事件发生时,应对的速度往往能够决定该突发事件对人民群众生命财产造成的影响有多大,而目前由于档案部门在相关单位当中处于末端部分,往往在突发事件发生了一定周期之后,一些档案部门的工作人员才能够得到信息从而作出反应,或者是有部分档案人员缺少了主观上的参与意识,没有能够跟随中心工作的延伸提供及时的档案服务,这也就影响了上层对突发事件作出决策的速度和准确率。

1.2机制建设不完善

在重大突发事件发生时如何让档案部门参与进来的机制建设不够明确完善,这也直接导致了档案部门的工作人员,即使想要提供档案服务也无从下手,因为不清楚工作流程和工作机制,贸然参与到集中反而会给事件的应对工作带来阻碍,如何建设出合理的档案部门服务机制,让档案部门能够实时跟进突发事件的处理工作,是目前急需解决的重点问题。

1.3基础建设薄弱

档案的处理工作和档案的运用效率都离不开基础建设的支持,如专业人才储备不足、设施落后、数据库建设不完善等等,没有基础建设的支持,连档案的保存工作都会显得更加困难,在遇到突发事件的时候,根本就没有办法作出反应。

二、重大突发事件发生时档案处置工作的具体对策

2.1提高档案查询的速率,为科学决策提供历史借鉴。

要让档案工作能够为重大突发事件的应对处置提供帮助和理论依据,当务之急首先要解决的就是提高档案查询的速率,让档案部门能够以最短的时间完成信息的筛选和分析整理,让有关部门和上层的管理层,能够在第一时间从档案信息当中寻找出历史中处理相关事件的一些经验和需要注意力的问题,从而评估出处理突发事件的具体措施和所要调动的人力物力,让突发事件所造成的影响,能够在第一时间受到控制。可以采取分类管理的方式,将所收集的档案进行分类处理,将不同类别的档案信息,让不同的部门进行管理,在发生突发事件的时候,只要能够分析出该事件所属的类别,就能够第一时间从该部门调出档案。然后迅速进行筛选分析。

2.2 要综合利用档案,为应对处置工作提供专业档案服务。

在提高了档案查询的速率之后,接下来要做的就是需要能够建立出让档案部门全面跟进突发事件处置工作的工作机制,让突发事件的处理变得系统化,也让档案部门能够发挥出更大的作用。首先是先从档案部门所建立的档案室中查询与所发生突发事件有关的文件,进行档案整理,及时为相关部门提供理论依据;其次是建立跨地合作机制,在处理突发事件时发生了该地区没有的档案文件的时候,能够及时从其他地方的档案部门取得帮助,开启跨地档案查询的绿色通道,避免了跨部门调动档案在各种程序上所浪费的时间。最后要及时公布有关档案,编写与重大突发事件有关的史实读本、手册、图册等,普及相关防护知识。

除此之外,应当学会灵活运用当前互联网时代所提供的便利,建设互联网档案平台,要及时提供线上查档服务,除开展电话查档、网络查档、代查档案服务外,还要充分利用数字档案馆(室)、门户网站、手机客户端、微信公众号等快捷线上服务平台,积极推行查档服务“网上办”“掌上办”。如国家电网利用数字档案馆,提供电网建设项目、重要客户、突发事件应急处置档案查阅约4万余次,为疫情防控期间的档案远程利用提供了有力支撑。

2.3全面收集相关的文件资料,保存记录

在重大突发事件发生时固然是国家与人民的一场灾难,但对于档案部门来说,同样也是一次宝贵的经验,在处理完相关事件之后,最重要的就是考虑如何保存在此次突发事件的相关处置工作中,所产生的各种文件资料。无论是资料的保存还是对档案的应用,都必须有完善的档案资料库。首先是官方的资料文件,可以借助线上平台和在处置工作的时候所建立的跨地域档案查询通道,进行档案信息共享,在确保能够让其他部门也能收集到第一手官方材料的同时,也能够借助其他地区档案部门的反馈来证实文件材料的可靠性。

除了官方所出示的文件材料之外,一些非官方的文件材料,同样也有收集的价值和必要,为了能够节省经费和提高档案保存收集的效率,在收集非官方的文件材料的时候,可以采取网络众筹的方式,由官方出示对档案征集的需求,利用已建设的线上互联网档案平台,发动全国人民为专题档案数据库的建设提供珍贵的数据,开发非官方的档案资源,进一步完善档案文件资料库的构建。

结语:综上所述,重大突发事件的处置工作的关键,就在于能够在第一时间消除该事件所带来的不确定性,在第一时间将其进行系统化的处理,档案部门想要能够及时参与,到对突发事件的处置工作当中就需要对相关的档案进行分类处理,提高档案查询的速率,然后建立相关的线上平台第一时间控制不良信息的扩散,避免人民的生命财产受到进一步的损害,最后是要完善档案数据库的构建,能够及时保存所发生的重大突发事件中所产生的文件材料,让以后再处理该事件的时候能够做到可追溯、科学化地处理。

参考文献:

[1]供需平衡视角下的突发事件档案管理——兼谈《重大活动和突发事件档案管理办法》的实施 [J]. 孙军.  档案与建设. 2021(05)

[2]重大突发事件档案应急管理研究 [J]. 邱志鹏,刘永,吴雁平.  档案管理. 2021(05)

[3]基于共建共享的重大突发事件档案资源整合策略 [J]. 李琼洁.  城建档案. 2021(10)

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