加强高校兼职档案员队伍建设的路径探究

孙佩雯

（上海政法学院，上海 201701）

随着高等教育事业的飞速发展，高校在培育人才的同时，还承担着科研、交流等多项任务，档案工作量急剧增加，虽然高等院校的档案材料由《高等学校档案管理办法》（教育部令第27 号）进行了详细的分类，但是要科学规范化地做好高校各职能、教学部门的归档工作，不仅需要档案部门的专职档案员，还需要各部门及其工作人员的积极配合。在27 号令第十条中规定：“高等学校应为高校档案机构配备专职档案工作人员。”因此，高校档案员队伍一般就形成了档案部门的专职档案员与各部门的兼职档案员的组合队伍。要想完成每年各部门所有的归档工作是离不开兼职档案员的积极配合的，但是就目前来看，初任兼职档案员的多是部门行政人员或部门新人，档案工作中往往会出现材料收集难、 部门立卷存在不规范等现象，如何做好兼职档案员的培养，做好高校档案收集工作，做好高校档案保管工作，为全校师生提供更好的档案利用服务，这是一个亟待解决的问题。

1 高校兼职档案员队伍现状

1.1 高校兼职档案员存在的必然性

做好档案工作最主要的在于档案材料的收集，高校档案存在种类繁多、材料流转过多等特点，如何全面、完整地、规范化地收集各部门的档案材料，关键在于各部门的兼职档案员。档案部门的专职档案员对各部门每年的实际工作、 活动等并没有详细了解，无法时刻掌握归档材料的情况，而兼职档案员是各部门的实际工作人员，直接参与部门的工作，对部门的工作情况都有更为直接和全面的了解，对于档案材料的形成与收集有着更为便捷有利的条件。

高校职能教学部门众多、 所形成的档案门类较多，数量巨大。档案工作的基础是档案收集，没有完整的档案材料的收集，档案的服务利用、档案的价值体现也无从谈起。档案馆藏是由各职能部门产生的，是由兼职档案员大量工作的汇总。可以说，高校的兼职档案员往往是各部门的内勤行政人员，他们直接参与了文件合同的起草、流转，掌握着大量的一手资料，兼职档案员在日常工作中对这些文件材料的收集与整理直接影响了年度的归档工作。专兼职档案人员彼此相互促进、 相互合作才能保证学校档案材料收集的完整性、系统化和规范化，才能更好地为各部门提供查档利用服务。

1.2 高校兼职档案员的现状

档案工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管与利用等多方面，需要档案员具备相应的基本素质。再加上档案工作的特殊性，也要求档案工作人员在从事档案的过程中需要具备坚定的思想政治立场、良好的职业道德素质、全面的知识储备、较强的能力素质以及与时俱进的创新能力[1]。

作为一名档案工作者应当自觉遵守党和国家有关档案工作的法律政策，时刻谨记作为档案人的职业道德，熟练掌握档案业务与部门各项业务工作，协调好档案部门与各部门之间的衔接，从实际工作中发现问题、解决问题，寻求档案工作的新突破。现阶段，高校各部门的兼职档案员多是部门内勤行政人员，他们主要在基层岗位上，虽参与部门各项行政工作，但也是身兼数职。目前也没有法律法规对兼职档案员的岗位职责、工作规范、晋升激励等进行明确的规定，因此在兼职档案员队伍的建设中还是存在一定的问题。

2 高校兼职档案员队伍存在的问题

2.1 人员流动性大，兼职队伍不稳定

兼职档案员往往具有流动性大的特点，这主要是由于以下几方面的原因：（1）合同性质的问题。为了维持高校工作的正常运作，除了体制内的在编工作人员外，还有许多派遣制工作人员，这些工作人员并不直接与高校签订合同，是由第三方派遣机构进行合同签订，这也就是平时俗称的非编人员，他们往往都承担着较多的部门行政工作，人员缺少归属感，工作繁多，从而造成了人才的流失。（2）由于部门岗位的调动造成的人员流动。一般高校行政、教学部门有几十个之多，部门之间的人员调动较为频繁，再加上部门调整、增加，这些都会使得工作人员出现变动，从而加大了兼职档案员队伍的不稳定性。（3）由于人员的退休、晋升，使得兼职档案员一直不停出现更换。各部门档案工作往往都是兼职为主，一旦教职工原本的工作岗位、职称职位发生了变动，对其兼职的业务也会产生影响。而档案员的频繁更替会造成归档工作无法衔接，影响正常的档案工作。

2.2 身兼数职、难以兼顾档案工作

各部门各学院的档案员往往都是由部门领导指派的，通常情况下都是办公室秘书、行者流转人员兼任。众所周知，档案工作从认识到熟练掌握是需要一定的时间的沉淀和工作经验的积累的[2]。档案材料的收集与整理需要静下心来做，要消耗较多的时间与精力，而这些被指派的兼职档案员往往本身就已经承担了相当大的工作量，一人多用，身兼数职，承担着许多本职工作，一到每年归档的时候又会措手不及、无暇应接。再加上很多教职工本身并不具备档案专业背景，对高校档案工作制度没有足够的了解，应对每年的归档工作相当乏力。尽管兼职档案员也希望能将档案工作做好，但是由于手头上的各种事务，没有足够多的时间和精力将档案工作完成得更好。

2.3 档案工作积极性不高，效率不足

兼职档案员工作积极性不高，一方面，表现为归档意识不够强。归档意识不强不仅是兼职档案员存在的问题，更是职能部门存在的问题。各教学职能部门的教学、科研任务都较为繁重，忙于本职工作的时候常常会出现，需要查档的时候才会想到归档工作，忙起来的时候就将归档工作放到一边的现象。部门及部门领导对档案工作得不够重视也会直接影响兼职档案员对待档案的工作积极性和态度。另一方面，表现为对归档工作的懈怠。档案管理工作对于各部门的档案员而言是兼职、是暂时的，相对于本身的岗位职责来说，显得并不那么起眼了，这也就影响了档案员的工作积极性。也就是说，档案工作不会成为兼职档案员主要的岗位职责中的一部分内容，不会为其晋升、绩效及考核带来特别大的影响，因此兼职档案员就会对归档工作出现懈怠，对归档的效率造成影响[3]。

3 加强高校兼职档案员队伍建设的路径

《中华人民共和国档案法》（2020年6月修订）第35 条规定：“各级人民政府应将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。”因此高校档案的信息化建设刻不容缓，面对新形势下档案法提出的要求，高校档案工作还需要在制度建设、信息化建设、监督利用以及人才培养上不断加强和完善。但是就目前高校档案队伍建设的情况来看，专职档案员普遍较少，档案收集工作依靠兼职档案员，尤其是在档案法对档案信息化提出要求后，如何做好档案资源的电子化工作的同时要保证档案的实体安全与信息安全，这不仅要依靠制度健全同时也需要人员的保障。但是就目前兼职档案人员文化知识、年龄结构、专业水平参差不齐，且岗位变动过于频繁，这对档案工作的有序开展、档案信息化进度造成一定的影响。因此，有计划、有针对性地培养、建设一支高素质、相对稳定的专兼职档案人员队伍，不仅是学校发展所需，更是为档案法规定下做好档案信息化工作打下坚实的人才基础。

3.1 加大档案宣传力度，强化档案意识

从兼职档案员角度而言，兼职档案员的个人思想和态度会直接影响该部门档案工作的情况，因此提高兼职档案员的思想，强化兼职档案员的归档意识是提高高校档案服务质量的关键因素。从部门整体角度而言，档案工作并不是一个人的事情，做好档案工作要依靠整个部门的力量，从部门领导到每个工作人员都应当认识到档案工作与自己息息相关，都有责任为做好档案工作尽一份力。

高校的各级领导尤其是学院、 职能部门领导应意识到高校档案工作在学校发展中所起的继往开来的作用，把档案工作列入学校整体事业发展的规划之中，为档案工作的建设创造良好的工作氛围，为兼职档案员树立好正确的档案观念[4]。根本上要转化观念，强化自己的档案意识，把档案工作当作工作的重点，调动全体教职工重视档案工作。在学校大环境中应当加强档案宣传力度，加大对档案法等档案相关法律规章制度的宣传，可以通过展板展示、档案专题宣传、知识竞赛等方式强化归档意识。

3.2 强化档案专业培训，提高专业素养

随着网络信息化的飞速发展，档案也呈现出电子化归档趋势，为了适应新形势档案工作的开展，为了做好各部门每年的归档工作，提升高校档案管理与利用的水平，提高兼职档案员的专业素养，加强档案队伍建设刻不容缓。专职档案人员可以定期地开展档案培训工作和业务指导工作，不定时地与各立档部门交流工作情况，指导和检查相关档案的归档情况，做到及时沟通，及时处理，及时指导。

除了专兼职档案员之间的交流指导之外，兼职档案员的自身专业素养会直接影响到归档工作的质量，因此要结合高校实际情况，重点加强兼职档案的档案专业培训，并将其经常化、制度化。培训以专业知识教育为主，同时在业务素质和综合能力的培养上下功夫。一方面，可以建立健全培训机制，如定期对兼职档案员进行业务培训、 档案新政策新趋势的宣讲、邀请档案学专家举办讲座等。也可以针对兼职档案人员流动性大的特点，可以定期加入对新上岗人员的重点培训，帮助他们熟悉和掌握档案相关的业务规范，了解档案工作流程。另一方面，理论与实践相结合。让档案人员在学习到档案专业知识的同时，进行实践操作，在实践中检验理论知识。不定期进行档案业务操作技能比拼等，让新老兼职档案员都能熟练掌握归档的方法与技能，有计划、有重点地使兼职档案员的业务素质得到提高，同时适应了档案工作发展的新趋势。

3.3 制定激励政策，调动工作积极性

规范归档工作，调动兼职档案员工作积极性，建立健全兼职档案员工作流程和规范，实行档案责任制，并制定相应的激励政策[4]。档案工作存在不规范、兼职档案员工作积极性不高的根本原因还是在于缺少政策性的指导。因此要从工作流程与激励政策两方面进行入手，全面调动兼职档案员的工作积极性。

（1）工作流程上，制定相关归档政策与流程。高校应当根据自身实际情况，根据档案法的规定对各部门归档范围根据实际工作业务范围进行修改，让各部门及兼职档案员在档案的收集以及归档过程中有法可依，让档案质量更为标准化和规范化。（2）激励政策上，高校层面以及档案部门应当在明确档案责任制的同时，积极主动地探索兼职档案员的奖惩与绩效管理机制。所谓明确档案责任制，是指明确兼职档案员的岗位职责，落实档案工作责任到人。在此基础上建立和完善兼职档案员年度考核机制，将其归档工作量列入岗位职责中，定期对归档质量进行考核，可以与个人年度考核和部门考核相结合。将归档情况的质量和数量与绩效考核挂钩，并将这一机制体系广泛应用到各立档单位的年终考评工作中；对兼职档案员进行业务能力、收集范围、档案整理等多方面的考核，对于出色完成归档工作的兼职档案员进行反馈与表彰； 也可以进一步将归档工作与个人晋升相结合，将兼职档案员的职称评定也纳入相关规章制度之中，以此来调动兼职档案员的工作积极性，保证兼职档案员队伍的稳定性[5]。

档案管理是需要全校上下所有人长期共同努力的工作，只有不断提高档案工作人员的素质，才能进一步提高档案的质量； 只有全校所有教职工共同重视归档工作，才能提升归档效率；只有实事求是，用于创新，以科学技术为支撑，才能不断提高高校档案管理的水平，丰富档案资源建设，积极推动档案管理事业现代化的建设[6]。