大数据背景下机关事业单位档案管理效率提升策略探析

杜雷

摘要：机关事业单位主要承担政府职能并提供公益服务，每天都会产生大量的文字、数据和表格信息，这些既是机关事业单位的工作记录，也是机关事业单位的履职依据，具有重要的借鉴和指导价值。档案管理工作中信息收集、整理、储存都需要耗费大量的财力、精力，传统的档案管理方式严重阻碍了管理效率的提升。近年来，国家高度重视机关事业单位的档案管理工作，陆续出台了若干政策，支持、引导、鼓励机关事业单位利用新的技术手段解决档案管理效率低下的问题，为加快其档案事业发展提供了有力条件。各机关事业单位借助大数据背景开展档案管理工作，能有效压缩管理时间，减少人、财、物的浪费，使档案管理工作更加精细化、效率化。

关键词：大数据技术;机关事业单位;档案管理

引言

在大数据背景下，事业单位的档案管理也应当顺应时代的发展发生变化，电子档案管理水平在时代背景下得到提升，同时在促进事业单位发展及提升事业单位整体管理水平中具有重要意义。因此事业单位档案管理开展的过程中应注重提升相关人员的电子管理专业化水平，更新管理理念，与时俱进，紧跟时代发展步伐，不断优化管理，以促进我国电子档案管理水平更上一个台阶。

1重视人事档案管理的作用

人事档案为什么会这么重要？这与人事档案中的干部档案有着紧密的联系，2018年12月17日中组部在北京召开的全国干部人事档案工作会议传递出的信息中，我们就会明白人事档案是极其重要的，管理干部人事档案是为了保证用人清清爽爽，扎实推进制度化、信息化建设，取得正本清源、教育干部、深入人心的效果，为培养选拔全心全意为人民服务的干部提供有效的服务。所以，建立有效、准确、便捷的干部人事档案是十分必要的。我们在工作中也要关心关爱干部人事档案工作者，激励和引导他们政治坚定、坚持原则、忠于职守、甘于奉献、严于律己，以便于为新时代干部人事档案工作做出更大的贡献。

2大数据背景下机关事业单位档案管理效率提升策略

2.1做好人才培养

专业的人干专业的事是社会的普遍共识，档案工作离不开专业的档案工作人员。要做好档案管理服务工作，其一，机关事业单位需要招聘专业的档案管理工作人员;其二，加大对现有工作人员的培训力度，要系统化、专业化和精准化培训，达到基础理论知识和专业服务技能逐步提高，鼓励专业技术人员走出去参观交流或参加学术会议，开阔眼界，增长知识和技能;其三，创建研究型学术团队，邀请专家进行科研意识和科研能力培训，为职业能力提升和职称晋升打好基础。

2.2建立完善大数据档案管理系统

机关事业单位档案管理中大数据技术的应用，应找准着手点，从建立完善数据档案管理系统入手，有序推动档案管理方式的变革。机关事业单位的档案管理系统设计必须立足自身实际，设计符合本单位管理需要的数据信息系统，并充分考虑系统内档案一体化的需要，打破信息壁垒，促进档案资源的信息共享。一方面要形成真正完整的技术应用模式，对于机关事业单位部门之间或区域之间的档案信息实行统一标准化管理，建立共享制度，开放共享端口，避免信息交互缓慢造成信息孤岛，影响档案的利用开发效率。另一方面要做好对于档案信息大数据平台运行效果的测评，对于建设和使用过程中存在的问题，要及时反馈和分析，把握出现问题的成因，促进大数据档案管理系统不断优化。

2.3优化档案管理体系

首先，事业单位在进行档案资料的收集、整理及提取环节时，应将事业单位的实际情况作为基础，采取综合管理的形式，进行科学管理。在大数据时代的发展背景下，全面落实相关的评价机制，督促相关人员转变传统档案管理方式，接受新的管理理念及手段，真正与时俱进，与各项任务的具体实施相结合，对各项管理制度进行不断完善，督促有关人员充分调动工作的积极性。其次，实施电子一体化的管理模式。两种档案管理方式各有利弊：传统管理方式难以保存海量数据，但也具有固定的管理优势，因此不容忽视;虽然电子数据管理在安全保护方面存在一些不足，但它可以實现海量的数据保存、数据添加、删除及快速查询，并具有很高的效率。因此，在大型数据网络查询系统和互联网查询系统中，机密信息及重要信息不可录入互联网查询系统中，通过裁判员的分流使信息安全防护水平得到提升。同时事业单位管理者还要根据不同部门的员工人数以及部门属性安排工作任务，并制定出与之相关的工作目标和注意事项，建立合理的奖惩制度，对档案管理部门每一位工作人员的工作细节进行严格规范和监督，切实加强档案管理工作的细化目标和要求，如针对人事档案资料的管理，就需要搜集员工的工作简历、个人基本信息等，如财务档案资料管理则需要关注企事业单位的财务报表、经营状况等等。此外，还需要对档案管理的每一个环节进行严格要求和监督，包括档案资料的搜集、档案的补充、档案的整理、档案的鉴别、档案的移交以及档案的借阅等具体环节都需要做好详细记录，以便日后进行查询。

结语

在每个事业单位中，档案管理工作都非常重要。只有运用科学的方法进行正确的档案管理，才能使这个公司机关进一步得到发展。所以在这个社会飞速发展的时代，每个事业公司或机会要想站稳脚跟，就必须不断地通过实践来完善公司机关的档案管理制度，不断进行创新，顺应时代的潮流，充分利用互联网的优势，严格要求档案管理的相关工作人员，提升他们的整体综合素质，只有这样，档案管理事业才能顺利地开展，文书档案才能得到真正的利用，整个公司机关的业绩才能稳步提升。

参考文献

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