行政事业单位存货管理现状及改进对策

蔡雅丽

根据2021年4月1日起施行的《行政事业性国有资产管理条例》的规定，凡是使用财政资金形成的资产都属于行政事业性国有资产，包括存货，所以行政事业单位应以问题为导向，加强存货的日常管理。

存货是行政事业单位国有资产的重要组成部分，存货占用资金的大小，周转速度的快慢，直接影响到单位的财务状况。加强存货管理能更全面反映政府资产负债状况，是贯彻党中央、国务院“过紧日子”有关要求的客观需要。

自2019年全面实施新的政府会计制度以来，很多行政事业单位存在重固定资产管理、轻存货管理的现象，在存货管理上存在着以下问题。

1.存货管理的意识有待提升。在实行双基础、双分录、双核算的政府会计制度两年多以来，存货的管理没有得到足够的重视，购买的低值易耗品没有一个较为完整的入库出库流程，库存物品领取具有随意性，容易造成浪费、滋生腐败。政府机关重视单价1000元以上的固定资产的管理，对未达到固定资产标准的存货不够重视，对各科室使用存货没有一个使用数量、使用物品的统计，容易造成重复购买。

2.缺乏存货信息系统。信息化管理落后，数字化程度低，存货的领取仍然依靠纸质记录或人工记账，没有详细记录存货的数量、品种、类型、质量等信息，无法汇总各个部门的使用信息，无法为下一年的采购预算提供明细数据。

3.存货周转效率较低。存货是单位的一项流动资产，存在着一段时间后使用的特点，占用了单位大部分的流动资金，是单位休眠了的资金。有些行政事业单位存在着重视购买而轻视管理的思想，存货采购缺乏计划性，随用随买，采购超量时有发生，容易导致库存物资积压，存货周转效率较低，资金使用效率不高，同时堆积的很多废弃物品也增加了仓储费用，造成了国有资产的浪费甚至流失。

4.缺乏专职专责的采购人员、保管人员和验收人员。新的政府会计制度下对财务工作的要求越来越细致，但新的工作要求并没有对应编制的增加，还是传统的收付实现制的人员配备，缺乏固定编制的专职工作人员。很多工作人员身兼数职，或者采取购买服务或临时聘用人员的形式，或者使用学历低、年龄大、身体弱的工作人员，库存管理人员整体专业素质不高，造成存货管理工作没有连续性，采购部门与验收部门、保管部门无法相互独立，管理难度和管理成本均上升。

1.强化信息化建设，实现物料全程追踪。行政事业单位应重塑平台结构，打造一个数字化管理平台，一个信息共享和沟通交流的平台，实现数据共用、资源共享。该平台可以分成三个模块，分别是政府采购模块、存货管理模块、存货对账模块。在政府采购模块，各个科室的物品使用人可以制作请购单，将该请购单发送至采购人员，采购人员可以编制订购单。在政府采购系统订购所需要的物品时，同时生成采购时间、采购数量、单价、金额、物品名称、类别、型号等信息，该政府采购系统可以直接连接到存货管理模块，这样就可以高效统计物品的所有信息。在政府采购系统中还可以设置安全库存数量、库存最高数量、库存最低数量，当达到库存警戒线数量时，系统自动发出提醒，采购人员可以补充库存。等到采购物资到货时，由专门的验收人员进行验收，并在存貨管理模块登记验收记录，并通知保管员办理入库手续。各个科室领用物资时，保管员要办理出库手续。在存货管理模块可以建立各业务科室之间存货的共享机制，对存货进行统一调配，提高资金的使用效率，同时也能避免重复购买造成的资源浪费。该数字化管理平台可以生成物品的库存金额、库存天数、责任科室、责任人员等信息，对物品进行全程定位追踪。还可以将该平台延伸至财务部门，便于财务人员对存货的会计核算和核对。

2.制定绩效指标。如何衡量存货的周转效率？企业的存货周转效率=销售收入/平均存货成本 ，对行政事业单位而言，我认为衡量存货周转效率的指标有库存天数、库存金额、库存周转效率、过剩库存数量、滞留库存数量、废弃库存数量等等。在政府机关，如果申请科室的预计使用数量为100件，而库存只有50件的话，则库存周转率就为2。如果申请部门的预计使用数量为50件，而库存有100件的话，则库存周转效率就为0.5。库存周转率高、滞留库存数量少则资金流量的效率就高，可以将该结果作为确定员工薪酬的依据，为各个科室的绩效考核乃至整个单位的绩效考核提供硬性指标，超过规定的存储量，要追查原因，落实相关责任人，并妥善处理。作为政府财政资金的监督者，审计部门可以将存货周转效率纳入行政事业单位的领导干部任期经济责任审计工范畴，严格监督存货的管理。

3.plan-do-see。存货管理不是一个单一的管理，而是要结合整个单位的经济业务进行的管理。在存货管理模块中添加预算编制模块，各个业务科室做好下一年的预算安排，准确预测物品的需求量。如何才能做到准确预测呢？一是可以根据库存模块系统上一年的数据，并依据当年的工作量进行调整。二是采取指数平滑法，按照月份或季度，滚动预测下一个月份或季度的需求量。各个科室为存货制定合理的计划，并根据计划执行，然后检查其结果并作出评估，为下一年的存货预测提供依据。

4.供应商维护。JIT（Just In Time）是一种旨在降低库存、优化利用资源一种生产组织方式，通过整合供应商，把JIT系统与供应商的JIT系统联结在一起，将有利于保证物资供应的及时性和可靠性，以最大限度的逼近零库存。所以，行政事业单位可以将大型超市，比如天虹、麦德龙、华润万家等纳入政府采购的范围，政府采购系统可以直接连接各大超市，共享行政事业单位和超市的库存信息和需求预测，采购人员可以直接在政府采购系统订购所需要的办公用品，由超市送货至单位。行政事业单位应加强与外部供应商的合作，尽量缩短交货周期，对于日常的办公用品和办公日用品可以要求超市1个小时内送货上门。设法以最少的库存运作，可以削减与存货相关的成本，减少仓储、验收作业，管理仓库所需的人员也能够相应减少，节约仓储费用，使得财政资金使用效益得到提升。

针对上述问题和对策，我们拟定了一个行政事业单位的库存管理方案。

1.仓库规划管理：确定物资保管场所、安排保管场所的布局，划分码放区域，制作分区分类保管的货架，按货物种类和性质分区，同类物品集中存放，按照商品在仓库的周转率来安排储位，周转率越高应离出口越近，货物堆码要求整齐合理，尽量将存货存放在一个地点。

2.物资验收管理：制作统一格式的物资验收单，根据不相容职务相分离的制度，由保管人员以外的验收人员负责对所有入库货物的质量、数量、包装、规格、外观是否完好、完整、有无已经使用、锈蚀、破损痕迹等方面进行全面检查；入库验收结果为合格的货物可以贴上“合格”标签，不合格的货物则记录下来，并上报采购部门及相关领导。

3.物资出入库管理：保管员根据验收人员的验收报告、采购人员的入库单办理货物的入库手续，保管员要认真核对入库单上的品名、规格、包装及批号等信息，核对无误后将入库单信息输入系统，可以通过条码技术或者射频技术将货物的信息进行批量录入，计算机系统自动更新存货明细账，并与采购订购单核对。对于一些自动化程度较高、货物进出频率高的周转仓库应考虑采用电子标签，利用射频技术对货物库存信息进行近距离读写，以提高入库环节的工作效率。物资出库要填写出库单，出库单需经科室负责人签字证明。物资出库时要按照先进先出的原则发放物品，保管员要复核物资名称、数量、规格及批次等，并在出库单上加盖“货已付讫”。为全面、真实、准确的反映货物入库、出库及结存的动态，仓库必须为每一种货物建立仓储管理明细账。仓储管理明细账应详细反映库存货物的进、出和結存情况，利用数据库技术对全部货物的库存进行动态管理。

4.物资储存及盘点：时刻监控仓库的温度和湿度；根据物资属性选择正确的、科学的方法进行防霉、防腐、防虫处理。库存物资要定期盘点、临时盘点，按照货物的价值、重要程度、出库频率分成不同的等级，分别制定不同的盘点计划。按照不相容职务相分离的原则，由独立于保管人员之外的其他人员编制存货盘点计划，确定盘点的范围、重点、方法与时间安排，检查存货，填制盘点汇总表，将存货盘点结果与存货明细账进行核对，证实账实是否相符，如出现不符，应作出盘盈、盘亏记录，并及时查找原因。在存货盘点过程中，还应注意存货质量、有无失效、锈蚀、破损、毁损或变质的情况。

5.仓库安全管理：仓库需要配备灭火器、消防栓、高温感应器消防设施，所有仓库职工都要严格遵守保卫制度，禁止非本库人员擅自入库，仓库一律严禁吸烟。

综上所述，存货的管理水平直接影响了政府的形象，政府机关应加强存货的管理，提高存货周转率，进而提高整个单位国有资产的周转效率，营造高效运行的工作氛围，促使厉行节约、反对浪费的节约型政府的构建。

（深圳市南山区会计核算管理中心）

参考文献：

[1]于蔚，李倩.《政府会计制度》下公立医院接受捐赠的会计处理.财务会计，2021（03）：73

[2]张陆燕.企业存货的内部控制.财经问题研究，2016（6）：74-77.