论国有企业人事档案电子化管理风险与对策

林仲城

摘 要：在信息化时代背景下，国有企业人事档案电子化管理工作符合时代发展要求，但不能忽视其中存在的网络安全风险隐患。这里结合自身从事企业人事档案管理工作的经验，在分析了人事档案电子化管理的优势的基础上，多角度探讨了国有企业人事档案电子化管理常见风险，并有针对性提出了国有企业人事档案电子化管理风险的防范策略，希望对全面提升国有企业的人事档案管理水平有所帮助。

关键词：国有企业;人事档案;档案管理;电子化管理

在国有企业的深化改革实践中，企业人事档案管理工作则是全方位反映及考察员工的重要依据，也是企业改革发展中的重要方面。在信息化时代背景下，电子档案符合时代发展潮流，在企业管理中体现出可利用程度高、使用便捷及利于保护的特点，是国有企业实现信息化发展的必经之路，也是当前企业人事档案管理的方向所在。结合国有企业的档案管理的实际情况，在人事档案的电子化发展中依然存在着一系列的问题，本文结合自身从事国有企业档案管理的实践经营，从实际出发，重点探讨了如何加强国有企业人事档案电子化管理水平应该注意的问题。

1 人事档案电子化管理的优势

1.1储存量较多

在传统的人事档案的纸质化管理过程中，肯定会造成存储信息量受到限制。在基于信息技术背景下的大数据、云计算等技术帮助下，能有效满足较大的人事档案的存储量要求，从容量的角度来看已经远远超过传统的纸质存储模式。

1.2 易于分类

考虑到国有企业所涉及到比较庞大且复杂的人事档案，应积极开展一系列的分类管理工作，方可以体现出档案管理的优势。只有充分保障发挥出信息化档案管理平台的作用，方可以全面保障结合实际需求来自动化、数字化分析人事档案，实现其分类的更加合理及科学。

1.3应用方便

在传统的纸质档案管理实践中，往往存在着资料查找难度比较大，档案信息的总体利用率偏低。借助于档案的电子化管理的优势，能借助于关键词搜索，在最短时间内进行精确化检索，大大提升人事档案应用效率。

1.4 提升工作效率

在传统的纸质档案管理模式下，涉及到大量的人力劳动，还会造成容易存在各种各样的错误，整体工作效率偏低。借助于电子化管理模式的方式，能在最短时间内实现高质量的人事档案管理工作，并由于没有采用纸张，还能体现出一定的环保性，有利于社会发展的可持续化发展。

2 国有企业人事档案电子化管理常见风险

2.1 物理网络安全风险

结合国企的电子档案的管理情况，涉及到一系列的物理设备，诸如键盘、硬盘、计算机系统等，这些直接关系到人事档案的电子化管理的水平。一般来说，主要涉及到如下方面。一是，在自然环境方面，如存在着暴雨、地震等极端天气的影响下，会造成硬件设备可能存在着损坏的问题;二是，在人员管理方面，尽管开展电子化人事档案管理中涉及到人力内容不多，但由于操作人员的信息化水平不高，也会造成存在着的一定的风险性问题。

2.2 内部网络安全风险

在信息化时代背景下，特别是开展国有企业的电子档案管理的实践中，从网络安全的角度出发，主要涉及到外部网络和内部网络等方面。具体来说，体现在如下方面。一是，员工整体的安全理念意识不强，只有保障员工具有较强的信息综合素养，方能有效处理各种信息安全隐患;二是，部分档案管理系统平台存在着随意安装软件应用，配置硬件设备等情况，各种移动设备为工作提供了便利，但随之会带来一定的风险，造成病毒传播而出现计算机内部数据被破坏或者遭到窃取，严重影响人事档案管理水平。

2.3 外部网络安全风险

结合国有企业的网络信息安全管理要求，应避免内部网络和外部网络的连接，有效避免信息泄露问题出现。但部分员工在实际工作中，存在着内网和外网连接的情况，这样也意味着人事档案资料的安全隐患问题。由于系统存在着漏洞问题，这样会造成不法人员信息存在着窃取风险隐患的问题，另外，如果计算机系统中存在着安全防护措施不到位的情况，则容易造成信息数据资料受到攻击，轻者会造成信息泄露，严重会造成计算机瘫痪的问题，严重影响到企业的电子化档案的安全性。

3 国有企业人事档案电子化管理风险的防范策略

3.1 提升对物理网络的保护

在开展国有企业的人事档案的电子化管理的实践过程中，大都是容易受到人为和自然等两方面的因素的影响，容易造成存在着安全隐患问题，难以开展高质高效的档案管理工作，影响到国有企业的正常化发展。在具体实践中，国有企业应加强物理网络的保护工作。首先，及时了解周边环境，重点应对好极端恶劣天气的影响。针对可能存在的隐患问题，应及时进行硬盘转移安全位置，落实人事档案的安全性、完整性要求。在雷雨天气下，还应落实具体的避雷措施。另外，还应提升操作人员的综合信息素养，借助于信息化培训工作，全面提升操作人员及管理人员的网络信息安全意识，尽量控制由于人为因素而造成的信息安全风险问题。

3.2 强化内部网络安全防范意识

在落实数字化人事档案的网络安全的过程中，还应重视落实内部网络安全防范意识的提升，避免造成存在内部安全风险问题。首先，应从实际出发，进而增强广大员工的网络安全意识，可以选择网络教育、培训活动、会议等多种方式，并能借助于新媒体平台，选择抖音短视频、微信公众号等渠道，开展立体化的网络安全教育，改变职工的传统落后观念，保障员工行为得到合理化约束。借助于专业化技术手段，实现系统的定期维护及管理，保障整个计算机系统的安全性状态要求。另外，在移动硬件的应用实践中，还应结合安全规范管理要求，明确规范性操作，生活中使用U盘杜绝在企业内部使用，避免造成由于移动硬盘设备交叉使用、网址钓鱼等植入各种病毒，从而造成企业内部网络的安全性大大降低。

3.3 加强对外部网络的监管与防控

在上述风险防范的基础上，国有企业还不能忽视对于外部网络的监管及防控措施。结合国有企业的电子化档案管理的要求，可以从以下方面予以重视。一是，严格遵照网络使用制度，明确落实各种网络安全管理规范，避免出现内网和外网混合连接的情况，并应落实具体的惩罚措施，通过制度来约束职工的行为，确保职工在工作内不主动和外网连接，从整体上降低外网病毒入侵的概率。二是，及时有效更新系统中的各种安全软件，定期升级杀毒软件，落实系统自动化检查，如系统中存在的病毒，应能在短时间内警报给工作人员，并实现病毒灭杀。其中，系统中的拦截系统，能起到进入企业内网的所有信息的分析作用，有针对性的阻拦不良代码及信息资料，避免其进入内网。同时，开展秘钥管理，结合不同等级人员来设置相应的密码，不同操作人员具有不同的权限，这样也有助于增强人事档案的保护力度。

4 总结

由此可见，在全面推进国企人事档案电子化管理的实践中，符合时代发展的潮流，有利于满足国有企业深化改革发展的要求。但在此环节中，考虑到自然环境、人员以及网络攻击等方面的影响，我们也应重视国有企业的电子化档案管理中的安全隐患，应积极思考如何应对存在着人事档案损坏或泄露等问题。因此，在具体的人事档案电子化管理的实践中，应通过加强内外网络安全保护工作，配置物理硬件设备等方式，尽可能降低网络安全隱患发生频次，保障国企人事档案的电子化管理的安全性。

参考文献：

[1] 崔淑君.大数据背景下人事档案电子化管理探究[J].兰台内外，2020，275（2）：17-18.

[2] 张勇.大数据背景下人事档案电子化管理和探讨[J].视界观，2020（2）：1.

[3] 朱珠.大数据背景下事业单位人事档案管理面临的危机与契机[J].人力资源管理，2017，13（6）：350-351.

[4] 刘玲.现代档案管理中的声像档案管理分析[J].兰台内外，2021（19）：22-24.

[5] 吴端玲.试论大数据时代背景下的人事档案规范化管理[J].办公室业务，2017，02（13）：130-132.

[6] 马艳秋.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].数字通信世界，2017，2（10）：167-170.