大数据在档案管理中的应用

高登文

【摘要】    目的：为了解决传统档案管理中存在的保存难和数据有效整合难，使用难度大和效率低的问题。方法：使用传统方法和大数据对比的方法对传统档案管理中存在的问题和大数据在管理的优势进行了分析。结果：结果表明大数据可以通过打造云端存储平台、对海量数据进行筛选和分析、加快信息检索速度提高管理档案效率，从而解决传统档案管理存在的问题。结论：最后通过大数据在档案管理中的实际应用证明大数据在管理中的优势。该结果为大数据在档案管理中的应用提供了理论和实践参考。

【关键词】    大数据    档案管理    应用

档案是记录数据、保留信息的重要方式，其中不单单有显性信息，还包括着大量的隐性信息，可以向人们传递更多有价值的信息，这也决定了档案和档案管理工作的价值。档案管理工作一直面临着工作量大、难度大的问题，传统的档案管理方式为纸质管理模式，在长期储存过程中容易出现档案信息丢失或者档案受潮的问题。而信息技术以及其他科学技术的出现为档案工作模式的转变提高了重要的技术动力，以此提升了档案管理工作的质量。大数据技术是档案管理工作中较为常用的技术类型之一，可以针对大量数据实施有效管理，有效提高了档案管理质量和管理效率。

一、傳统档案管理存在问题

第一，难以保存。传统档案是利用纸质的方式进行存储，难以进行长时间的保存，如果存储环境潮湿或者通风性能较差，会使纸质资料出现受潮或者风干的问题，增加纸质档案破碎的几率，从而影响了后续纸质档案的长期留存和使用。 第二，难以有效整合档案数据。档案具有较高的应用价值，在档案管理过程中需要对其进行价值提取，但是在整合档案数据时，如果一直利用人工的方式进行分析，会使档案数据整合工作受到主观因素的影响，从而难以公平公正的应用答案。档案资料的类型以及内容均较多，人工的工作模式难以满足众多档案资料的整合需求，降低了档案管理工作效率以及工作质量。第三，档案使用难度大。在进行纸质档案查找时需要通过较长时间才能够查找到档案所在位置，难以满足现代社会下对于高效作业的需求。在使用档案时需要进纸质档案的接收和传递，容易在这一过程中出现档案丢失或者遗漏的问题，在一定程度上也影响了档案的有效使用。传统档案管理工作中存在的问题制约了档案管理工作效率的提升，无法满足现代社会下对于档案管理工作的要求，因此必须要重视改善档案管理工作手段，加快档案管理信息化体系的构建速度。

二、大数据及其在档案管理中应用的必要性

2.1大数据及其特点

大数据是在信息时代下所产生的一个新的概念。具体是指无法在一定时间内利用常规化的软件或者工具进行分析和处理的数据集合，属于新型、具有多样化特点的信息资产。利用大数据技术可以对数据进行一系列的处理，例如信息存储、信息归纳、信息整合、信息分类、信息分析等，能够在短时间内对大量数据展开高效处理。大数据的特点可以被归纳为五点：具备大量的特点;具备高速的特点;具备多样的特点;具备价值性的特点;具备真实性特点。

2.2 大数据应用的优势

2.2.1提高信息存储能力

在以往档案管理过程中能存储的量是极其有限的，存储数量不变，因此需要定期对数据进行清理，无法对信息进行长久的存储[1]。大数据平台能够建设新的线上平台，构建电子化档案管理系统，可以存储的信息数量大幅度提升。在云端构建电子数据库可以吸收海量数据，同时还可以按照数据的属性完成性质挖掘，是得信息存储变得更加有价值。除去存储量增加之外，还可以增加信息存储类型，使得各种类型的数据都能够得到存储和处理。当前人们在生产生活活动开展过程中所产生的数据类型不断增加，例如视频数据、音频数据、文字数据等，这些数据所需要的存储空间有所差异，为了能够满足具体的存储需求，必须要合理使用大数据，才能够让更多的数据及时被存储在系统中。

2.2.2推进信息化管理模式形成

档案管理工作正在面临迫切改革的需求，传统的管理手段过于落后，管理质量低下，并且缺乏先进的管理理念，从而使得档案管理工作出现了一定问题，大数据技术则可有效的利用信息化模式完成档案管理，减少人力成本的投入，提升管理质量，促使管理工作迈入新的阶段。传统的档案管理模式容易出现数据获取慢、检索时间长、分类难度大、存储空间有限、数据丢失等问题，大数据技术则可有效解决上述问题，建立信息化的管理系统，使得数据分析、数据处理、数据评估等工作可以在一个系统内完成。信息化管理是当前现代社会发展的未来趋势，通过将不同管理工作的系统进行集成管理，可以打造整体性的信息化管理平台，改变人们原有的工作模式，加快信息传递速度。

三、大数据在档案管理中的应用

3.1打造云端存储平台

在使用大数据之前需要做好相应的准备工作，构建云端存储空间，保证能够为海量数据提供有效的存储平台，解决档案资料过大、存储空间有限的问题。第一，为海量数据提供存储空间。目前云端存储空间已经处于不断扩大的状态，所能够存储的数据规模有所增加，可以满足当前档案数据快速增长的需求。云技术是构建云端存储平台的重要支撑技术，也是打造存储空间的基础条件，可以对多种不同类型的数据实施有效存储，为信息化管理系统的构建打下良好基础。第二，存储多种不同类型数据。通过云存储空间的构建，能够将图片数据、文字数据、视频数据、音频数据进行存储，扩大了档案存储的数据范围，提升了档案信息的完整性，也减轻了档案管理人员在数据转化过程中的压力[2]。第三，提高了数据存储安全性。档案信息具有极其重要的价值，如果档案出现丢失的问题，会给相关单位带来严重的危害，因此需要选择合适的方式进行保管。大数据技术能够对档案信息进行备份处理，避免了数据丢失所造成的损伤，一旦信息丢失或者缺失可以直接进行数据恢复。除此之外，还会设置一定的数据加密系统，需要通过输入密码或者指纹识别的方式获取信息，可以限制获取信息的用户，提高用户管控效果，加强信息存储安全性[3]。

3.2利用大数据对档案信息进行评估和分析

大数据分析能力能够对海量数据进行筛选和分析，从中归纳出数据所具备的价值以及规律，有效提高了数据评估质量。在档案管理工作中，不仅需要对档案信息进行存储分类和整理，同时还需要提取档案中有价值的信息内容，可以提升档案资源的利用效率。以往人工的分析方式会受到多种因素的影响，出现不公平或者不公正的问题，在一定程度上影响了档案资源的利用质量。在使用大数据技术后则可以规避这一问题，能够通过系统自动完成信息评估，使得评估准确性和科学性均有所上升。大数据可以对复杂对信息进行识别，可以在较为快速的状态下为用户提供相应的信息服务，满足用户对于档案信息的需求，充分发挥大数据的数据分析的优势。大数据还可以完成數据整合，对多种类型的大规模数据实施分析，在数据之间建立一定的联系脉络，为用户提供更加及时的数据服务，使用户在更短的时间之内获取所需要的档案信息。人工智能技术也是当前办案管理工作中所提倡用的新型技术，管理人员可以将人工智能技术和大数据技术进行集合，在信息管理系统中融入专家系统，能够让系统从专业的角度出发，对数据进行分析和处理，不仅可以提高分析的准确性，还能够提升数据处理效率，为后续决策方案的制定提供重要的数据基础。

四、实际应用案例分析

将大数据应用于某学校档案数据的管理中，将该校在2017年和2018年用传统管理方式处理的数据与2019年应用大数据处理的数据从数量和质量上进行比较，如图1所示。

高校内学生数量不断增加，所产生的数据量持续上升，综合一年情况来看通过大数据技术可以在短时间内对大量数据进行整合。从图1可以看出，除了一月、二月和八月份学校放假数据较少外，用大数据管理档案可以大大提高处理数据的量。在相同的时间内用大数管理档案的2019年处理的数据量比2017年和2018年用传统方法处理数据大大提升。传统数据管理模式和大数据对比情况如表1所示。

在查阅档案材料时也不用再翻阅纸质的材料，直接从数据库中就可以提取所需资料，大大提高了工作效率。同时，也解决了传统档案管理中因为纸质材料保存时间长，数据褪色无法辨识的问题。因此，使用大数据管理档案既能提高档案管理的效率也能提高管理的质量。

五、结束语

档案管理工作对于各项活动的开展都有着积极的影响，也是各种活动开展的重要数据基础，通过大数据的应用能够为档案管理工作开展提供更多便利。大数据在档案管理中的应用，可以满足智慧城市发展需求、信息化管理需求、信息存储需求。在应用大数据技术时需要构建云端存储平台，合理利用大数据技术对数据进行分析，完善数据检索系统，保证可以在第一时间查找到所需要的档案信息，提升档案管理效率。在信息化时代下，新型信息技术发展速度逐渐加快，为了能够提升档案管理效率，应当将大数据技术和智能化技术等进行联合使用，构建智慧化档案管理系统，开发新型管理手段。

参  考  文  献

[1]许美娟.大数据下高职院校档案数字化管理创新策略[J].办公自动化，2021，26（12）：53-54.

[2]鲜勇.地区油气田企业地质档案大数据开发利用体系实践与应用[J].兰台世界，2021（S1）：79-80.

[3]封玮.档案管理从信息管理到数据管理的转型机制与全新策略[J].兰台内外，2021（15）：35-36.