合理地使用信息技术来优化文件管理的质量

高洁

摘要：随着信息技术的飞速发展，信息已经渗透到社会的各个方面。传统的文件管理方式已经不适应现代的文件管理需求，为了提升文件管理的效率，增加文件管理的质量，提升文件管理的有效应用。企业逐渐开始使用信息技术来优化文件管理。本文将从文件管理信息化出发，全面介绍文件管理的方式革新，并为标准化文件管理提供一些帮助。

关键词：信息技术;文件管理;开发过程

引言：

随着计算机互联网和大数据等技术的不断发展，信息技术也逐渐应用在各行各业，尤其是企业文件管理方面，信息技术便捷、准确、及时的管理服务，解决了企业文件数量达，管理难的难题。而众多企业已经实现了文件管理信息化，作为服务型企业，企业文件中包含者众多的客户资料，而这些资料更是企业的核心机密，为了保证资料新的的安全保密性，实现信息化管理势在必行。

一、借助信息技术提高管理效率

传统文件管理方式，人工接触量大，部分核心文件经手人多，容易造成文件的认为泄露，为文件的传输安全埋下了隐患。另外传统文件管理方式适合小量的非机密文件管理，大量文件，或者核心文件管理难度较大。因此借助信息手段，提高文件管理效率，优化文件管理模式势在必行。

就以人事档案管理为例，简单介绍信息化管理的优化方式，通常服务型企业的人事关系分为基层服务人员，中层管理人员，技术人员以及高层决策者，在人事系统中，会存在人事调动情况。人事调动随之变动的是薪资结构，而传统的人事档案管理中，在人事关系变动之后，需要提供新的人事信息表格，并重新封装档案保存，耗时久，步骤多，容易出错。而在信息平台进行人事调动，可以直接将人事关系调动到相应的模块中，并匹配相应的人事权限和薪资结构，员工能够通过个人工作系统清楚的了解个人新职位所具备的权利和义务，薪资结构也会一目了然。且人事调动可通过系统群发文件，将人事调动信息下发到公司的每个相关人员，方便员工之间的工作协调。

二、使用信息管理来提高文件利用率

文件管理的核心不是管理，而是文件调用。简单便捷的文件管理，能够提升文件的应用率，并合理分析文件，将企业文件打造为提升企业业务量的辅助利器。一般企业文件管理中，除了管理企业员工信息之外，更管理了企业的客户信息，尤其是服务型企业，企业的客户会为企业带来丰富的经济效益。因此在文件管理过程中，要充分的利用到这部分资源位企业拓展业务量。企业将文件管理实现信息化之后，将文件形成电子数据格式进行管理。方便读取和传输，并且符合国家电子文件标准。 数字信息载体的类型很多，人们经常使用各种电子产品来分析，查看和读取这些数字文件中的信息材料，从而消除了时间和空间上的限制，提高了相关文件的利用率。

企业文件管理实现信息化，将客户数据上传到信息平台，通过系统设置客户关注渠道，不断关注客户情况，像重要节日、客户生日等，给客户发放祝福短信，企业有活动时，通过系统下发信息通知客户。企业利用信息平台，了解客户服务情况，做好客户回访，在客户回访过程中，不断给客户渗透企业理念，加深客户对企业的认识。而作为服务型企业，定期对客户进行回访，能够有效的增加客户对企业的好感，进而提升客户对企业的粘度。借助信息平台企业管理渠道，优化客户管理，有节奏的联系客户，能够提升企业的服务满意度，做好企业口碑。

三、结合信息手段来优化文件质量

在信息时代发展的背景下，档案管理需要面对新的发展环境。为了快速适应新时代的发展需求，有必要及时改变档案管理的观念，根据新的发展环境建立新的档案管理方法，逐步实现技术和计算机化。随着信息技术的引入，可以慢慢改进文件管理。在归类文件管理时，清楚的分类可以更有效的在技术方面得到提升，同时可以确保文件的安全和优质的档案质量。

为了实现有效的进行信息化文件管理，需要提高员工的计算机管理水平的质量。同时也要根据群众的需求来优化服务。信息时代能够帮助我们更好的提高归档服务和相关档案管理。企业进行文件管理，主要是为了方便文件的调用和分析，信息平台能够有效的完成文件分类、整理、分析，并通过这些操作为文件内容进行不同等级的加密，可将文件按照机密类型分类。级别越高，文件的的机密性越高，机密性高的文件，传输过程中做好加密传输，只有传送者和接收者本人可以查看文件内容，这样就保证了文件的安全性，同时也增加了企业信息的安全性。另外通过信息平台，文件传输、查阅、更改、上传等也更加便捷，减少了过程量，文件传统更准确，便捷。

结论：

综上所述，通过上述分析，信息技术在档案管理中的高效运用，不仅提高了档案管理的效率，而且保障了群众的需求，保证了档案信息的安全以及准确性，为人们实现了更多的便捷。互联网时代要更加注重档案管理的信息化建设，并依据实际情况使用更多的高效方法，以实现对档案的电子信息管理。

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