探析新形势下国有企业文书档案开发利用

张海霞

摘 要：文书档案涵盖大量决策制定所需信息，在竞争愈发激烈的当下，国有企业要想抢占先机，对文档进行开发及利用很有必要。文章以机场企业为例，在简单介绍文档利用情况的基础上，结合信息技术应用优势，对企业适用文档开发策略进行了探析，得出重视人才培养、加大宣传力度等结论，希望能够给其他人员以启发。

关键词：文书档案;国有企业;管理结构

引言

由文书及档案整合而成的文书档案，通常被用来指代国企落实各项活动所形成文案，具有较为突出的存储价值。对文书档案进行开发及利用，现已成为企业管理所不可或缺的重要一环，事实证明，获得充分开发的文书档案，不仅对企业工作质效的提升有积极作用，还可使企业获得更为可观的利益，本文所探析课题的社会价值不言而喻。

一、文书档案利用情况

1.观点有待更新

调查结果表明，从事文档管理及相关工作的人员，往往将文档管理视为核心内容，却忽略了开发及利用的重要性，以机场企业为例，即使文档由收集到借阅的流程已趋于完善，有关人员用于开发及利用的时间仍十分有限，企业发展脚步随之放缓。另外，加入深度改革阵营的企业数量不断增加，在落实改革工作时，仅有少数企业对上述流程进行了创新，信息利用率自然无法得到提升。

2.管理结构单一

国有企业内部文档种类极多，以机场企业为例，日常运营所形成文案，主要有业务档案、财务档案与人事档案，大量形式、内容不同的文档的存在，无形中增加了档案管理难度。另外，文档分散也是国有企业面临的主要问题，拥有较强专业性的文档，通常会交由特定部门管理，有关人员所管理内容，往往以人力档案和精神文明建设为主，管理结构单一。事实证明，上述问题的存在，成为制约文档信息深入开发的主要原因，企业应尤为重视。

3.机制漏洞明显

对国有企业而言，作为无形资产而存在的文档信息，拥有其他资产无法替代的作用，可为企业发展提供强大支持。现阶段，仍有少数企业未对文档的这一作用引起重视，以传统机制为依托，开展管理工作，在此背景下，对文档进行利用及开发，所取得成效往往和预期存在较大差距。除此之外，国有企业为此项工作所提供资金及人力支持均十分有限，先进技术的优势无法得到发挥，后续环节的落实自然受阻。要想使该问题得到解决，主要是加大信息化建设力度，确保所开展工作拥有充足的资金以及人力资源作为基础。

二、信息技术优势分析

1.延长保存时间

现阶段，国有企业对文档进行存储的方式，主要是纸质档案结合电子档案。其中，纸质档案往往作为原件而存在，电子档案的作用，则是检索并传递信息，通过建立备份的方式，对文档安全性进行提升，达到延长保存时间的目的。

2.提升处理速度

在新形势下，诸多领域选择对信息技术加以运用，对文档工作而言，信息技术的优势，主要表现在提升信息处理速度上。在熟练掌握处理程序的操作流程后，有关人员仅需花费较少时间，就能完成文档信息的处理工作。除此之外，人工处理错误率居高不下的问题也可得到解决，即便有错误出现，有关人员也可借助系统软件，对其进行更改，避免带来更严重的影响。

3.增强信息安全性

文档工作并不仅仅包括文书处理，还有文档传递。对信息技术加以运用，可使文档信息拥有更加安全且高效的传递途径。另外，这样做所带来积极影响，还体现在以下方面：对纸质文件进行传递，损坏或是丢失的几率极高，借助信息技术所开展文档传递工作，可为信息完整性及安全性提供保障。当然，这样做所面临挑战也较为明显，即信息泄露或被恶意窃取，要想避免上述问题出现，机场管理者应将保护措施的优化工作提上日程。

三、文书档案开发策略

文书档案开发强调对文档利用率加以提升，使文档信息得到有效利用，为企业发展助力。由此可见，国有企业应对此项工作引起重视，综合考虑多方因素，制定可使现存不足得到有效弥补的策略。

1.明确所面临挑战

（1）人才稀缺

在新形势下，国有企业落实文书档案开发工作所面临挑战十分严峻，只有加大人才培养力度，确保自身拥有大量符合信息社会特征与需求的专业人员，才能抢占先机并在挑战中获胜，这是因为只有获取专业人员的帮助，才能使原有模式所存在缺陷得到弥补。在培养所需人才时，机场管理者应对两方面内容引起重视，其一，有选择性地引入先进技术;其二，完善文档管理所涉及制度与体系，由于人才培养工作无法一蹴而就，因此，在未来一段时间内，多数企业仍会面临人才稀缺所带来挑战。

（2）科技发展

信息时代的来临，使文书档案管理拥有了有别于过去的形式与方法。一方面，对二者进行开发所依托主体，正由人工劳动向信息和通讯技术进行转变，这也给从事此项工作的人员提出了全新要求，知识性人才的重要性日益凸显。另一方面，在知识经济时代，文书档案的载体，已由早期的纸张转变为电子设备，只有对工作思路加以调整，并对先进理念与技术加以运用，才能使信息化管理的设想成为现实，这也是科技发展所带来的挑战。

（3）安全要求

文书档案管理所依托载体由纸张转变为互联网，使信息技術拥有了对自身优势加以发挥的平台，用辩证的眼光来看待这一变化，虽然管理质效得到了显著提升，却也给信息安全性带来了较大的威胁。调查显示，2010年至今，遭受非法操控的国内计算机数量高达数百万个，其中被黑客恶意篡改的网站不计其数，无论是上文提到的非法操控、黑客攻击，还是恶意病毒，均会给开发文档及相关工作带来威胁，一旦信息被不法分子窃取或泄露，不仅企业自身会受到影响，整个行业前进的步伐也会放缓。由此可见，如何使不良因素给信息安全带来的威胁得到有效抵御，现已成为国有企业的主要工作内容。

2.把握二者关系

近几年，日趋完善的信息技术，促使开发文书档案的工作，朝着更科学且高效的方向前进，以机场为代表的国有企业内部，均将此项工作一分为二，无论是文书处理，还是档案管理，均有专业人员负责。另外，少数文书还对文件存储及收藏等工作负责，要想使此项工作对企业发展所拥有积极作用得到发挥，关键是准确把握二者关系。

可为档案管理奠定基础的文书处理，对开发档案等工作的落实，具有直接影响，反之，档案管理的内涵是对文书进行深入处理。研究表明，机场企业所拥有档案资料，通常经由文件处理与加工所得，这也表明文书处理质效会给档案管理带来决定性影响。由于此项工作被引入国有企业的时间较短，有关人员对二者关系的认知仍有偏差，这也是导致下列问题频发的原因：其一，将文书处理置于档案管理之上，甚至在文书处理与档案管理间画上等号，企业档案价值自然难以实现;其二，人员责任感缺失，未对材料质量检查及登记工作引起重视，不完整的档案，往往不具备应有价值，后续工作的开展也会受到影响。

由此可见，把握二者关系很有必要。在日常工作中，有关人员应对文书处理任务与档案管理价值加以明确，以文书处理为基础，落实档案管理及相关工作，将档案打造成为可进行深层开发及利用的资源，确保档案价值可得到应有实现。另外，在日常工作中，有关人员还应对档案质量引起重视，以档案类型为依据，完成归档及立卷工作，通过规范管理的方式，确保所开展工作，均可取得符合预期的良好成果。

3.更新服务意识

在新形势下，国有企业针对文档所开展信息化建设工作，仍未取得理想成绩，在开发及利用内部文档时，有关人员普遍面临投入与产出不成正比的情况，企业发展所提出需求也难以得到满足。基于此，有关人员应意识到开发及利用文档的出发点是促进企业发展，而非为了开发去开发。因此，在开发文档时，有关人员应跳出原有思维的框架与桎梏，更新服务意识，将为企业经济发展提供服务视为工作核心。从事文档开发工作的人员，应秉持主动且积极的心态，真正做到主动参与到相关活动中，将服务观念由先分析再处理，转向提前预防，将不必要问题出现的几率降至最低。

4.重视人才培养

机场等国有企业应对人才培养引起重视，拓宽人才引进渠道，确保从事相关工作的人员，均有创新的精神与能力，主动对开发文档所适用先进理念和技术进行学习，增强自身应对现有挑战的能力。另外，机场管理者应对人才培养工作引起重视，定期组织培训，将培训内容向其他领域进行延伸。一方面，加大思想教育力度，增强人员使命感，帮助人员形成责任感，以高涨的热情，投入到日常工作中，为开发文档等工作的有效落实提供支持;另一方面，增加专业技术占培训活动的比重，引入定期考核等制度，并将考核结果和人员薪资挂钩，充分发挥考核制度对人员热情的激励作用，缩小人员能力和理想水平的差距，确保其可系统掌握解决常见问题的方法，使开发文档等工作拥有更为突出的安全化与信息化水平。

5.提升安全水平

对生存在信息社会的机场企业而言，要想使文档拥有更为理想的安全性，增强网络安全是前提。在条件允许的情况下，企业管理者应引入过渡保护机制，以备份制度的创建为基础，定期升级信息系统，确保所依托系统可对黑客、病毒所造成破坏进行有效解决，加大信息载体所适用保护措施的研究力度，有选择性地运用先进技术，弥补原有系统存在的漏洞，为安全水平的提升助力。

6.加大宣传力度

要想使机场等国有企业面临的文档未获得充分开发等问题得到解决，加大宣传力度很有必要，有关人员应将开发文档给工作环境、企业发展所带来的影响作为宣传重点，结合所在企业的特点，通过定期举办展览等方式，达到宣传的目的。除此之外，对在信息社会获得长足进步的企业而言，将信息技术融入宣传环节，通常可带来更为理想的质效，这点应尤为重视。

7.轉移工作重心

调查研究表明，在很长一段时间内，机场人员对文档进行开发的重心，均放在文档收集上，工作所取得成绩和预期相距较远，转移工作重心成为必然选择，强调信息加工的编研工作，开始为越来越多人所熟知。文档的编研流程如下：第一步，提取并整合文档信息;第二步，凝练有价值信息，确保零散信息更加规整;第三步，考订所凝练信息，促使文档信息由形式化转变为信息化。由此可见，编研工作与信息技术存在较为密切的联系。

8.落实信息开发

由上文叙述可知，开发文档所依托基础是对文档信息进行有效存储，确保信息收集全过程均可获得有效落实，通过多渠道、多层次收集的方式，为汇编工作提供参考资料。在开展此项工作时，有关人员应做到量大择优，而非传统观念所认为的量大则优，通过去糟取精的方式，为后续环节的落实做铺垫。

另外，以开发文档为代表的诸多工作，均呈现出了较为明显的信息化趋势，由此而产生的影响，除了简化文档管理流程，还有增强管理共享度，不仅检索信息的速度不断提升，对其进行开发及利用的过程也更为便捷。在此背景下，有关人员应利用先进技术与设备，更新现有模式，使开发文档等工作，拥有符合预期的良好质效。

9.实现规范管理

经验表明，制度对文档利用率有较为显著的推进作用，无论是上文提到的编研制度，还是信息开发所适用的预测及服务制度，均可使此项工作拥有更为理想的科学化水平。而现有研究及所得结论表明，导致文档管理始终无法达到理想水平的原因，主要是机场企业所依托管理制度有较为明显的漏洞，要想使现存问题得到彻底解决，关键是对管理制度进行调整，促使其朝着更加规范的方向前进。具体来说，就是将文档类别与排序等内容涵盖在管理制度内，以增强管理工作规范化水平，丰富管理内容。事实证明，这样做既可使文档安全性得到保障，还对外界干扰有较为理想的抵御效果。

四、结论

通过对上文所叙述内容加以分析不难看出，在新形势下，以机场为代表的国有企业，在落实文书档案的管理工作时，正面临着有别于过去的挑战。在此背景下，有关人员应做到及时更新观念，重视先进理念与技术的落实，联合企宣向其他岗位人员传达开发文档的意义，并对现有管理制度加以调整，只有这样才能使后续工作拥有坚实基础，企业自然也会拥有源源不断的发展动力。

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（作者单位：西安咸阳国际机场股份有限公司）