高校如何践行教学资料规范化管理

摘要：高校教学资料虽然没有教学档案的地位重要，但它在一定时期内具有一定的参考和利用价值，是各项教学检查和教学评估重要的不可或缺的支撑材料，它以确凿的原始材料来展现教学管理工作的痕迹，它以微不足道的地位发挥着最大的作用。笔者对学校教学单位教学档案管理工作进行了调研，分析了教学资料管理现状，并就如何践行教学资料规范化管理提出了几点建议。

关键词：高校;教学资料;规范化管理

一、教学资料的概念及内容

教学资料是学校在教学管理工作中形成的，反映学校办学水平和办学能力，具有一定的参考利用价值，需要教学单位短期保管和提供利用，没有纳入教学档案归档范围的文件资料。教学资料在短期内的教学、实践工作中利用相当频繁，是各项教学检查和教学评估重要的不可缺少的支撑材料，它以确凿的原始材料来展现教学管理工作的痕迹，它以微不足道的地位发挥着最大的作用。

教学资料档案包括课堂教学材料、课程进度表，教师教学任务书、任课安排、讲义、教案，学生实习报告，毕业生论文及评审意见，学生试卷、考试大纲、标准答案，学生职业技能培训与鉴定材料，教学检查、调查材料及总结，各类评估材料，教学工作量核算、登记材料，教学单位领导听课记录，教师业务档案，教师年度考核统计表，新进教师考核材料等等。

二、高校教学资料管理现状

目前，各高校自实施档案规范化管理以来，教学档案的管理已日趋规范，基本都能达到规范化管理的要求。但由于教学资料没有纳入教学档案的归档范围，各教学单位就忽视了对教学资料的管理，导致教学资料管理混乱，任意堆放，无专人保管等。严重影响了教学检查、评估、考核等各项工作。高校教学资料管理主要存在以下几个方面的问题：

（一）教学资料管理意识不强

近年来，高校档案工作意识得到了一定的提高，许多领导与工作人员对档案有了新的认识，对档案工作也逐步重视起来。但由于教学资料不同于教学档案，教学单位重档案轻资料，普遍认为重要的已作为档案归档，教学资料不重要才没有纳入归档范围，没有必要花更多的时间和精力对其进行管理。他们忽视了教学资料是记录教学工作过程唯一的历史凭证，所有教学成果是要用历史凭据来真实反映的，教学资料在一定时期内也能发挥重要的参考利用价值，例如学生试卷、毕业（论文）设计、实习报告、老師教案、听课记录等等都是教学检查、考核和评估重要的不可或缺的支撑材料。

（二）教学资料没有相应的管理制度

教学单位虽然把教学资料管理纳入了教学日常管理工作中，但并没有制定相应的管理制度，比如，教学资料如何收集整理、如何保管利用，如何鉴定销毁，归口部门及相关管理人员职责等等。管理制度的缺失使得教学资料管理混乱，存放散乱不集中，收集不齐全完整。教学资料的管理是一项基础性工作，重在平时工作中的积累与保管。教学单位的教学资料来源分散，负责教学资料管理的是学院的教学秘书，而资料的形成又源于学院的具体工作人员，如果，没有制度的约束，那么，具体工作人员没有把自己经办、处理问题时所形成的资料及时、完整地保留下来，就无法保证教学资料的齐全完整。如果，没有科学、有序的管理，需要的时候找不到，教学资料就没法发挥它的作用。

（三）教学资料管理不规范

教学单位没有配备专职教学资料管理人员，兼职人员岗位不稳定，流动性大，而且缺乏专门的档案资料管理知识、经验和技能。各单位没有统一的整理规范和标准，把教学资料进行统一管理，分类整理，编目上架。他们各自为政，根据自身的意愿和习惯自行整理和保管教学资料，随意整理，随意堆放，随意处置，随意销毁，甚至当废品卖掉。以至于教学资料的作用无从发挥，价值无法实现，严重影响高校教学管理水平和各项检查、考核工作的开展。

（四）教学资料存放空间严重不足

教学资料内容丰富，形成多样，除了文字方面的资料，还有录音、照片、录像、光盘等电子文件。这些文件的保存需要特定的装具，如防磁柜，档案专用相册，而且对库房的温湿度要求也非常严格。大量的学生实习报告、毕业论文、试卷堆积成山，占用了教学单位有限的空间，更谈不上保管与利用。

（五）教学资料与图书资料共同存放

教学资料具有原始记录性，教学形成的原始凭证是不能擅自更改的，要保证它的真实性，否则就是失去了它的凭证价值。例如学生的试卷、毕业（论文）设计等，如有动机不纯的人根据自己需要随意篡改数据，将会给工作带来不必要的麻烦，给学校造成不良影响。因此，教学资料和图书资料共同存放，存在着安全隐患。

三、践行教学资料规范化管理策略

（一）加强宣传，提升教学资料规范化管理意识

一方面，加强意识教育，让更多单位和个人认识到教学资料的重要性。教学资料是反映高校教学管理水平最真实、唯一的、不可替代的原始凭据，它在高校各类迎检和评估过程中发挥着重要作用。评估专家凭借教学资料提供的信息，迅速地对学校的教学计划及完成情况、课程设置、教学质量、教风、学风、学生成绩、科研成果、社会声誉等内容进行定量分析和准确判断，然后对学校的各项工作给予客观评价。由此可以看出，教学资料发挥的作用至关重要。另一方面，加强宣传，用事实说话。认真做好教学资料规范化管理实践工作，让实践效果带动宣传。统一配置的档案资料室及柜架，统一的管理制度和规范，专门的资料管理人员，一盒盒排列整齐的教学资料，方便快捷的检索系统......瞬间就能展示一个学校的教学质量和管理水平，让更多的单位和个人看到这种管理模式的成效，享受该项管理模式带来的福利，让更多的高校学习借鉴，全面践行教学资料规范化管理，从而促进高校各项事业持续向前发展。

（二）教学资料实行统一领导，分级管理

教学资料统一领导，分级管理即由学校统一领导，同档案管理一样实行“三纳入”、“四同步”。学校设立一级管理部门档案馆，二级教学单位成立档案资料室，档案馆作为专业机构负责制定统一的规范和制度，并对二级教学单位进行培训、指导、监督和检查。二级教学单位则按照档案馆的要求和安排对其形成的教学资料进行规范整理，科学排架，安全保管，提供利用和到期销毁。

（三）实施教学资料档案化管理

教学资料档案化管理就是把管理檔案的理念、思想运用于管理教学资料工作中。这是一种新型管理模式，它是顺应时代发展的产物，是档案管理的拓展与延伸，灵活地借鉴档案管理的标准、规范、方式、方法与手段来管理教学资料，为教学资料的管理打开了新的局面。我们在对教学资料进行档案化管理时，并不是全部照搬档案管理的全部内容，教学资料不同于教学档案，保管期限都在10年以内，在标准和规范上要求不能太高，整理上更要相对简化。

具体做法是：教学资料的分类可参照教学档案的分类法。例如：教学资料可分为教学综合（JX1）、学生试卷（JX2）、学位论文（JX3）、实践报告（JX4）等等，教学资料的编号可以采用档号的编制方法，即由“全宗号+年度+分类号+盒号”组成，全宗号由档案馆统一分配给各教学单位。教学资料的收集整理可以参照高校档案管理的部门立卷制度。高校教学资料的收集整理由材料的形成部门负责，例如：学院办公室负责教学综合材料的收集整理，教学科负责学生试卷和毕业论文的收集整理，实践科负责学生实践报告的收集整理。最后，各部门将整理好的教学资料按期移交教学单位档案资料室，由教学单位兼职档案员集中统一保管，并提供利用。

（四）加强教学资料管理人员队伍建设

教学资料与教学档案既有区别又存在关联，教学档案在未归档前属重要教学资料，其管理工作内容是相通的，教学资料规范化管理就是借鉴了档案管理的理念和优势，因此，为了节约管理成本，我们可以在教学单位兼职档案员下增加多名教学资料管理人员，负责教学资料的收集、整理和定期移交，这样既减轻了兼职档案员的工作压力，又确保了教学资料的规范化，起到一举两得，事半功倍的效果。由于教学资料管理人员岗位流动性大，人员变动频繁，档案馆要加强教学单位兼职档案员和教学资料管理员的业务培训和指导，每年开展一次集中培训，定期进行一对一业务指导，提供外出参加继续教育的机会，全力打造一支专业素养高和技术水平过硬的管理队伍，为学校教育事业的发展保驾护航。

（五）利用档案信息管理系统加强教学资料现代化管理

教学资料管理看似简单，实则繁琐、复杂且工作量大。为满足学校的需求，为教育教学评估和各项教学检查、考核提供系统、详实的支撑材料，教学资料需要借助档案信息管理系统平台，完成资料管理过程中的编目、打印、检索、鉴定、销毁等多种功能。档案信息管理系统增设“资料库”模块，各教学单位按期把形成的教学资料录入或导入资料库-教学资料。在信息化与社会事业各项工作相融合的时代，将教学资料这一模块嵌入档案信息管理系统，既便于档案馆行使监督和指导职能，又节省了人力物力财力，还提高了教学资料管理水平。

总之，对于如何践行教学资料规范化管理，各高校需要根据学校的实际情况，在实践中不断完善，通过科学的分析创新管理方法。在加强宣传，提升全员意识的同时，制定科学的管理制度和规范，借鉴档案规范化管理的方法和优势，推动高校教学资料管理工作常态化发展。

参考文献：

[1]杨杰.高校档案资料规范化管理探索[J].攀枝花学院学报，2015（03）：33-36+40.

[2]杨杰.资料档案化管理研究[J].攀枝花学院学报，2018（03）：94-97+116.

[3]袁双云.高校教学资料规范化管理的思考[J].教育教学论坛，2017（12）：19-20.

【作者简介】张莉（1975.10-），女，汉族，四川省攀枝花市人，大学本科学历，攀枝花学院档案馆馆员，主要研究方向：档案管理。