石油企业档案保密工作面临的挑战与对策

陈华晓

摘要：随着信息技术的快速发展，石油企业档案保密工作逐渐开始受到重视。油气储藏勘探、开采等数据资料涉及国家能源战略发展，作好档案管理工作关乎经济发展和企业安全。因此本文从档案管理意识、管理制度、管理手段三个方面提出了相应的管理对策。

随着科学技术发展，档案载体也在不断随之变化。追溯档案最早的载体是远古时期的“甲骨”，商代以来，被“木册”取代，又被东汉”的纸质档案取代，而近代出现了光盘和磁带等载体，新世纪中U盘、数字档案逐渐成为了主流。由此可见，档案管理已经开始从实体管理逐渐开始走向数字化管理[1]。而石油企业档案储存了关于企业运营的核心数据，记载了石油生产、地质勘探、科研规划以及谈判合同等重要文件，直接影响到企业的商业安全，因此做好石油企业档案保密工作对于企业发展具有非常重要的意义。

一、石油企业档案管理的特点

（一）保密性强

石油企业档案包含了石油生产、石油开发等核心资料，和国家能源战略息息相关，做好档案的保密工作具有非常重要的意义。比如石油勘探，是需企业投入大量的资源才获得的重要信息，并具有重要的商业价值。比如地下能源分布，直接影响我国下一步的能源战略。比如地质勘探的数据和信息，和企业发展有非常紧密的关联。因此在档案管理时，需要确保档案管理保密性，确保档案的开发和利用没有泄密[2]。

（二）专业性强

有关石油生产开发的科研档案资料管理是一门专业性较强的工作，比如原始档案、成果档案等，有U盘、纸质不同的档案载体。包含了钻井、勘探和测绘等重要信息，需要管理人员具有一定的专业水平，能够独立处理相关的技术报告和归档处理。

（三）数量庞大

基于目前的情况来看，石油档案信息包含了地质结构、油气分布、石油开采和原油加工等重要信息，记载了石油企业的科研生产有关活动的记录，因此档案数量庞大也加大了石油企业档案保密工作的难度。

二、石油档案保密安全工作的挑战

（一）档案保密安全工作不受重视

在石油企业日常经营管理中，档案保密工作没有受到重视，在企业生产和销售方面投入大量的人力和物力，导致石油企业的档案管理工作一直停留在信息收集、整理和保存等方面，档案安全保护不力。因为过于追求生产和经济效益，石油档案管理过程中，档案管理不规范，相关的管理工作也是流于表面形式，无法达到保密工作的需求。

（二）档案设施不足、档案保密安全性差。

由于信息技术的快速发展，为石油企业档案管理提供了便利。但由于石油档案数量庞大，大多数企业都面临设备短缺、老化等问题，难以为档案保密工作提供基础支撑。主要是由于大多数的资金都投入到档案的经营和销售当中，在档案管理的硬件和软件配套措施上相对不足。导致档案管理部门也无法利用信息技术来提升档案管理保密性，虽然许多企业已经开展了档案信息化建设，但是档案信息化管理仅限于数据储存、数据转化等方面，档案保密安全性仍然不足。

（三）档案保密工作严谨性不足

虽然大多数企业都已经建立完整的档案管理制度，但由于档案管理涉及的数据过于庞大，并且有关石油生产开发的科研数据资料再次利用率较高，因此借阅档案数据频次较多，一方面容易导致档案管理工作混乱，另外一方面也容易导致重要档案泄露。除此之外，档案管理级别设置有许多不足，在某种层面也影响了档案保密安全工作。

三、加强石油企业档案保密安全管理的建议

（一）强化档案管理意识，加强馆藏建设

笔者认为提升档案管理意识具有非常重要的意义，相较于档案管理工作，首先需要树立正确管理理念，才能提升档案管理的保密性。比如将档案保密管理融入日常的生产和管理过程中，完善队伍建设，加强保密工作力度，从而提升档案管理工作的效率。一是结合企业特色，建设档案管理的特色，相关的档案管理工作人员根据各个地区油田情况，进一步扩大档案资料收集范围。二是加强档案管理人员的保密性教育，提升管理人员保密意识。三是做好群众的保密知识教育，即宣传石油勘探、科研技术对于企业的重要性以及泄密的危害性。四是做好保密法的宣传教育，让档案借阅人员、档案管理人员都能够知法懂法守法，理解支持档案的保密工作。

（二）健全档案管理制度

完善档案保密工作需要制定相应的规章制度，对于石油企业而言，一方面需要充分利用档案数据信息进行开发利用，另外一方面也需要制定相应的管理措施为档案的保密工作做保障，通过建立完善的制度措施，互为补充，优化档案管理。根据目前的情况来看，大多数石油企业都构建了完善的档案保密制度，只有个别的企业单位没有相对应的保密管理制度，但是却无法发挥真正的效力，在实际的生产过程中没有执行。因此笔者认为在档案管理中需要结合企业的实际情况制定有效的档案管理保密制度，规范档案归档制度，对于重要生产科研数据资料需要制定相应的审批手续。一般的数据资料则是制定外借和阅览制度，确保档案管理工作能够有相关的制度可以遵循。除此之外，在当前档案管理成员方面，建立保密工作小组，对石油企业的档案管理进行监督，确保档案管理制度能夠真正落实。

（三）借助现代技术提高档案保密性

档案管理中许多涉密档案管理比较混乱，档案保密措施需要加强。

一是做好纸质档案保管工作，首先需要做好档案的库房管理工作，对于企业档案管理的库房需要使用专用防盗门，并且设置防盗监控，档案的阅览室分开设置，每个档案库房都需要派遣专人看管，禁止闲杂人员进入。二是做好电子档案保密，建立完整的网络信息安全体系，对于涉密档案与互联网进行物理隔绝，定期在网络上核查信息，在内外网密级文件上需要专机专用，比如网络储存文件不涉密，涉密文件不上网，内网的信息不上传至外网，也不用非涉密计算机进行传输。三是做好档案期限区分工作，依据《保密法》结合档案内容做好档案开发利用工作。

结语

档案管理作为石油企业管理重要内容，与企业的商业机密息息相关，提升工作人员的档案保密意识、制定严格的保密制度以及丰富保密管理手段，有利于提升企业的档案管理水平，优化档案信息化管理流程。

参考文献

[1]解晓燕.石油企业档案管理中存在的问题探讨[J].城市建设理论研究：电子版， 2013（9）：11-15.

[2]张军.石油企业人事档案管理工作的现状及创新[J].2021（31）：11-12.