档案信息数字化下的民办高职档案管理模式分析

徐辉

摘要：随着数字化时代的不断发展，高职对于档案的管理提出了越来越多的要求，不仅是要提高档案管理的管理效率和质量，更加要对档案的管理模式进行数字优化。高职面临着常年累计的大量学生资料，在管理上面，筛选、查找、分类区分、提取等过程都需要耗费较多的时间，并且对于学生档案的保密性也非常重要。运用数字化的管理手段对学生档案信息进行管理，从当下的管理模式出发，分析数字化下高职档案管理模式的必要性，深刻分析当前形势下存在的问题，将两者相结合起来，提出几点有利于高职档案管理模式的建议，为高职院校的档案管理提供一些参考。

关键词：档案信息;数字化;档案管理

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-2177（2021）23-0120-03

0引言

早在2005年，国家档案局实行的《纸质档案数字化数字化的技术规范》中提到，要采用数字化档案进行在线和离线的备份，并且要注意进行异地备份，将传统的纸质档案由静态的、固定的、消极的状态转变为动态的、可变的、积极的信息，并且要在这种数字化形势下不断地优化，不断地调整管理模式。数字化档案的建设过程中，要针对高职院校历年来的所有档案资源进行整理，不仅要扩大整理范围，还要在整理过程中对信息进行收集、整理、归纳、提炼等，不断提高高职档案管理的智能化和数字化，这个不断完善档案管理的模式，能够让高职档案建设更加的科学有序，也让高职院校对于档案的利用率不断提高，为高职院校档案建设出一份贡献[1]。

1档案信息数字化对高职档案管理模式的重要性和当前存在的问题分析

1.1档案信息数字化对高职档案管理模式的重要性

第一，这是高职院校档案管理改变的必然。在21世纪初期，电子档案刚刚兴起，各大院校开始用网络来进行学生资料的录入和整理，学生也通过网络开始完善个人和家庭情况的相关信息，随着数字化时代开始兴起，对于学生信息的录入进行了一种转变，开始利用互联网和多媒体对学生资料进行整理，并且建立了数据档案库，这在一定程度上对档案的管理进行了规范，通过这种方式可以更加方便的对学生的档案进行更新，学生档案的利用率也可以得到提升[2]。到今天，数字化信息已经完全覆盖，学生受教育的程度不断扩大，院校招生人数也是逐年攀升，各大院校的档案信息呈现了一个突飞式的增长，对于信息的收集和处理难度不断增加，依照之前的管理模式难以对当前如此庞大的数据库进行整理和分类，这种旧式的模式迫切需要改进，所以说信息数字化管理模式是一种必然，目前各大院校都将这种管理模式运用到档案管理中来，即方便整理和查看，也提高了高职管理方面的工作效率。

第二，对于档案的管理具有明显的优势。信息化管理相较于纸质管理有明显的优势，不易损坏，可以永久保存，并且查找也不用翻页查找，可以进行关键字检索快速获取数据，并且展示的结构化形式也可以是多种多样的，也不用担心储存空间不够，不用担心在大量的学生档案中进行查阅，数字化管理拥有海量的储存空间，并且占据的空间可以压缩，这些优势都是促进高职院校信息化管理模式的体现，最重要的一点是节省了大量的人力、物力和财力，减少了管理档案的工作人员，加快了工作效率，同时学生群体对于个人信息的管理可以进行网络提交，由专门负责的工作人员进行审核，这样也减少了学校老师的工作量，并且由学生进行提交，也方便检查，出错率也减少了，也不会造成学生大量聚集填写造成系统崩溃的情况，且几年下来要填写和整理的信息量是非常大的，用这种管理模式明显节约了时间，提高了准确率。

1.2档案信息数字化下高职档案管理存在的问题

第一，档案管理人员对管理模式转变重要性还未充分意识到。部分高职院校对档案的认识还是停留在对学生档案的收集、整理和分类等，认为对档案的管理只是对档案进行保管和长期地保存、方便查找、不易丢失等，忽略了档案管理是一项非常严谨和有价值的工作，在实际的操作中也并没有这么简单，对档案数据的有效管理涉及到数据化的管理模式，方便对档案信息进行实时的跟踪检查，确保学生档案的准确性，当有突然情况出现的时候，要触发对数据的智能保护，确保信息不被泄露，并且要对这个过程进行实时地监视，方便后续对管理模式中存在的问题进行修复，另外对档案數据的归纳，归纳方法和模式都对学校的建设有非常重要的意义，为学校吸纳人才提供参考，从海量的信息当中找到一些规律[3]。高职院校学生的去处各有不同，比如有毕业档案回生源地的，有进入国家单位的，有继续从事学术的，到了这个阶段，需要对学生的档案进行归类，发向不同的去处，并且这个过程要学生能够进行实时的定位，便于确保档案的安全，这就需要对每个人的档案单独用一份信息化的数据便于管理。而当前的管理模式并不能有效地处理这些信息，档案中出现的问题也不能大概率地避免，对于一些潜在的问题也不能及时地发现，意识如果不跟上，对于档案管理的科学发展会造成阻碍。

第二，在高职档案管理的工作中对人才重视程度不够。档案管理看似是一份广泛性的工作，不需要多强的专业知识和学历背景，对管理的人员也没有专业化的要求，在各大高职院校中，管理档案的工作人员大部分都不是专业的人才，也没有一个完整的管理结构，部分工作人员甚至都是以兼职的形式参与工作，管理人员的不专业化只是一部分，在实际的业务过程中，对于档案管理的流程也没有体现专业化程度，工作人员并没有对档案管理的流程进行改善，甚至都没有对档案的数据进行系统化的归纳，觉得对于档案实时调用性要求也不高，相关流程就没有花心思进行优化。在高职院校数据库的不断更新，学生群体的不断扩大，对于档案管理的要求也越来越高，对于档案的管理和归纳都有更多的要求，比如说要求档案进行查找的时候，要查到某一年或者几年学生档案的明细，并且要按照不同的专业不同的学院进行排序。人才的缺失势必会让这项工作的数字化模式变得更低，也对档案数据管理和编辑工作带来了消极影响。

第三，没有建立完整的档案管理制度。高职对档案管理模式的落后，不仅仅是档案统计工作的封闭性，还有一部分是档案在归档时的制度不够完善，在对不同专业的学生档案进行整理的时候，在基础的对数据统计阶段需要将不同部门之间打通，需要获取多个部门的授权，然后才能获取各个专业的档案信息，这个阶段完成之后，才能对相关的档案信息进行录入、整理、分类，这项工作看似只是简单的录入整理，如果没有使用数字化的信息处理工具和方法，就会浪费大量的人力和物力，并且这个过程是复杂且冗长的，还容易出现数据上的错误，但是这种错误涉及到学生的个人信息，不允许出错。所以建立完善的档案管理制度，强化信息化的建设和使用，能够对档案的管理起到一个积极的作用，对档案管理的时间和成本都会减少，对于学生档案信息的后期维护也会节省大量的时间，不仅可以提高工作效率，也对档案管理后面的不断优化，模式的不断改进都有一定的促进作用[4]。

第四，对电子档案的管理过程保护不够。信息化时代下，电子档案越来越多，对于管理的质量和安全性能上面都提供了较高的要求，不仅仅是要加强对储存电子档案系统的保护，更要不断提高档案管理的信息化水准，要让档案管理过程越来越流畅，体系越来越完善，并且在信息的处理上面能有更好的发展，部分高职院校在档案管理过程中对电子档案的保护力度不高，市面上会出现学生信息的泄露，经常接到一些陌生的电话，对方却了解到学生的全部个人信息，所以在工作人员对学生档案信息进行统计的时候，要以安全性至上，线上汇总学生相关信息的时候要注意部分信息可以隐藏，在相关部门发送学生信息的时候，注意保密性，必要时可以通过移动硬盘进行存储，通过这种方式可以显著减少学生信息的公开纰漏，降低曝光度，也可以保护学生的信息，减少学生被骗的可能。

2档案信息数字化下高职档案管理模式的优化途径

2.1对档案管理工作进行大力的宣传

档案信息数字化下，高职要不断地推陈出新，将思想观念向新时代的管理方向走，要从全面并且客观的角度意识到信息化管理模式已经成为一种必然，对于目前档案的管理工作要不断的反思，不断地去发现问题，总结原因，不断地改善，要最大化地利用数字化模式进行解决问题。同时要加大宣传力度，不断地进行行为上的监控，通过校园的网站、部门老师的培训、校园内张贴大字报等多种方式进行宣传，强调各部门的工作职责不只是做好自己分内的工作，更要总结其余各部门的工作进行反思，让档案的管理过程更加得流畅，数字化的运用更加的深入，宣传之后要进行实时的监督，定期开展检查模式，比如说，组织相关的人员进行使用，对档案信息进行抽查，以此来发现其中的问题，组成各个小组对档案管理的智能化、查询功能的完善进行检验，然后进行打分，综合评价档案管理系统已有的优点和存在的不足，也可以结合小组给出的意见进行调整，在这不断地磨合当中，对档案的信息化管理会越来越流畅，并且能够对发现的问题及时作出回应。

2.2加强人才培养，重视档案管理专业能力的提升

档案管理的人才应该重视起来，不能只是会收集整理数据信息等工作，更要注重对知识能力的要求，档案管理的数字化需要这些能力，对部分基础统计数据的工作可以交给兼职人员进行操作，但是对于整个档案管理的大方向，应该要重视对信息智能处理能力的培养，对于一些数据分析软件，比如mysql、python等工具可以运用起来，要倡导相关工作人员进行学习，要不断地进行突破。同时建立完善的考核制度，有奖有罚，对于只是局限于当前工作的人员，不愿意为档案管理的优化做进一步努力的人员，应该实行一定的惩罚制度，并且纳入每个月的绩效考核当中，对于表现优异者，应该给予一定的奖励，比如说绩效奖金、提供学习的机会等。另一方面，学校应该组织工作人员到其他院校进行走访和学习，观察其他院校的用人制度和管理方式，多听、多思考、多优化，相信能在不断地尝试中让数字化更加的明显。学校也可以邀请优秀的档案专家来进行指导，帮助解决本校档案管理存在的问题，对内部人员的培训也应该跟上，老员工要进行学习，同时对新员工也要积极进行指导，共同进步。

2.3对学生档案的管理实行监督机制

数字档案的建设和管理过程中，需要各个部门的协同处理，由部门负责人将各个部门串联起来，在实际进行操作的过程中，要强化各个部门和人员之间的合作意识，对于电子档案的整理和归纳要及时地进行反馈，部门之间的信息传递要畅通无阻，要对自己的责任有明确的认识，对于这个过程中档案的保存，以及对档案的部分信息进行归类，要以方便查看为目的，还有如何将档案信息更加的书面化，便于观看，也便于查找，这些都是在整理数据过程中需要格外注意的地方，如果有误，涉及到的都是上万条的数据，损失的时间和人力成本都是非常巨大的。所以对这个过程要进行实时的监督，定期抽查，部门负责人应该对每个人的职责有明确的划分，对于考核的关键点要一一列出来，并且要严格要求下属按照制度执行，数字化化对管理过程进行监督并不困难，比如说在某个节点设置关键信息错误的提示，操作到某个不允许操作的地方，系统进行警告处理，所有在这个过程中出现有误的地方，系统后台都会有反应，这种方式就能实时的监控档案管理的过程，并且能够对后面出现问题的地方进行复盘。

2.4健全档案数据库，推广档案软件的使用

对学生成绩的管理，不要只是对学生成绩进行录入和存档，应该采用相关的技术软件对信息进行数字化处理，要满足学生日常对于成绩查询的动态化和实时化的要求，利用软件对学生成绩进行管理，然后对成绩进行检查，对于毕业信息的管理，相关人员要做好审核工作，对毕业信息要进行准确的校验。同时相關技术人员要利用互联网技术对档案系统进行不断的研发和升级，对服务器上传的信息进行分层次管理，档案的管理者可以通过特定的账号进行访问，而学生用户，需要先注册个人账号，填写在下相关的所有基本信息，由后台的管理人员审核之后才能进行访问，并且对于不同的IP登录要有相应的风险提示，软件的内容展示，要包括基本信息、所得荣誉和在校活动、毕业的去向等板块，学生在校期间表现良好，成绩突出，或者在校期间积极入党的情况，对于学生系统的档案也应该进行修改，要不断对内容数据库进行完善，对软件的开发团队要提出更高的要求，系统软件在流程上、操作上、视觉上等都应该不断地进行修改，不断地完善，这个过程要不断地进行操作，结合多方面的意见进行优化，还可以进行多校联用系统软件，针对不同的学生群体进行系统的升级。

3结语

通过对档案管理模式的分析，以及对以后档案管理优化途径的以下建议，相信当前档案管理过程中存在的一些问题会在不断优化的过程中得到解决，对于档案管理的信息和系统化流程，也会在不断适应的过程中变得更加流畅。大力开展高职档案管理系统的创新，便于以后学生填写个人信息，日常对于个人档案进行完善更加的有条不紊，档案管理部门对于自己的职责更加的清晰，在工作中也可以加快沟通和工作的效率，对于学生档案管理工作的快速开展也可以更加的流程化，数据更加的数字化。不断地对管理模式进行升级，要求更方便、快捷的对档案进行管理。

参考文献

[1]潘澜月.高校学生档案数字化创新管理模式构建策略研究[J].办公室业务，2016（13）：127.

[2]马倩影，杜伟.基于信息技术的高校学生档案管理模式构建[J].兰台世界，2014（11）：38-39.

[3]孙云萍.大数据时代下城建档案管理信息化面临的挑战和途径探索[J].城建档案，2016（6）：12-14.

[4]李玲.大数据管理视域下高校大学生学术诚信档案建设研究[J].湖北开放职业学院学报，2020，33（12）：62-63+82.

（责编：陈静姝）