行政档案管理创新对策研究

双滦区委政法委 河北 承德 067101

社会的持续发展使企业的工作量逐渐加剧,而行政档案管理是对企业中日常行政工作中所形成的科学理念的记录,可以在一定程度上反映管理的过程,引导人们未来的发展,对于企业的运营和发展具有重要意义。因此,要妥善处理好行政档案中的问题,避免档案出现缺失,及时将行政管理工作进行更新,以促进企业管理效率提升。

一、行政档案管理现状

(一)工作开展过于功利,对行政档案管理工作的创新造成限制

经济的发展使得社会主义市场竞争逐渐激烈,工作开展中的功利主义色彩逐渐严重,然而由于在行政档案管理过程中,需要投入大量的成本进行创新,并且需要承担较大的创新风险。因此,企事业单位常常为了谋求经济效益的最大化,而无法全力开展创新工作,导致创新效率被降低。如果行政部门在进行行政档案的管理工作的创新时,需要针对档案管理制度进行修改重制,则代表行政部的工作人员要及时将工作进行调整,以免在新的档案管理制度推行时出现士气问题,导致员工在工作中自由散漫。借助现代信息技术对档案进行管理,必须提高投入力度,加大设备购买量,然而这样会使企事业单位中的运营压力加剧,尤其针对国有事业单位和公共行政机构中的资源,必须在投入中进行审批,并随时做好接受群众检验的准备。由于受限于复杂的审批手续,使得创新工作无法顺利开展。此外,企事业单位的领导层在功利主义原则的支配下,过分追求政绩,导致在推行管理制度创新时过于盲目,限制了行政档案管理工作的发展。例如,由于缺少专业科室和专业的监督人员,使得人员在进行档案管理时经常出现档案损坏或丢失的状况,并且即使经过处理,也无法保障纸质档案的有序摆放,为后续的查阅工作造成了困难。

(二)档案资料较多,管理任务艰巨

行政档案管理是一种通过档案记录企业或事业单位行政工作中流程和文件的工作,通常种类复杂且时间跨度较大,因此在进行创新管理时,必须首先进行核查。例如,传统的行政档案通常通过纸质化的文本进行保存,但是在步入信息化时代以后,就可以直接通过电脑将档案进行收录,由于高科技技术为档案管理带来了广阔的存储空间,在简化管理程序的基础上,有效降低了场地和文件维修的费用。然而,由于针对时间跨度较大的行政档案进行信息化处理时需要耗费较长的时间,导致耗费了大量的人力成本。因此,企事业单位及行政部门经常在面对艰巨繁琐的工作量时感到无从下手。开展创新管理工作,需要操作员积极探索,避免在面对复杂的工作任务时,因档案混乱或档案录取出错而限制行政档案管理工作的有效开展[1]。

二、行政档案管理的创新思路

(一)完善管理制度,推动创新工作的开展

为保障企事业单位中档案管理工作的顺利开展,必须让领导干部关注档案管理工作,进行传统工作的创新,以完善档案管理制度,保障后续工作的顺利开展,让档案管理工作可以发挥应有的作用。可以通过创新进行流程的转变,让员工负责新档案的管理工作,有效避免员工因缺乏足够的适应能力或者工作任务量较为艰巨而出现严重失误,促进创新管理方法的转变。在推行新制度时,可以将时间作为工作过渡的节点,让员工可以在实践中适应档案管理,以熟悉新工作,并且避免出现过大的创新管理工作推行风险。然后,在节点的基础上逐渐推演,以落实传统档案。此外,还应积极发挥制度的约束作用,让员工可以按照制度的要求开展工作,使制度内容落到实处。例如,可以针对员工的档案录入及查阅行为进行规范,借助完善的奖惩制度,激发员工工作的积极性,同时,针对员工违背制度的行为实施惩罚,使档案管理工作发挥实效[2]。

(二)通过培训活动,提升工作人员素质

为促进工作的良好开展,必须积极提升档案管理工作的宣传力度,通过组织员工培训活动,帮助员工对于前沿的理论知识和工作技能有所体会,可以在现代化技术的支撑下更好开展档案管理工作。此外,企事业单位必须关注队伍建设,及时检查档案管理工作的开展情况,与实际情况相结合进行管理方式的完善,同时针对档案管理工作进行严格考核,让档案管理工作呈规范化和标准化开展。行政档案的管理与企事业单位的发展息息相关,为此,必须将档案管理人员的工作态度进行转变,关注档案维护及监督工作的开展,勇于指出工作开展中存在的问题,以提升企业的经济效益。最后,企业要提供给档案管理人员一定的权利,以免部分领导借助职务之便出现越权管理的现象。

(三)将管理设备进行更新,以支持档案管理工作

由于档案比较脆弱,易发生损坏,为此,企事业单位要积极提供物质保障。例如,可以安装杀毒软件,建立企业内网,以免行政档案的信息被泄露。针对需要通过文本的方式进行留底的档案,必须进行防潮防虫处理,通过专门的档案管理室,提升安防管理设备的投入。将硬件设备进行创新是现代档案管理工作创新的前提,例如,可以通过在电脑上增加储存空间、提升电脑配置等方式促进档案录入及查阅效率的提升,推动档案管理工作的有序开展[3]。

结束语

行政档案在事业单位的发展中具有意义,为此,必须提高对于行政档案管理工作的关注,将行政管理模式进行优化,加强对档案管理人员专业素质的培养。通过完善的档案管理机制,促进档案管理工作作用的发挥,在保证行政管理工作有序进行的同时,促进企业的可持续发展。