大数据视野下档案管理思维方式的转变

戴晓芸 昆明市盘龙区机关事务管理服务中心

引言：大数据在档案管理中的渗透与应用，推动了档案工作思维的更新。传统档案工作的管理观念、管理效率、管理信息化程度等存在明显的缺陷，越来越不适应爆炸式增长的信息数据资源，越来越不能满足市场发展的实际需要。档案部门要想尽快的提升档案管理工作效果，需要明确大数据技术的积极意义，发挥大数据的优势作用。通过大数据促进档案工作在管理思维上的革新，优化档案管理整体结构，借助大数据技术制定完善的、科学的档案管理工作机制，进而为档案管理创造更加充分的能够适应社会发展需要的活力与动力。本文将分析当前档案管理工作存在的不适应大数据时代发展缺陷问题，并积极探讨档案管理思维更新的具体方向与举措。

一、大数据背景下档案管理暴露的局限问题

（一）对档案管理信息化的认知不够深入

档案工作在各行业，尤其是政府机关各单位中的重要性不言而喻。然而，①政府机关对各种档案工作的重视程度不够，导致档案管理的措施不规范，各种档案的管理水平出现参差不一。同时，由于档案工作的落实不到位，档案管理信息化建设推进缓慢。②档案信息收集不够完整，无法准确分类。政府机关的档案工作涉及的内容比较繁杂，工作人员之间相互分工也不太明确，在这种复杂的工作关系中，对档案的梳理及管理就会不够集中，出现材料处理不规范，资料不完整等诸多现象。③各部门的日常工作中，常常会增加一些临时的，短期的项目，导致档案工作人员任务繁重，无法有效完成附件任务。甚至于有些单位的档案工作人员频繁调整，在交接过程中导致大量资料、文档丢失、保管的档案内容不齐全、不完善，从而影响档案信息完整性。④档案管理人员在管理过程中缺乏保密意识。在档案管理中档案工作人员由于多为兼职，缺乏档案专业知识，信息化保密力度不够，往往疏忽了保密工作，造成档案的泄密。

（二）档案管理信息化的基础设备、设施有待完善

随着大数据的飞跃发展，档案信息化成为必然发展趋势，然而目前政府机关各单位档案管理部门配套的基础设施、设备条件并不完善，传统纸质档案管理方式仍占主体地位。这种单一、僵硬的管理方式，阻碍了机关档案管理的信息化发展。一些计算机软件硬件配置较低，造成信息存储不便，后续维修工作难度大，日常管理工作中信息管理系统很容易出现程序崩溃和机器故障。除此之外，计算机防火墙等建设并不完善，给信息档案管理埋下安全隐患。

二、档案管理思维方式转变的具体方向与策略

（一）推动政府档案信息化建设管理

针对当前档案管理信息资源共享效果不佳，管理信息系统建设不完善的问题。需要加强档案信息系统的规范化建设，提升档案管理的服务型、开放性和共享性，有效提升管理信息化的利用率，加强建设档案管理软件的通用功能。档案管理人员也需要强化自身的计算机网络意识和信息化档案管理理念，加强对现有的档案学科体系的深入研究和进一步完善。借助计算机网络技术，积极优化和创新现代化档案管理模式机制，实施信息化高效办公。各部门信息化、自动化办公需要有集中、统一的管理，通过统一的档案管理系统的高效管理，推动政府各单位、各部门及各类档案管理工作信息化、高效化的顺利实施。

（二）朝着网络思维的方向转变

1.以信息技术为基础，网络思维带有明显的动态性和发散性特征。档案管理朝着网络思维的方向发展，坚持以大数据技术的优势作用为基础，加强数据信息的挖掘和提升数据分析技术的水平，更高质量、更高效率的展开存储数据的整合与分析。档案管理部门需要加强对大数据技术的应用，采取灵活高效的手段方法，对档案资源展开深入的分析和研究，旨在为政府采购项目提供更加完善、更有针对性的档案管理服务。大数据时代推动了档案管理服务范围的扩展。档案管理者网络思维的形成，以满足多样化需求为档案管理目标，完善信息数据，推进档案管理的智慧化发展。2.资源信息数据的高度共享，是大数据时代的最为突出的特征。档案工作中，管理人员需要首先建立起高度的共享意识，通过大数据实现多个区域信息的有效整合，同时协调各个部门之间形成良好的合作机制，建立起完整的具备高度共享的信息数据库。面对各种复杂的档案归整信息，加快建成高度共享的信息数据库，更好的适应各个档案部门对于不同资源的实际需要。3.技术性思维指的是通过调整外部环境自然因素，实现相应的目标。大数据技术的应用，需要管理者形成技术性思维。档案室与信息技术手段应当进行紧密的结合，充分利用数据分析技术和信息储存技术展开对档案资源的管理。管理人员需要借助相关技术提取出档案管理中有价值的部分，以更加直观的形式展示，满足对信息数据的需要。除此之外，技术性思维的形成，能够很好的把握信息数据的多样化需求，相对应的调整和控制档案资源，成为双向控制的良好条件。

结束语：大数据视野下，档案管理思维朝着网络化、共享化和技术性方向发展，需要档案工作人员加强对自身专业素养、专业技能的培养，强化对大数据时代数据变化的敏锐意识。大数据时代档案管理思维的更新，带动相应的管理模式和方法的创新。加强分析，积极实践，致力于推进档案管理更好的适应大数据时代发展趋势，促进档案管理的信息化和规范化。