关于城乡居民社会养老保险档案管理工作的思考

刘相纯 王梦霞

1.鱼台县社会劳动保险事业处； 2.鱼台县人事争议仲裁院

一、城乡居民社会养老保险档案管理工作的必要性

城乡居民社会养老保险档案的管理具有一定的政治特征，伴随着我国社会保障体系的逐步创建和完善，养老保险制度改善的持续推动，城乡居民养老保险的管理形式和实施体系发生了巨大变化，进一步地满足人们的实际需求，维护自己的合法权益。社会养老保险档案需要完整无误地记录每个参保人的详细信息，包括具体的参保状况，参保年限和退休后享受的福利，数据量极其复杂，这给养老保险档案的管理和应用带来比较大的困难。因此，有必要贯串整体的保险档案管理要求，不断改进城乡居民社会养老保险档案管理机制，理顺管理流程，运用信息化手段协助档案管理，确保档案管理的合理性。

城乡居民社会养老保险档案管理工作的顺利发展，直接关系到城乡居民的本身利益，参保人到了领取养老金年龄限制后，在得到养老金的期间需要办理许多程序和文件，被保险人保险信息的主要路径是在维护城乡居民合法权益的过程中承担主要任务。社会养老保险档案将储存参保人完整的本人信息数据，而且给参保人建立本人帐户，并实时把支付的保费划分给参保人的本人帐户，以完成保险之间的有效续签和资金移动，为保护居民的合法权益提供了关键依照。

二、城乡居民养老保险档案管理工作的问题

当前，城乡居民养老保险档案管理仍然存在一些不足，特别是在目前时代的发展背景下，对于这类档案管理给出了很高的条件，为了进一步完善相关设施，提升档案管理效率，有必要对问题进行详细分析，具体来说，存在以下问题：

（一）档案管理人员的素质低

在城乡居民养老保险档案管理工作中，档案管理人员发挥着重要作用。他们的素质能力对整体养老保险档案管理工作的质量有很大影响。只有保证档案管理员的素质和能力，才能真正满足档案服务的需求。但是，在许多城乡养老保险档案建设中，管理人员的素质通常很低，而且大多年龄较大，现代档案管理和统计软件不能很好地应用。然而，一些档案管理人员缺少一定的责任感，不能够更好地实行档案管理的内容。还有一些档案管理人员经常担任多个职务，这无疑给城乡居民养老保险档案的管理增加了一些困难，工作效率和质量没有得到有效提高。

（二）档案管理的方式相对保守，管理水准地

城乡居民养老保险档案管理技巧也存在问题，落后现象比较明显。不仅缺少统一的标准管理模式，而且在统计信息工作过程中难以使用现代手段来管理档案。出于大多数养老保险档案管理部门来讲，数据的记录主要是手工记录，以计算机为辅助，相关的信息系统大多用于浏览和检索，这些不利于档案管理信息平台的建设，特别是，养老保险工作本身具有一定的复杂性，因此，加强对数据和信息的有效处理至关重要。但是，当前的计划外管理方法仍然不能满足实际档案管理的需要，并且缺乏创新，固有的档案管理模式严重影响了城乡居民养老保险档案管理工作的进展。

（三）养老保险档案化管理缺少一定的规范化管理

由于我国养老保险的人口随着经济的发展而增加，因此很多单位和公司都着手号召职工购买养老保险。此外，我国农村养老保险和城市养老保险的制度和要求是不同的。养老保险工作量相对大些，档案管理存在统一性或混乱性，因此社会养老保险档案管理的成效不是很好。此外，我国很多区域还没有拟定有关养老保险档案管理的要求与法规，造成我国养老保险制度中档案管理的发展比较混乱，相关工作秩序尚未制定，这一系列原因促使我国城乡居民养老保险档案管理的整体水准不高。

三、提升城乡居民社会养老保险档案管理工作的有关举措

（一）提高档案管理职员的素质才能

需要提高档案管理职员的素质和才能，这是一个基本要求。这就要求有关部门建立健全的部门体系，对档案管理职员实行专业培训，使他们清楚档案管理过程，完成纸质档案的归档与分类工作，并定期进行维护，特别是对于那些更重要的档案，必须先备份它们，然后再存档存储，整体档案管理员都应全面掌握档案的备份工作，储存并记载，并且能够精确地查询档案，从而使整体养老保险档案管理过程趋向于完整与规范。

（二）增强档案管理机制的建立

标准而完整的档案管理系统是确保档案管理活动井井有条实行的前提，要贯串当前社会养老保险管理机制的实质状况，建立完善的档案管理制度，给予城乡居民提供有效的制度保障，确保档案管理科学合理。档案工作者要持续增强自己的专业才能，并革新原先的知识体制，以便更好地为城乡居民提供服务。在社会养老保险档案管理中引入信息技术，创建完善的信息索引制度，合理存储电子档案和备份电子档案，防止档案出现遗失，确保居民社会养老保险档案的安全。

（三）合理分类和整理保险档案

城乡居民社会养老保险档案内容复杂，工作量大，档案管理职员在管理保险档案时，务必要使用科学的分类方式对保险档案进行分类与组织。依照保险档案的实质特征，拟定统一的准则与规范，为养老保险档案的管理提供有用的制度支撑。同时，档案分类与整理活动的发展也务必要达到快捷查阅的要求，提升档案运用的速度和成效。其次，要增强对档案管理全过程的监督，确保各项流程的标准性和合理性，根据时代发展的特点，持续改进养老保险档案管理技术和管理体制，使城乡居民的社会养老保险档案管理可以更好地满足目前社会进展需求，提升档案管理质量。

（四）增强档案的信息化建设

科学技术的迅速发展，特别是计算机技术在每个行业的不断运用，为城乡居民管理社会养老保险档案提供了新途径。以往的纸质档案管理形式管理效能低，档案查阅和调用速度缓慢，并且纸质档案轻易的就会受到自然灾害，人为破坏和其他原因的影响发生纸质档案遗失或破损，影响档案管理完整性，所以，增强档案的信息化建设非常关键。社会养老保险档案管理部门务必要建立专门的电子信息数据库，把养老保险档案的全部纸质信息以电子方式输入到信息数据库中，并把原始纸质档案转换为信息档案，能够节俭档案的存储空间，降低档案的保存成本。同时，能够使用信息技术来建立用于档案管理的官网，提升档案的收集速率和运用性，并且使用各类即时消息平台搜集人们对档案管理的看法，调节和改进目前的档案管理活动，并确保档案管理成效。

（五）规范档案管理工作

为了进一步规范我国城乡居民养老保险管理，有必要结合实际情况采取重点措施，重点是以下两个方面：第一，我们补充了有关老年人和死者的信息。科学和标准化的档案管理必须完全灵活。所以，对城乡居民养老保险实施最根本的档案管理是最佳可行也是最有用的方法，这也是由于当前我国城乡居民社会养老保险的档案管理缺乏灵活性是一个制约要素，因此养老保险的有关档案单位与档案管理职员务必要实行不断地添加和纠正档案信息，并有效地落实每个参保人的生活条件，从而确保可以随时查询被参保人的信息，并且可以随时存档系统管理信息。另一方面，我国目前的老龄化现象非常严重，人口数量庞大，从整个社会结构来看，老年人口的比例逐年增加，这就需要现代化的档案管理工作务必办到重要信息不能出现遗失及老年人养老保险数据库的系统化需求。

结语：综上所述，城乡居民社会养老保险档案管理工作的质量直接影响到城乡居民的合法权益，关系到城乡居民退休时的好处。所以，务必注重社会养老保险档案的管理活动，确切保护居民的合法权益，增强档案信息化建设和管理机制建设，确保档案科学化，规范化管理，进一步促进社会发展，为城乡居民提供养老保险服务营造优良环境。