“双高”背景下的高职教务秘书工作探究

戴 艳

高等职业教育担负着培养数以千万计的高素质技能型专门人才的重要使命，在提高国民素质和社会进步方面发挥了不可替代的作用。2019年4月教育部、财政部发布《关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见》（简称“双高”），标志着高职院校进入了新的发展期，指明了新时代我国职业教育发展的重要方向。随着“双高”建设任务的推进，各个高职院校在改革人才培养模式改革、完善专业群课程体系等方面需要做大量工作[1]。由于高校教务秘书是高职院校基层教学单位最直接的教学管理人员，在教学管理中起着上传下达、联系左右的重要作用。探讨“双高”背景下的教务秘书工作存在的不足及改进途径，对于顺利实施建设计划，提高教学质量起着至关重要的作用。

1 高职教务秘书工作现状

1.1 教务秘书职责定位

教务秘书是高职院校基层行政人员的重要组成部分，是连接行政与教师之间的重要纽带。教务秘书的管理范围工作根据院系分工不同，其核心职责就是将教务处及二级学院的各项通知传递给学院内的相关人员，主要需要协助院(系)领导管理教学管理的常规事务，以及协调好院(系)与学院其他部门之间的关系，保证各项教学工作的顺利进行[2]。工作范畴包括辅助领导做好教学任务的组织安排、组织教师日常调停课管理、教学档案的归整管理、组织各项考试及配合督导进行教学检查等，日常的工作特点是烦琐复杂且时效性要求高。

1.2 教务秘书工作存在的问题

1.2.1 信息化管理方式存在短板

随着人工智能时代的来临，越来越多的高职院校启动了智慧校园建设工作[3]。在教学管理、学生管理、社团管理等方面引入信息化手段，实现了信息化操作。但是，在诸如档案管理，教学计划制定等一些教学运行环节却还存在着信息化管理的盲区，依然需要人工管理，在部门和人员之间以纸质材料的方式在传递，工作效率较低。

1.2.2 教育教育管理理念落后

教务秘书由于岗位的原因，能参与的专业培训相较于普通专任教师要少很多。一些教务秘书年龄偏大，在日常工作中普遍存在思维惯性，较少接触到当前较新的管理理念。虽然在调研中普遍能认识自身在业务能力、创新能力等方面的不足，也希望进行专业化培训、考察学习、交流[4]。但是目前针对教务秘书的职业能力培训，不管是内容安排还是培训数量往往都不尽如人意。

1.2.3 工作权责分配及过程复杂

教务秘书的工作烦琐复杂，在常规任务之外，也需要面临很多突发情况。同时，教务秘书的工作往往具有较高的时效性要求，如果不能在规定时间内完成，很容易造成管理或者教学事故。在上传下达过程中，常常因为某个环节的工作不及时，不到位，受到领导批评，教师的不理解，从而造成事业挫败感。

1.2.4 团队结构不合理

高职院校的教务秘书团队建设相较于专任教师，辅导员等群体缺少规划。有些高校的教务秘书年龄偏大，信息化水平偏弱，不能很好地胜任工作。一些新引进的年轻教务秘书在工作中，由于诸如工作烦琐，不受重视，难出成绩，职称评聘没有优势等原因，常常也有转岗的想法。

2 “双高”背景下教务秘书工作改进建议

“双高”提出了要打造技术技能人才培养高地、技术技能创新服务平台、高水平专业群、高水平双师队伍的建设任务，其根据目的就是要进一步提升高素质技能人才的培养质量[5]。另一方面，无论是专业群中的人才培养，还是师资建设或其他各项专业建设工作，都离不开教务工作的配合。作为教学管理的基层人员，在新形势下进一步做好本职工作，可以从以下方面进行改进。

2.1 加强信息化建设

由于“双高”必然给教务秘书工作带来更多的复杂和不确定性，如果不充分利用信息化手段来提升工作效率，则教务秘书必然疲于应付，不利于教学运行管理工作及个人发展。因此，教务秘书可以针对当前信息化建设方面的薄弱环节，提出工作建议。二级学院会同学校的信息中心等部门，开发响应的教学运行管理的信息化软件，实现数据采集。期末时候，可以方便实现汇总功能，方便数据分析与考核评价，以信息化手段减少教学秘书的工作量。

2.2 重视培训学习

教学运行管理是一个系统工程，对于支撑“双高”建设有着重要作用。作为这项工作的基层执行者，教务秘书需要掌握最新的发展政策，管理理念，创新工作方法。因此，高职院校领导应该充分重视教务秘书的能力提升工作，可以仿效专业教师及辅导员的培训做法，通过设立专项的培训学习资金，鼓励和支持教务秘书的业务进修。教务秘书也可以适当参与专业教师的信息化教学等培训，进一步了解当前教学特点，切实提高教务管理水平和工作效率。

2.3 明确工作职责

教务秘书的工作相对烦琐，接受的工作任务可能来自教务处和院系领导等多个渠道。为了明确责任，高职院校应该规范化教学管理，从学校层面明确教务秘书工作的基本要求和职责，制定相应的规范标准，明确工作的权责，从而避免互相推诿的情况。学校的教务主管部门应该根据高职院校自身发展的需求，从流程中进一步简化管理，通过信息化的方式，将一些工作直接对应到个人，从而避免每件事情都需要教务秘书的转达，进一步减轻教务秘书工作压力。

2.4 加强队伍建设

建立一支高素质的教务秘书的队伍对于提升高职院校的教学管理水平尤为重要。高职院校一方面要积极调整教务秘书队伍的学历、年龄结构，加强教务秘书的培训工作。另一方面，也要在人才队伍建设的实施过程中进行评估和考核，创造了良好的工作氛围，通过建立相应的激励机制，使教务秘书真正成为“双高计划”建设和学校改革发展的参与者和基础力量，为高水平高职院校建设做出更大贡献。