高校档案馆信息化项目建设中的体会和建议——以华中师范大学档案馆信息化项目建设为例

朱林军

（华中师范大学档案馆，湖北 武汉 430070）

1 高校档案馆信息化建设的范畴

高校档案馆信息化建设的范畴分三个层次：

底层（支撑层）：系统管理平台建设，包括建设底层的数据结构、档案表分类模板、采取的数据检索机制以及存储目录的数据库类型，还有涵盖各个基本功能的管理模块，如档案分类管理子模块、系统设置子模块、系统日志、数据备份等等；

中层（数据层）：指将库房所保存的实体档案进行数字化，转换成能被管理系统识别、加载和处理的数据信息。包括纸质和实物、照片、音视频等不同载体的档案，通过技术手段转换成计算机可以处理、识别、展现的数据集，供系统调用或服务功能模块使用；

高层（应用层）：面向服务对象需求而开发的各个应用展现模块，此层最为复杂多样，往往围绕不同单位、不同业务流程的特色功能进行开发，甚至包含一些硬件产品的定制开发，因此呈现的品类也最多。例如开发出适于单一对象查档的查询机、直接服务学生的成绩单自助打印机、自助声像档案展示板等。

图1 档案信息化建设范畴

2 华中师范大学档案馆信息化建设概况

华中师范大学是一所教育部直属的百年高校，其档案馆存有4个全宗，自清朝民国以来的各类相关的文书、实物、照片、音视频等形式档案。

自2015年开始新时期的档案信息化建设，目的是建成管理规范、服务一流的数字化档案馆，围绕此目标，2013年引进一名有计算机专业背景的教师，专门负责信息化以及信息化项目建设和实施。

从2015年至2020年，基本保证每年实施一次信息化项目，并在当年即进行验收。由表1看出，5年时间集中实施了底层的系统平台建设项目一个，以及四期的数字化项目。其中值得一提的是2015年投标的平台建设项目当年流产，第二年重新招标和实施的平台建设获得成功。目前该馆的数字化项目仍在进行，力争全馆的库存档案数字化率达到80%以上。在此基础上，后期该馆还将根据现场服务中暴露出的问题，有针对性着手进行若干基于服务对象和业务流程的应用型特色项目开发。

由以上进程可以看出：高校档案馆信息化进程有一定次序，基本由底层平台建设开始，再推进到中层的资源数字化建设，最后外延到服务型项目进行开发的路径。

3 信息化项目建设中遇到的若干问题

3.1 谨防项目夭折

我馆2015年的项目，曾经夭折。在此前进行了2年的考察和比较，最后选择了广东一家颇具实力的软件公司，可惜在实施半年后还是夭折。原因是在数据迁移进程中技术人员遇到问题，进展缓慢，导致公司和我方均不满意，这种情况已经跟当初公司预料和承诺的不一样，最后双方达成一致，算是和平终止合同。

3.2 项目责任人的稳定问题

这里所说的项目责任人包括实施方、承建方两方面的项目经理、领导以及具体的实施人团队。当平台项目实施几个月之后，对方公司一位重要员工突然发生离职现象，对项目进程产生了很不利的影响，幸而我馆负责项目实施的管理人员保持稳定，通过及时和新派驻人员的积极沟通和监督，使得项目后续得以顺利推进。

3.3 项目后期的维护和更新问题

对施工单位而言，基础平台的建设一般有通用的模块包，故实施初期一般比较顺利，但到了中后期，由于要结合馆内的实际情况进行基础模块的变更或二次开发，这中间出现的碰撞和问题就较多，很多项目容易在这里烂尾。所以整个项目的建设周期绝不是合同所写的半年或1年就能全部完结，就算项目当年能够顺利通过验收，后续的试运行和磨合也需要很长一段时间。

表1 华中师范大学档案馆信息化项目建设历程

3.4 项目中涉及系统横向协同的问题

我馆的系统涉及和学校OA系统进行数据、流程对接的问题，这就涉及两个系统和四个方面负责人的沟通和联系问题。在我馆实施过程中，恰逢学校OA系统也在进行重新开发和定位，导致前期准备好的接口程序必须进行重新开发，做到与之匹配，这之间的调试和沟通又多花费了很长一段时间。

4 对高校档案馆信息化项目建设的若干建议

4.1 前期调研准备不可少

由上面所述，在档案信息化建设的三类项目中，平台建设是关键和基础，故建设之前一定要注重周密调研和考察，并充分结合本馆的实际情况，避免听信前期销售人员推荐的一些听起来高大上的特色和功能。考察公司不仅要看到对方产品，还应该把对方开发人员请到我方熟悉已有的旧系统和数据情况，在此基础上再进行沟通和形成方案，除此外还应该多考察该产品的已有用户后续若干年的应用情况和评价，并对项目实施过程中的不确定因素尽可能多的准备预案，使得项目管理人和主管领导做到心中有数，一旦发生问题能得到及时的应对和处理。

4.2 队伍建设和人员储备不可少

在项目建设过程中，起决定作用的因素是人。信息化项目建设一般由具有信息化专业背景的人来实施和管理，因此，对于现代档案馆，配置和储备一定比例的计算机人员不可少。不仅如此，领导要更新用人观念，特别重视发挥计算机人员在档案信息化项目建设中的积极作用。档案要走向信息化，靠的是档案方面管理专才和新加入的计算机人员两方面的通力合作。

4.3 合同签订前不能只看承诺

签订合同之前，一般都会跟开发公司的售前经理或销售人员进行接触，他们为了实现销售任务，很容易夸大产品的性能和功能，但是这些人员往往对于核心技术和流程并不十分了解，或了解不够清楚，所以一定要仔细甄别开发公司售前的各种承诺，签订合同前尽可能多的和公司负责产品开发的经理和实施人员进行接洽和交流，再对预期的成效作出客观合理的预判，最后形成有操作性和可行性的合同 文件。

4.4 数据迁移一定要提前说明

在项目建设过程中，要重视对已有数据的迁移和清理工作，由于馆内存在前期老旧系统遗留下的各类目录数据和资料数据，完全舍弃肯定是不经济和可惜的，如何把这些数据跟新系统平台完美结合起来，让它们继续发挥作用，这是值得考虑和关注的一个重要问题。在新系统或项目建设前一定要重视这方面的工作，使得老旧数据得到完美的迁移并合理运用，不至于造成系统脱节和资源浪费的不良现象。

4.5 后期维护保障要跟上

每个项目的建设都不是一蹴而就的，系统平台的建设即使已经完工，也要在日常的使用和现实的业务流程中去不断整合和完善。数字化项目产生的海量数据，往往在很长时间的使用后才发现其缺陷和错误。所以跟公司签订的合同中，要充分考虑项目实施后相当长一个时期的维护保障机制（至少3年），后续一旦发生问题，也能做到有合同依据，得到妥善处理，不至于出现后期工程的烂尾状况。

5 结束语

每个高校都有其自身特色，包括自有的特色档案资源和业务流程，但是对其进行信息化建设的进程都有一定的次序，这是由信息化本身的规律所决定的。在信息化项目建设中，首先要着重把握好人力因素，人员到位和可靠稳定永远是第一位的；其次是一定的资金保障；最后要充分发挥合同对项目进程中双方的约束效力，前期注重考察和比较，中期注重应对实施中出现的各种问题，后期做好长久运行所需的各项保障措施，只有这样，档案信息化的项目建设才能得到顺利实施并落到实处。