关于做好档案管理信息化建设的思考

苏小玲

（湖北省荆门市沙洋县人力资源和社会保障局官垱分局，湖北 荆门 448000）

事业单位档案管理信息化建设有助于提高事业单位档案查找以及档案应用效率的提高，对于事业单位效益的增加以及事业单位的可持续发展具有重大意义。然而，我国事业单位在档案管理信息化建设的过程中还存在着发展水平较慢、信息化程度低以及专业人才缺乏等问题。在今后的档案管理信息化建设过程中，事业单位要从内部入手，建立健全档案管理的机制，建立统一的信息化管理平台并加强监督。另外，还要对档案管理人员进行专业的技术培训，进一步提升档案管理人员的专业素养，为事业单位档案管理的信息化建设注入活力。

1 档案信息化分析

基于现代科技的快速发展，档案管理逐步成为各领域可持续发展的核心构成部分，但传统档案管理工作方式落后，档案收集效率低、管理制度滞后，且管理方法不科学，应尽快转变人工档案管理形式，转为信息化管理方式。对于档案信息化而言，是指在档案管理工作中融入信息技术、网络手段、计算机技术等，对档案资源进行有序整理与归纳，档案管理信息化迎合了新时代发展的现实要求，以计算机技术和信息技术为指导，对档案信息进行传递、接收、存储与利用。在档案管理信息化建设中，应遵循规范性原则、安全性原则和效益性原则，以制定相应标准、规范和法规为前提，加强对网络技术的研究与开发，最大限度地保护档案信息不被窃取和盗用。

2 事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题

2.1 信息化水平较低

档案信息化管理的过程中需要科学准则的指导，这样才能保障事业单位档案管理各项工作的有序进行，然而，在传统的事业单位档案管理过程中，一人一机一室的模式难以满足事业单位档案的查找和应用。很多重要的文档只是被混乱地存放在电脑之中，并未经过科学的分类和管理。这导致事业单位在搜索信息的过程中花费的时间较多，查找效率低下。信息化水平的低下会直接导致事业单位资源的浪费，造成不必要的损失。信息化水平较低也与事业单位管理制度的不完善紧密相关。相关人员应做好计算机与网络和软件的融合工作，吸收过去的档案管理经验，制定科学合理的信息化管理准则，提升事业单位档案管理的信息化水平。

2.2 管理人员安全保密意识较差

事业单位档案管理信息化建设在利用互联网技术的同时也要承担一部分安全风险。某些黑客的入侵会造成事业单位信息的泄露，管理人员的疏忽也会给事业单位带来一定的风险。事业单位档案之中保存着很多重要的事业单位信息，其中涉及保密文件以及关键数据，需要充分的安全保障。然而，我国事业单位的管理人员由于安全保密意识不强，使事业单位档案管理信息化建设存在漏洞，为事业单位信息管理的安全增加了隐患。除此之外，我国事业单位的档案管理人员素质参差不齐，有很多员工并未经过专业训练，也缺乏档案管理的基本知识。另外，许多档案管理人员受传统档案管理模式的影响，观念较为落后，对新事物和高科技的接收能力较差。以上情况都容易导致事业单位档案管理信息化建设出现问题。

3 信息化在档案管理工作中应用的方法与路径

3.1 加强信息化基础设施建设

由计算机软件和硬件所组成的信息化运用环境是档案信息化管理的重要基础环境，信息技术软件的运用水平直接影响到事业单位档案信息化管理的基本水平。因此，要想从根本上提升事业单位档案信息化管理水平，首先，需要在保证管理经费充足的前提下，监督档案管理部门合理采购相关硬件，并做好硬件基础设备的使用、维修等记录；其次，应打造具备专业技能的档案信息管理平台，切实考虑事业单位的实际情况和事业单位内部相关工作内容及工作性质等，进行试运行工作，尽力开发符合事业单位发展的信息技术功能，完善事业单位档案管理体系，进一步提高事业单位档案管理水平，为事业单位整体管理工作的有序进行奠定基础。

3.2 健全信息化安全保障体系

在信息化的大环境下，网络社会的信息泄露问题越来越突出，其后果的危害程度也超越了以往任何时代，信息安全问题对事业单位档案信息化发展来说是最基本的保护线。因此，在事业单位档案信息化管理工作中，必须重视发生频率越来越高的安全隐患问题，并针对其实际情况坚持以信息安全技术为主的原则，引进安全性能更高的信息安全技术，将其与信息化档案管理软件相结合，提高档案信息化管理的安全性。与此同时，还要加强对信息工作软件所存在缺陷的改进和升级工作，以防因木马、黑客或者恶意破坏程序存在而造成档案信息泄露问题的发生。另外，可利用信息技术方式加强对档案危害问题的处理，尽其所能地做好档案管理防范工作。最后，借助信息技术的功能和优势，建立多层次的保障网络，如设置管理系统访问权限、设置信息阅读加密等，以此来确保档案信息的安全，完善档案信息化管理的安全保障体系。

3.3 提高信息化档案管理水平

信息技术的应用使得信息技术得到大幅度“扩张”，形成了信息化的浪潮，而在档案管理工作中，大规模地使用信息技术，主要就是利用信息技术的优势及功能，建立完善的信息化管理体系，并通过完整的信息化管理方式将信息内容整理、归类并构筑起来，从而形成信息化档案平台，为档案信息化管理工作提供保障。具体而言，在档案管理工作中运用信息技术制定相关要求及管理软件，以便强化档案信息化的管理；利用信息技术做好信息的保管、积累、利用等工作，提高档案信息化管理的有效性；利用信息技术建立档案信息网，实现信息档案的数字化管理，实现档案信息的资源共享及网络传输等，全面推动档案信息管理工作的高质量发展。

4 结束语

在科学信息技术的发展过程中，对档案的管理一定要采取信息化的管理模式，不断探索新媒体条件下的档案利用途径，从微博以及微信等新型媒体的角度出发，不断为档案信息化管理提供更为方便的条件，从而促进档案管理部门传递信息，并且在档案信息化管理的过程中，一定要跟随时代发展的脚步，不断促进档案信息化管理的创新。