基于文档一体化的文书档案信息化管理策略

张 琦

（佛山市第一人民医院，广东 佛山 528000）

随着现代社会的发展与进步，信息技术日新月异的变更，办公自动化水平的不断提高，信息化和网络化已成为时代发展的主题。文书工作与档案管理工作面临越来越多的机遇与挑战，但文书与档案管理事务的一体化，是社会发展的定然趋向。因此，强化文书档案管理事务一体化的投入，提高过程中全部环节的完善，提升相关职员自身的专业素质和能力，进而确保信息技术使用的安全性，提高工作效率，为单位档案管理奠定坚实的基础，从而实现信息时代下文书档案管理工作的规范衔接。

1 文书档案管理工作一体化的概念

想要对整体问题进行研究，就必须要在一定程度上明确文书档案管理工作一体化的概念。在科学技术持续发展的背景下，很多信息化技术以及网络技术都开始在现实情况中得到了应用，不仅仅让人们的生活变得更加方便，同时也为文书档案管理工作一体化提供了可行性。文书档案管理工作一体化在一般情况下被简称为文档一体化，主要是指企业利用办公管理系统以及计算机技术将文书档案管理工作的具体内容进行结合，推动文书档案管理工作的一体化能够提升工作效率，并对公文资料的相关步骤进行监督，无论是在起草环节还是在审核环节，亦或是归档环节，都需要完全的包括在其中。

2 文档一体化的主要特点

1）规范性。文档一体化是借助计算机系统中预先设定好的操作单元，依据统一格式、统一要求、统一标准、统一流程，进行文书起草和档案管理，实现文件处理和档案立卷管理的规范化、标准化。

2）整体性。文档一体化将文书处理与档案管理两个相对独立的管理过程成为一个有机整体，借助计算机及相关办公软件实现一体化管理。文档一体化加强了文书部门与档案部门之间的常态化联系，集合了文件收集、整理、归档等业务流程，提高了案卷质量。

3）经济性。文档一体化管理模式下，文件起草、录入、存储，以及档案收集、归档均可借助计算机操作系统进行操作管理，实现一次输入无限次输出，避免重复手工操作，节约大量人力、物力、财力，经济效益显著。

3 信息化管理文书档案一体化的优势

1）有效提升文书档案管理效率。利用当前的互联网电子计算机技术建立文件管理器，对办公室文书档案进行分类整理和高效管理。这样可以解决传统文书纸质档案管理的复杂问题，电子信息化管理和收集文件归档，便于调整文书档案检索顺序。当前随着计算机和互联网的普及，档案管理信息化已经成为主流趋势，采用互联网电子计算机技术管理文书档案更加方便，文件查询、检索以及传送也更加 快捷。

2）适应信息时代新需要。随着计算机信息技术、网络技术的应用和发展，机关OA系统深入普及，实现了无纸化办公新模式。大量电子文件利用OA系统实现了从起草、转发、办理、归档等全过程自动化、信息化。在此背景下，将文书档案管理关口前移，秉持全生命周期理论，重视电子文件后保管，也是适应信息时代文档管理的新需要。

4 基于文档一体化的文书档案信息化管理策略

1）对管理意识进行明确。想要实现文书档案管理工作一体化，就必须要在现实情况中对管理意识进行明确，企业在实际运行的过程中相关的管理者必须要加强文书档案管理工作一体化的管理意识，通过对一体化管理的意识进行树立，能够让文书档案管理工作合理的进行开展，完善文书档案管理工作的基本流程，优化相关的工作步骤，避免重复工作的情况出现，这也有利于节省企业的成本开支。此外，文秘工作是对文书档案管理工作一体化绩效实现的关键，相关的文秘工作人员需要树立良好的管理意识，做好各种基础性工作，为文书档案管理工作的开展打下坚实的基础。

2）加强人员教育培训。文档一体化的最终实现离不开一支高素质的档案队伍。一方面，要切实加大档案从业人员的业务技能培训，尤其是在大数据、云计算条件下，要加大办公自动化、网络化，以及计算机信息网络技术的业务知识培训，不断提升档案工作者信息化业务素能，打造一支复合型人才队伍。另一方面，根据机关单位档案工作业务数量，以及人员编制情况，实时加大人才引进力度。重视拥有档案学专业知识、掌握一定的计算机信息技术的复合型人才的引进。此外，改善档案人员工作环境，加大激励措施，为档案管理工作营造良好氛围。

3）强化“全过程管理”工作。在档案管理的全部环节中应该加强工作人员对文书工作与档案管理工作岗位的职业职责，确保每项工作流程的质量，只有责任优先，才能为“全过程管理”提供质量保障。机关单位要拟定有关文件保管规则，依据当前我国的档案管理制度以及相关法律规定，制定具体的文书处理办公规定，掌握文档归纳和办理等事务，提高文书与档案管理事务的可行性和可操作性。要理顺办理系统，不断完善管理体制，建立安全科学的组织体系，创设一支优秀、专业的事业队伍，为档案的全过程管理打下坚定的基础；不断引进信息时代先进的装备和技术，与单位的现代化同步发展，并配备性能优良的设备，强化操作的熟练性，使档案管理工作更加层次、科学、统一。

4）完善顶层规划设计。根据《档案法》《保密法》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）等相关规定和要求，加强文档一体化系统设计，将档案管理业务与办公（OA）自动化系统相融合，建立公文办理、移交、接收、归档、借阅、查询等一体化电子数据管理模式。使通系统顶层设计中既涵盖文书处理的所有环节，又包括档案管理的所有内容，畅通文档一体化管理渠道。

5 文书档案管理工作的开展趋势

随着信息量的不断增大，对数据的需求逐渐多元化，传统的文书档案管理模式已经不能满足现在医疗卫生的发展要求了，文书档案的作用也无法充分发挥出来。因此，必须开始转变文书档案管理方式，在大数据时代，将大数据应用到管理中是很有必要的，大数据具有数据容量大，安全性高和传输类型多的优势，将文书档案管理信息化。同时，为了满足自身发展，紧跟时代的步伐，应用先进的技术手段进行文书档案管理，使得文书档案管理更快捷有效。

6 结束语

综上所述，文书档案管理工作一体化在一般情况下被简称为文档一体化，主要是指企业利用办公管理系统以及计算机技术将文秘工作与文书档案管理工作的具体内容进行结合，推动文书档案管理工作的一体化能够提升工作效率，并对公文资料的相关步骤进行监督。企业在实际运行的过程中相关的管理者必须要加强文书档案管理工作一体化的管理意识，通过对一体化管理的意识进行树立，能够让文书档案管理工作合理的进行开展，完善文书档案管理工作的基本流程。