水利督查专项档案规范化管理探究

刘晓明，臧志美，田秀平

（山东省海河淮河小清河流域水利管理服务中心，山东 济南 250100）

近年来，随着山东省水利督查任务（督查、检查、稽查、暗访）逐年增多，基于目前水利督查档案管理现状，从省级层面建立统一规范的标准化专项档案管理体系尤为迫切，现就水利督查专项档案标准化、规范化管理工作提出几点建议，为水利督查专项档案管理工作提供一定的参考。

1 水利督查档案管理现状

1.1 尚无统一执行标准

现阶段，山东省针对水利督查专项档案管理尚无统一建档标准，水利督查工作相关资料仅按照实际工作需要简单整理，资料收集无具体标准，缺乏系统性、针对性、专业性。

1.2 整理缺乏系统性

目前，在督查工作中，同一督查任务，往往由多个单位、多个部门共同配合完成，督查任务结束后，经常出现各单位、各部门分别自行立卷的情况；一些亟需要归档的资料，有些以文书档案形式并入年度档案，有些以内部资料形式存储在业务部门，还有一部分直接留存于个人手中，大多杂乱无序，分类混乱、检索困难。

1.3 资料收集不完整

水利督查过程中，一些关键节点和关键问题会形成多种形式的档案资料，如：文字、音频、视频、图像、电子文档等，此类档案资料的产生仅仅停留在当时的督查过程中，收集需要有时效性，一旦未及时收集，极易丢失。目前，此类督查过程档案资料尚未有统一、规范的入档制度，在实际的督查工作中很多过程性资料没有存档，致使后期档案利用时，历史数据查找困难。容易造成，如遇重大问题处理、责任追究等情况，调查取证困难，权责不清。

1.4 档案资料保存困难

目前，承担督查任务的大部分工作人员为水利专业技术人员，对档案业务不熟悉，档案收集意识薄弱，在督查任务执行环节，极少注重存储相关资料，在督查工作结束后，如无规定保存或移交，此类资料会很快遗失或被删除，即使有少部分归档资料，也存在不全面、不系统的情况。

2 水利督查专项档案标准化与规范化

2.1 统一执行标准

档案工作是水利督查工作的重要组成部分，建议山东省出台统一的水利督查专项档案管理制度或标准，从“查、认、改”环节规范督查文书和案卷标准，使水利督查档案在收集、整理、立卷、归档时实现及时、规范、完整。

2.2 建立管理机制

健全水利督查专项档案管理机制，从“查、看、问、访、核、检”等关键环节确立归档标准，实行牵头单位立卷制，同时配备专职或兼职档案员联络员。水利督查工作牵头单位对档案整理负总责，档案联络员负责组织、指导相关处室档案资料的收集、整理、归档。相关单位、处室的专职（兼职）档案员负责各自工作过程中资料的收集、整理、移交等工作，督查工作结束后及时移交牵头单位集中归档，实现水利督查专项档案从收集、分类、整理、归档、管理的标准化、规范化管理。

2.3 细化归档范围

水利督查专项档案按照“一事一档”由牵头单位进行归档。工作伊始指定专人负责，案卷整理与督查工作同步推进，加强事前、事中、事后的资料收集，将档案工作渗透到水利督查工作的各个环节。归档范围主要包括：前期工作方案、通知文件、责任分工；工作过程中的工作记录、会议纪要以及以文字、报表、照片、音视频、电子文档等形式留存的文件；后期督查报告、工作通报、问题整改、责任追究等资料。

2.4 完善利用管理

牵头单位档案部门负责做好档案资料的安全管理和利用管理，定期对其数量和保管状况进行全面检查。制定翔实的专项档案查阅制度，加强借阅管理。完善利用手段，收集反馈利用效果，建立档案借阅和登记制度，档案统计台账等，积极主动为水利督查工作提供参考借鉴依据。

3 水利督查专项档案利用成果展望

3.1 为提升水利督查工作水平夯实基础

水利督查专项档案标准化管理是水利督查工作的重要组成部分，是做好水利督查工作的关键环节，是规范督查人员行为的重要手段，可有效推动水利督查工作规范、有序、高效实施，该管理体系在全省范围内展开后，可确保档案资料在收集、整理、立卷、归档、保管等重要环节实现“闭合式”管理。

3.2 为水利督查工作提供借鉴作用

水利督查专项档案是载明水利督查活动原始资料和历史证据的重要载体，其规范化标准化程度是体现水利督查工作水平高低的重要表现。水利督查专项档案的规范化管理能够对督查过程质量控制起到指导、约束作用。同时，完整的督查档案包含大量的数据信息，通过查阅、研究、分析类似或不同类型督查档案，可以在督查过程中分享、总结经验，少走弯路，对日后水利督查相关工作发挥辅助、参考、借鉴作用。

3.3 为水利督查工作提供证据资料

水利督查专项档案是载明水利督查活动原始资料和历史记录的重要凭据，不仅具有查找利用功能，还可为后期督查核查工作提供证据。在被督查单位或当事人对督查结果提出异议或提起诉讼时，可作为主要证据呈现。水利督查档案的标准化管理，既是接受群众监督的重要手段，也是保护水利督查工作人员的重要屏障。