企业存货管理常见问题及应对措施

陈晓松 厦门大学嘉庚学院

一、企业存货管理及其意义

存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料或物料等。存货属于有形资产，具有较强的流动性，而且一般具有时效性和发生潜在损失的可能性。存货管理指的是对存货进行管理，是对存货在企业生产经营全过程中发生的流动和成本变化等等各方面进行安排、监督、分析和决策，以达到存货最佳的使用状态，从而实现企业经济效益的最大化。

存货是企业资产的重要组成部分，对它的管理在企业生存和发展中起着十分重要的意义。第一，保障了企业生产经营的顺利进行。企业的生产活动的开展需要有足够的原材料和周转材料等等，否则只能是巧妇难为无米之炊；企业履行销售合约向客户供货需要有保质保量的库存商品，否则就是违约将失去客户没有收入。存货管理保证了企业日常经营中有足够的存货支持，确保了及时生产和按时交货，维护了企业的正常运营。第二，可以有效降低企业的经营成本。与存货相关的成本费用包括采购成本，仓储费用，人工整理费用，还有损毁、过期、贬值等带来的损失。科学的存货管理可以在保证生产经营的同时减少存货成本费用的发生，降低企业资金的占用，加速存货资金的周转，提高企业资产的效率。第三，促进企业经营管理目标的实现。存货管理是企业财务管理和经营管理的重要组成部分，它的管理好坏直接影响到企业的财务状况和经营业绩，对实现可持续性发展起着非常重要的作用。

二、企业存货管理的常见问题

（一）缺乏健全的存货管理体系

做好存货管理需要对存货在企业的全部运动过程制定全面具体的管理制度，但很多企业往往做不到。存货在经营活动过程中可以包括采购、验收、仓储、出库、盘点等多个流程，同时企业存货数量多、种类杂、金额大，企业对存货的管理常常难以面面俱到，而无论哪个环节出现了问题都会影响企业的经营活动。另外，存货管理规定没有明确岗位职责，没有做到职位分离，比如采购人员同时承担入库验收工作、仓储管理人员同时负责存货出库手续，这样的管理制度轻则出现了问题一时难以被发现，重则相关管理人员会徇私舞弊、贪赃枉法，给企业的生产经营造成很大的损失。还有，完整的存货管理还应包括做好存货的财务核算。企业的存货管理没有规范好对存货的会计核算，随意选择和变更存货会计政策和会计方法，将会导致存货财务信息的不准确，无法真实反映企业的财务状况，导致管理层做出错误的财务决策。

（二）存货管理人员管理意识淡薄

不少企业人员没有充分认识到做好存货管理的重要意义，对存货管理工作不上心、不重视。企业管理层在市场竞争压力下更重视销售收入和当前的利润，很容易会不自觉地忽视对日常存货的管理，淡漠了对存货风险的管控意识。受此影响存货具体管理人员也同样没有认识到做好存货管理的必要性，对工作应付了事，或者流于形式，没有真正做好各类风险的防范。另外随着企业的不断发展和行业形势的不断变化，存货管理人员仍然故步自封，一直沿用过往的管理意识理念，没有与时俱进，主动打破陈旧过时的管理观念，无法适用新形势新变化下对存货管理的要求。还有存货管理流程需要采购人员、仓管人员、生产人员、财务人员等等参与其中，各类人员来自于不同部门，互相之间的沟通协调不好，没有做到互相配合和各担其则，这样势必导致存货管理出现纰漏。

（三）缺少完善的内部监督管控机制

为确保存货管理流程的正常有序运行，企业还应设置完善的内部控制机制来进行监督，但是某些企业的存货内控机制制定得不够完整具体，难以落实到位。存货管理制度在执行过程中必然会出现一些失误或偏差，需要内部监督机制及时加以提醒和纠错，对任一细小的存货风险的监管疏忽都可能导致严重的后果。为简化流程和减少人力物力，企业对各部门存货工作的监督管理往往由各部门自己单独进行，如对存货验收工作的监督仍然完全由验收部门自己开展，而不是设置独立的内审组织来管理监控，这样就很容易流于形式，大事化小小事化了，没有严格地进行审查监管。内部监控机制除了做好存货管理日常流程的监管外，其实还可以对平时监管发现的问题提出优化的建议，帮忙职能部门想办法解决存在的管理问题，而这在实际工作中往往被忽视，只提出问题没有解决问题，没能真正地提高存货管理工作。

（四）存货信息化管理有待提高

企业存货多而杂的特性非常适合采用信息化系统进行管理，然而不少企业的信息化管理水平不足，一般只能满足最基础的存货管理需求，要获得稍微复杂的信息和数据就必须通过人工和计算机相结合的办法去处理，费时费力，效率低下，还容易出现差错，信息可靠性无法保证。企业的存货管理信息系统不能和其他的财务管理系统与运营管理系统有效对接，企业无法实施全面集成的信息化管理系统，存货信息质量无法有效地提高，存货管理的发展严重受限。再者存货管理人员的信息化水平偏低，往往没有经过系统的培训，没能熟练掌握信息化操作流程，更不擅长手工与计算机相结合的操作方法，容易产生存货管理数据的风险，不能及时准确地提供存货信息数据，影响了管理活动的开展和管理决策的水平。

三、存货管理问题的应对措施

（一）建立健全的存货管理体系

企业应对根据自己生产经营的特点制定存货全流程管理体系。采购环节要结合生产等部门的需求做好预算，合理规划数量和时点等采购要素，既避免采购不足又不要大量囤积；制定客观的验收标准和具体的验收流程，不仅要检查数量还要严把质量关，不合格品坚决不可以入库；仓储部门要做好货物分类细分管理，根据存放特性整齐堆放，维护好仓库环境，做好防火、防潮和防霉；出库环节要管理好原材料和产成品等的领用数量，只有在出库手续完备才可以出库，避免出现被盗失的风险；制定定期盘存制定，总结经验提高盘点准确性，发现账实不相符能够及时处理解决，注意简化盘点流程，提高盘点工作效率。规章制度里要写明各环节中每个工作人员的工作职责，使他们知晓应该做什么、不可以做什么；同时还要明确职能分离，各管理环节的职位必须彼此分离，一个环节内部有多个步骤如可以互相复核也要尽量职位分离，避免一人兼顾多职。严格按照会计准则的规定做好存货的财务核算，遵守存货计量的相关标准，合理选择发出存货的计价方法，并保持一贯性，确保存货会计信息准确可靠。

（二）提高存货管理人员的管理意识

做好存货管理需要注重人员的主观能动性，企业上上下下都要重视存货管理工作。企业管理层要充分认识到存货管理是企业经营管理重要的一部分，推进存货管理工作的开展与加强，促进员工管理意识的提高。具体管理人员要端正工作态度，树立正确的职业道德观念，严格遵守各项管理规章制度，积极参加各类相关的培训活动，不断提高业务和技术能力，根据形势的变化和业务发展的需要不断更新存货管理理念，加强对存货风险防范意识的敏锐度，努力提高存货管理的意识和能力。存货管理的完整流程是由多个部门共同完成，流水线型的管理工作需要彼此之间有良好的团结配合意识，保持相互的沟通与协调，做好管理数据与信息的分享，不能仅顾及本部门的局部利益，可以定期举行会议解决合作中的主要问题和总结交流合作经验等等。

（三）完善落实内部监督管控机制

企业要针对存货管理的全部流程设计一整套完整的内部监管机制，确保流程的各个环节都置于内部监管之下，不存在任何管不到管不了的地方。要避免管控机制流于形式化，注重落实到位，强化对存货管理的风险防范。内部控制机制还应包括明确的岗位职责考核制度和严格的员工奖惩机制，制定科学的岗位业绩考核体系，根据存货管理人员的真实表现，客观地评价与考核，表现好的要给予奖励和激励，表现不好的要进行惩罚和约束。设立专门的内审组织机构来执行存货的内控活动，使其能够独立自主地开展监督活动，不受其他个别利益的干扰，这样才能公正地评判存货管理工作的履行情况，切实地规避不当管理产生的风险。内控机制除了监督日常管理活动之外，积极参与管理流程的优化，为解决监管发现的问题出谋献策，为各管理部门的分工合作形成合力发挥推动作用。

（四）努力提高存货管理信息化水平

企业管理层应重视信息化系统建设的重要性，充分认识到信息化对提高效率、减少差错、降低人为操纵的作用，以高标准高要求来建设管理信息化系统。虽然购买管理软件会产生费用，但可以减少随后的人工成本、降低后续的管理支出，而管理信息可靠性和及时性的提高是企业巨大的无形收益。企业应尽量减少需要手工和计算机共同完成的操纵步骤，如果外购的管理软件无法满足要求，则可以尝试自行开发适合的信息管理模块。存货信息管理系统要可以和其他财务管理、运营管理系统互通互联，实现数据和信息资源共享，打造企业高度集成的信息管理体系。招聘具有信息化管理技能的专业人才，加强存货工作人员的信息化管理培训，确保上岗员工都能够熟练掌握管理软件的全部操纵流程，真正做到利用信息化提高存货管理的水平，实现企业经营目标的最大化。

四、结语

存货是企业的重要经济资源，存货管理是企业管理的重要内容，对维护企业正常的生产经营秩序和控制经营管理成本有着十分重要的意义。为进一步提高企业存货管理水平，需要健全存货管理制度体系，强化管理人员的管理意识，落实完善存货内部管控机制，增强存货信息化管理建设，从而提升存货管理的综合效益，实现企业长期健康稳定的发展。