大数据时代下企业档案管理工作的创新研究

邓国军 孙进 扬州广源实业投资有限公司 陆馨 扬州对外人才开发服务有限公司

在大数据时代下，企业档案是企业决策、管理等工作的依据，为企业提供了相应的信息和资源，是企业现代化建设过程中不可或缺的部分。要想提高企业的发展水平，一定要重视对企业档案的管理，确保管理工作能够落实到位。我国当前经济形势不断变化，企业在获得很多发展机会的同时，也遇见了非常多的挑战，这都需要企业对自身工作进行不断革新，来适应当前的经济发展。档案管理对企业的发展至关重要。新时期，企业档案管理部门的工作人员应积极应用信息技术等改进档案管理工作，通过合理、科学地规整文档，为企业今后发展提供重要的参考依据，并为领导层决策提供更多的信息与资料。在企业档案管理工作中，要积极进行探索，找到高效的管理方法。档案管理是企业管理的一项基础性工作，直接关系到企业管理的质量和效益。国有企业应强化和创新档案管理工作，为企业创新发展提供保障，为国有企业做强做优做大提供档案管理支撑。新形势下国有企业要重视档案管理工作，发掘档案的价值，积极利用档案管理防范企业经营管理风险，同时还要引入新机制、新方法、载体推动档案管理工作的不断创新，为档案管理工作注入新的活力。而使用知识管理的模式来对企业档案进行管理，能够让工作更加规范化、现代化，解决工作当中出现的一些问题，提高工作的效率。

一、大数据时代下企业档案管理工作创新的重要性

在企业生产经营过程中，为了实现可持续发展，管理层及相关工作人员应注重企业档案管理工作。实际上，一个企业要想获得经济增长，只关注利润收入是远远不够的，应采取多种手段做好档案管理工作，为企业下一步生产及决策提供参考。此外，档案管理水平也是衡量目前企业管理水平的指标之一，通过实施科学、有规划性的档案管理工作，能够较好地记录企业发展和历史情况，为企业后期决策提供重要参考。在当今大数据时代下，应当通过大数据等手段抓取经营管理数据，通过有序的档案管理为企业的生产及经营活动提供信息支撑。与此同时，档案部门管理人员应充分把握档案管理工作的规律和特点，并根据工作性质的不同进行优化整理与归纳，真正做到让企业档案管理为企业后续生产经营活动服务。此外，工作人员要积极采取自动化、无纸化等手段创新档案管理方式，做好文件的修改、归档工作，高效、有序地开展企业档案管理工作。企业档案管理部门的工作者要选取合理方式开展档案管理，并能够不断反思当前企业档案管理机制当中暴露的弊端，进一步优化与改进，进而将先进的管理思想与手段吸纳进来，切实改善企业档案管理环境，真正发挥档案管理的重要作用。

二、企业档案管理工作的创新现状

（一）档案管理方式滞后

在新时代信息数据化背景下，逐渐突出了企业档案数据化的重要性，企业在日常经营生产中会不断出现各种数据化信息资源，在实际利用当前的档案管理模式中，因为数字化建设工作具有滞后性，无法满足时代发展的需求。归根到底还是由于企业生产技术档案归档及管理不健全所致，使许多工作人员有意无意泄露自己所在企业的档案，并且没有制止出现这种情况，因为企业并没有采取足够的惩罚措施。一些企业虽然建立了自动化办公模式，但是因为企业档案管理工作具备保密性，再加上企业档案管理工作并不会直接产生经济效益，因此一些企业并没有构建专业化的档案管理信息化平台，没有及时归档电子档案，无法完整的存储企业档案信息。

（二）档案信息资源分散

企业档案包括了非常多的内容：主要指企业生产规划、人力资源、经营管理等等方面。所涉及的范围较广，内容较多。有的企业将资料交由各个相关部门进行分类管理，甚至有的会交由员工进行自行管理。导致工作没有做到系统化、标准化，较为零散，不能将相关的信息和资源进行整合，甚至会影响之后的决策、管理等工作。虽然有的企业在档案管理工作方面进行了大量的准备，甚至建立了相关的信息中心，但是这项工作不能真正地落实到位，呈现出形式化的局面，无法为企业的决策、组织和核算等工作提供服务。举个例子：在进入企业后，首先要做的是熟悉相关的业务，并掌握好企业的情况，但是在这个过程当中，如果档案工作没有做好，员工只能向老员工进行学习，不能利用相关的资源信息来自主学习，这就影响了工作的效率。

（三）档案管理者的专业能力存在参差不齐现象

部分档案人员和负责记录档案的成员思想道德水平较低，对归档管理工作糊弄了事，缺乏职业心理和责任感。目前部分档案工作人员自认为他们的经济收入、物质条件和社会地位与某些行业有很大的不同，从而对工作产生怨恨情绪，思想上误入歧途，道德也发生了摇动，导致事业不强、职业感淡薄、奉献心和敬业精神缺乏，不注意提高职业道德修养，不注意精益求精，不注重主动学习和自觉提高，从而影响档案管理水平的提高。部分档案工作者专业知识缺乏，职业素质较差。近几年来，档案管理部门的本科以上学历人员不断增加，但真正拥有档案专业学历，接受过系统教育和培训的人很少，大多是“半路出家”，通过自学及一定工作经验，就认为自己了解了档案专业知识，不少企业档案管理者中，具有高级职称的员工占比较低。档案工作者素质欠缺，直接影响到档案管理工作中新技术和新方法的使用与推广，极大地阻碍了科技档案事业的继续发展。

三、大数据时代下企业档案管理工作的创新

（一）紧跟时代潮流，改善自身档案管理观念

在企业运转和发展的过程中，会产生大量的数据信息，不论是工程项目信息，还是人事档案信息，这些信息都是一个企业最宝贵的财富，对于企业的持续发展具有至关重要的意义。而传统档案管理模式，大都采用纸质材料、档案盒和档案柜的组合进行保存，这样的方式虽然可以起到一定的保存效果，但是场次以往并不能保障信息的安全与稳定。档案管理人员需要主动分析信息技术的作用，重视信息数据资源，转变传统的纸质档案信息为信息数据形式，根据企业实际需求综合分析档案管理过程，及时分析档案信息，便利性的查询企业档案信息。并且，当前大数据时代的不断深入，数据信息储存的安全性、稳定性、动态化、便捷化的优势，对于企业档案管理工作来说是尤为关键的，不仅可以有效提升档案管理的效率和质量，还可以提升企业档案管理的服务性能。但是在实际应用过程中，大部分企业还未能转换传统的档案管理观念，大都延续传统档案管理模式进行，使得企业档案管理过程中存在很多弊端，对于企业档案管理的效率和水平影响极大。因此，在实际对大数据时代下企业档案管理工作的创新思路进行研究时，可以针对这一问题，通过紧跟时代潮流，改善自身档案管理观念的方式，进而在提高档案管理效率的同时，有效促进企业档案管理工作的优化和发展。

（二）充分发挥大数据时代优势，改善传统档案数据的不足

传统纸质版档案管理模式，一般都是利用材料的梳理、整理和打印，利用档案盒进行收集，在根据时间和类型进行分类后，存放到对应的档案柜之中进行储存。这样的管理模式，虽然具有一定收录和保存的性能，但是效率和效果都不是很好，其缺陷主要表现在两个方面，一方面，是效率低，在进行企业档案管理工作时，由于纸质版档案的管理模式限制，需要经过打印、整理、收录等复杂工序，使得企业档案管理的效率非常低；另一方面，是安全性能低，受纸质版档案管理模式的限制，大部分的档案都是单一保存或统一保存，当发生突发事件时，如火灾、鼠灾等灾害时，档案很难进行找回，并且档案盒和档案柜自身特点的影响，档案信息还存在泄漏的危险，使得档案数据信息的安全性比较低。因此，在实际对大数据时代下企业档案管理工作的创新研究进行分析时，还可以针对以上问题，通过发挥大数据时代数据信息的优势作用，有效改善创痛档案数据中存在的不足，进而有效促进企业档案管理工作的优化和升级。

（三）加强档案技术运用，创新档案服务能力

在大数据时代下的今天，企业档案管理工作必须要开拓创新，在进行各项档案管理工作过程中，充分融入新观念和新方式，更好地服务于企业的生产经营活动。一是要树立档案工作服务大局的认识观。这要求企业档案管理工作要以促进企业经济发展为工作重点，要以服务大局为档案工作的基本定位，对档案信息资源进行有效开发与利用，全面系统地为企业经济发展和长效发展作出贡献。二是要改革传统的档案管理思想。创新企业档案管理工作，加大对档案工作的改革力度，建立一个与市场经济相适应，并符合企业档案管理自身发展的运行管理机制。并且在做好安全保密的前提下，可以适当扩大企业档案管理工作的开放范围，使企业档案工作能走进企业内部工作人员实际工作中，这不仅使档案的社会服务化功能可以充分发挥，还能够增强档案管理在企业管理中的影响力。三是要对档案信息服务能力进行创新。要求对档案信息资源进行主动开发，对于档案服务项目和专题服务可做到超前策划。其中在主动提供档案信息服务时，要清楚档案的家底，还要有精准的服务方向，要了解自己企业需要的档案信息服务属于什么类型，而档案部门能提供什么类型的信息服务。此外还要积极研究、加工和开发档案信息，可以主动为企业内部各单位提供经过提炼的、深层次和高质量的档案数据信息；并根据企业内部员工需求和社会需求，对档案文化产品进行精心策划。

（四）完善企业档案管理规章制度

夯实档案管理基础新时期，企业档案管理制度得到了较大的革新，以往传统的管理制度已经跟不上时代要求。现阶段，我们已经置身于数字化时代之中，已经由纸质保存档案的管理转变为由电脑等媒体保存的虚拟档案。新时期的档案管理机制得到较大优化，为了真正做好企业档案管理工作，首先，应建设更加完备的管理机制夯实档案管理基础。基于当前数字化时代背景，电子化处理手段成为当前企业管理档案的通用手段，企业应进一步更新与完善档案管理制度，严加看管企业的机密文件档案，对电子档案的保管，应当开发与引入防火墙机制，真正做好企业机密档案的保密工作。其次，为进一步规范保存与整理企业档案，也应对各项工作制度进行监督检查，不断适应新时期的企业档案管理工作，同时应加强对企业档案管理机制的改革，将档案管理工作纳入当前基层工作考核范围，通过这种形式增强档案管理工作对企业员工的约束力，也有助于提升当前企业档案管理工作水平，真正发挥档案资料的重要价值。

四、结束语

综上所述，企业在档案管理工作中，面对新的挑战，应通过优化管理工作，融入新的管理理念以及服务思维，运用新的技术进行创新发展，实现信息化档案管理模式，真正为档案管理工作的良好推进打下坚实基础，从而更好地服务于国企的深化改革与发展。随着大数据时代的到来，档案管理的内容和重点发生了重大变化。为增进档案管理的效果，要基于传统管理的模式，充分利用互联网的优势，将传统的管理模式与大互联网时代的管理模式融合起来，特别是在提高档案利用率、共享率上下功夫，要做好档案的宣传工作，引导企业管理人员从管理档案中找到管理经验、管理做法，科技人才善于从科技档案中找到未来科技创新的潜力和方向，挖掘档案的共享价值。为了实现上述目的，就要制定更加细化、更具操作性的实施办法，利用互联网时代的优势，改进电子文件归档和储存管理，实现有序有效利用，推进档案管理工作的变革和与时俱进。