关于行政事业单位社保缴费会计核算方法的思考

万鸣 武汉宏信会计师事务有限公司

2014年10月全国行政事业单位参保正式启动，但各地上线时间不尽一致，面临三个结算阶段：一是2014年10月以前年度按视同缴费年限计算，2014年10月至实际上线时点按一次性补缴年限清算，上线时点以后按正常年限结算。在实际操作中，行政事业单位社会参保包括养老及职业年金（以下简称社保），既涉及个人扣缴，又涉及单位负担，既涉及本单位人事部门核定，又涉及社保部门认定，加之不同部门之间信息传递的滞后性和核定基数的变动性，容易导致财务部门在核算过程中发生垫付、退回、冲抵等特殊情形，不能及时掌握社保核算类会计科目余额的变动原因。为此，我们针对几种常见业务问题进行了归纳整理，并提出了解决社保核算会计科目余额不一致的对账方法，具体内容浅析如下：

一、正常核算流程

根据新的政府会计制度规定，行政事业单位通过负债科目：应付职工薪酬对养老保险、职业年金等业务进行核定、计提、缴纳，账务处理分为以下几步：

（一）计提单位职工的应发工资数，通过应付职工薪酬-在职科目进行核算。

借：业务活动费-职务工资-级别工资......

贷：应付职工薪酬-在职

（二）计算个人应负担的社保费用，结转到本级负债明细科目：应付职工薪酬-养老保险等科目。

借：应付职工薪酬-在职

贷：应付职工薪酬-养老保险（个人负担8%）

-职业年金（个人负担4%）

以上计提职工个人应缴部分通常在职工发放工资前完成，相关账务处理也在同一张记账凭证上反映。

（三）实际缴款时，一并列支单位承担部分和冲抵个人扣缴部分。

借：应付职工薪酬-养老保险（个人负担8%）

职业年金（个人负担4%）

业务活动费-机关事业单位基本养老保险缴费（单位共负担28%，其中养老20%、职业年金8%）

贷：实有资金/零余额

二、常见特殊情形

（一）单位已调入但社保未上线人员。情形示例：人员甲1月调入本单位或者新入职，但4月才在社保部门上线。1-3月期间单位为职工已经计提了社保个人部分，但是无法进行申报、缴款，此时只能以挂账方式反映在应付职工薪酬-养老及职业年金科目贷方。人员甲在社保部门上线后，才能对已挂账的应付职工薪酬-养老及职业年金进行补缴（冲抵）。

（二）单位已调出或已退休但社保未下线人员。情形示例：人员乙1月调离本单位或者退休，但4月才在社保部门下线。1-3月期间单位不再计提个人负担部分，但却要继续按社保核定单为乙缴款，此时账面反映为应付职工薪酬-养老及职业年金和业务活动费-机关事业单位基本养老保险缴费的科目借方余额。4月人员乙在社保局下线清算时，单位和个人多缴部分会冲抵当月应缴部分或者予以退款，账务处理时应抵减上述两个科目。

（三）养老保险缴费基数调整。每年人事部门和社保部门会根据职工当年工资变化重新核定当年养老保险缴费基数，核定完成后单位会按照新的参保标准对职工个人承担部分进行代扣代缴，并在核定完成当月对当年调整前的所有月份按照新的缴费基数进行清算，多退少补。

（四）借贷科目不一致。行政单位因机构合并、新开财务核算账套等原因，导致不同时期借贷科目不一致，如2018年机关养老保险使用其他应付款-养老保险作为借贷科目，2019年开始使用应付职工薪酬-养老保险科目作为借贷科目，若有人员跨新旧账套上线或者下线，单位应根据新科目启用的时间点分科目进行核算，否则新旧账套的养老保险核算借贷科目都会发生差错。

三、对账复核方法

为了确保社保账务核算每月账表一致、帐账相符，需要做到以下几点。

（一）每月月初收集当月《工资表》《养老保险计划核定单》和《养老保险参保人员缴费明细表》等附件资料。

（二）对比《工资表》和《养老保险参保人员缴费明细表》，查明应上线未上线人员、应下线未下线人员、正常上线人员和清算人员的养老保险具体数据。

（三）每月账务处理前核对养老保险扣款和缴费情况。公式：工资扣款（工资中扣养老及职业年金个人部分）-已调入未上线人员代扣（个人部分）+调出及退休未下线人员垫缴（个人部分）+/-清算部分=实际缴费（《养老保险参保人员缴费明细表》中养老保险个人部分），若此项不对，需联系人事部门和社保部门核对工资发放扣缴以及社保核定是否有误。

（四）每月末实际缴款后应核对养老及职业年金科目余额。三栏明细账中应付职工薪酬-养老及职业年金科目余额=累计未上线人员代扣（个人部分）-累计调出及退休人员垫缴（个人部分），正数为贷方余额，负数为借方余额。

（五）若核对发现上述公式两边金额不一致，依次检查当月发放工资、养老保险缴款、退（补）收养老保险记账凭证是否正确。

四、错差更正方式

（一）在当月还没有结账的情况下，可以直接更正记账凭证。

（二）在当月已经结账无法更正凭证的情况下。若记账凭证少扣或者少缴养老保险，可以在次月新增记账凭证，备注补扣或者补缴上月*号记账凭证。若记账凭证多扣或者多缴养老保险，可以在次月新增红字记账凭证予以冲抵。

（三）在已开次年帐的情况下，去年期末和今年期初科目均有误。在次年1月新增1号凭证对养老保险相关科目予以更正，并以附件的形式对更正的科目进行佐证和补充说明。

五、结束语

社保缴费及账务核算关系到行政事业单位部门预算执行的完整性和连续性，更关系到广大干部职工的切身利益，财务人员要严格按照新政府会计准则，联合人事、社保等相关部门共同做好信息收集、账务核算、结账对账、跨期调整等各项基础性工作，确保财务数据与社保核定单、人事变动单实时同步，真正实现财务与业务融合、财务与社保融合、财务与人事融合。