档案信息化建设的安全问题及对策分析

宁波原水集团有限公司亭下水库分公司

档案管理是企业管理中最重要的一个环节，想要对企业的管理模式进行信息化建设，需要结合企业档案信息的安全问题进行规划。档案信息化建设促进企业的发展，档案对企业的后续发展具有维护经济利益、指导企业决策的重要意义。企业在档案信息化建设中需要不断提高对安全问题的重视，通过对档案信息风险进行预估，制定相应的应对措施，保证企业档案的有效存储。企业档案管理人员需要对管理方式进行创新，对档案的各项功能进行分类、合并等，最终以新的模式来对档案进行管理。在此过程中，积极引进软件技术，提高档案管理信息化建设，优化档案管理模式。

一、档案信息安全问题

（一）物理安全风险

物理安全风险是指档案信息管理时出现故障，遭遇水灾、火灾等物理因素而导致的系统损坏。还包含配电系统的故障，服务器终端、机房报警系统瘫痪导致的数据丢失，电磁效应导致服务器损害，人为因素导致的系统故障等。

（二）档案信息安全风险

档案管理部门在建设档案信息化管理平台初期，安全意识缺乏，没有针对系统安全进行专业的防护，对档案信息系统的运行没有进行统筹规划，档案信息安全的风险主要表现为档案信息结构风险、档案信息系统入侵风险、远程安全接入风险。档案的系统结构需要根据档案的信息内容进行风险防护，对病毒的侵入进行治理，确保档案管理系统的安全。

（三）系统安全风险

系统安全风险是指终端防护系统能力不足导致出现病毒时无法进行有效供给，从而产生的数据安全隐患。系统安全风险主要包含身份认证风险、系统安全配置风险、系统漏洞风险、病毒和恶意代码风险这4个方面。由于系统安全防护方面存在的不足，攻击者会假冒合法用户进入系统，导致档案信息的泄露，对档案管理部门造成了威胁。

二、提高档案管理信息化建设安全性的措施

（一）完善内部建设，形成规范化在线接收管理

加强对档案管理部门信息化的建设，保证他们思想政治上的进步，对他们进行管理，保证人员具有较强的团结意识，以及对技术等有学习的积极性。在档案管理中，需要在档案形成过程中保证各个环节规范合理，进行在线接收时具备完整的规章制度与流程，优化整体工作。完善档案管理的内部建设，加快建设档案管理部门软件设施，对档案管理部门进行合理规划，建立安全责任制，保证每个人在工作中有档案安全防护意识。

（二）完善资料管理体系

为了加快档案管理的信息化建设，首先需要完善资料管理体系，对人员的档案进行有效的管理。对于档案的接受与录入需要建立明确的规范，保证档案管理中的信息安全。在完善档案管理体系时，需要对老旧档案进行制度建设，区分传统纸质档案与电子档案，保证档案后期的可查询。对于项目资料需要进行细致的种类划分，保证在后期查询时的工作效率。另外，要求档案管理人员明确档案管理方面的法律法规，确保人员工作时对保密档案进行有效保存，提高档案管理的规范。

（三）加强软件应用，提高档案管理技术

在档案管理过程中，需要积极的引进先进的软件技术，对档案信息进行划分，提高档案管理的安全性。在软件应用时，针对不同秘密程度的档案进行不同软件的应用，根据技术的难易程度进行划分，保证档案信息管理的安全性。另外，建立数据库对档案信息进行划分，引进新技术的同时加强档案管理的信息化建设，建设科学、信息化、智能化的档案管理系统，保证档案管理的有效性。对于档案管理信息风险管控而言，利用大数据构建大数据基础平台，将档案信息存储在平台中，充分利用共享信息实现规律探索，对档案进行整体管理，保证档案信息的完整性。另外，利用档案信息之间的关联性进行分配管理，再进行档案管理中信息技术的应用，有效提高档案管理的信息化建设。

（四）优化信息化档案管理机制

在现代化信息建设的背景下需要不断创新，低效率和信息不对称是导致档案管理缓慢发展的重要因素。对档案管理进行技术创新，利用云计算，大数据，物联网等技术加强企业信息化建设，为城建档案管理发展提供帮助。档案管理部门需要整合内部发展结构，优化服务体系，为企业提供发展的建议，提高服务效率。利用数字化技术，促进企业发展，提高资源配置水平。另外，档案管理部门需要优化工作机制，提高档案服务范围。例如，通过嵌入微信等社交软件，建立企业的档案查询系统，通过现代化技术进行档案信息的收集，了解往来数据从而提高档案管理的技术水平。

三、结语

计算机技术的不断发展，为档案管理的发展以及档案信息系统的利用提供了保障。在计算机技术和大数据发展的背景下，通过完善档案管理机制，积极引用软件技术，提高档案管理的信息化建设，提高档案信息的安全性，促进档案信息化管理的进步。