浅谈做好会务工作的几点体会

陈长福 中共连城县委办公室

会议是一种目的性强、组织有序、以口头交流为主的沟通活动，是进行议事决策、推动工作的一种常用方式，已经被越来越多的党政机关、企事业单位广泛运用。会务工作是指会议过程中的组织、服务、保障等工作，是会议有序运行和取得预期效果的重要保证。会务工作水平的高低、细节把握程度的好坏都将直接影响会议的质量和效果。

一、周密筹划，细化会前筹备

任何会议不管规模大小、时间长短，准备工作必须要充分，必须要有既定的目标、计划、分析、论证。从某种意义上说，会前准备工作的好坏直接决定会务工作的成败，直接影响会议召开的质量。

1.把好会议筹备方案拟定关。凡事预则立，不预则废。会务工作需要预先筹备，才能更好的服务会议，起到良好效果。一要快速启动。接到会议工作任务后，要根据领导意图快速拟定会议筹备方案，不能因时间紧迫就急于求成，凭经验照抄照搬进行组织筹备。二要求全求备。要充分考虑会议主题、时间地点、参会人员、议程安排、会议签到、会风督查等各方面内容，潜心把握每一个细节。比如，每年的市委、市政府工作检查的会务工作难度较高，为此需成立专门工作组具体负责，各个方面工作都需要反复研究和模拟，提前进行周密思考部署。三要加强协调。会前筹备工作的每项任务、每个环节都需责任到人，做到明确任务、明确责任、明确时限“三个明确”。必要时召开筹备工作会，细化会务工作，确保各项工作落到实处。

2.把好会议通知下发关。会务工作的关键环节是会议通知的制定和下发。一要熟悉掌握。工作人员要对会议内容深度熟悉，认真核对参会人员，确保准确无误后再下发通知。在通知过程中，如接收消息的不是参会者本人，还需记录接收人的姓名职务。二要通力协作。要加强协同配合、分工合作，在召开紧急会议时，要实事求是，考虑参会人员到达会议地点的路程时间，特别是基层工作的参会人员，要优先通知，确保参会人员及时到达会场。三要严谨细致。在通知过程中，要注意语言的规范使用，避免出现“明天”“后天”等模糊字眼，要用具体的某月某日，以免产生歧义。四要高度负责。会议开始前，需对通知情况进行反馈统计，如遇某些重要参会单位的主要负责人因事因病不能参会等情况，及时向会议召集人报告，以便领导决策，适时调整会议。

3.把好会前检查确认关。会前检查是会议筹备工作的最后一关，也是会议召开前最重要的一项工作。重点核查会议文件材料、会场布置、电力保障以及安全保卫等，对一些程序性强的会议（比如党代会、全委会）甚至要进行模拟演练，确保万无一失。对检查出来的问题和模拟运行中发现的纰漏，要制定相应的应对措施，及时予以弥补，认真整改，确保在会议召开前全面完成。

二、精心运作，优化会中服务

会议召开期间是检验会务筹备工作的试金石，同时也最考验工作人员现场处置能力。要随时掌握会议动态，根据需求，精心做好会议服务保障，使会议按预定方案进行。

1.站位超前，认真准备会前工作。无论会议大小和规格，会务工作人员要认真按照会议筹备方案，至少提前30分钟到会场，对所负责的事项认真进行会前检查。例如，音响调试，桌牌、材料、茶水的摆放等，如果出现问题，没有及时发现和纠正，容易造成不可估量的后果。同时，会务工作人员之间要加强沟通联络，对会议材料发放、出席人员到会情况、座次安排等工作要密切配合、拾遗补阙，使整个会议有序运行，保证会务工作高效率。

2.细心细致，精心做好会中服务。会议开始后，工作人员除时刻关注会议进程之外，还需对临时性、突发性事件做好应急处置。在处理突发问题时，要认真按照既定方案和规范程序操作，同时也要创造性地开展工作。比如，临时变更议程、出席会议领导发生变化、调整会议主持人、延长或缩短会议时间等情况，这就要求在会前针对各类突发情况，制定多种应急预案和操作流程，发生问题时及时启动应急预案，按照既定流程在最短时间内调整好工作程序，保证不误时误事[1]。

3.强化督查，扎实维护会场秩序。会议期间，要维持好会场外秩序和会场内秩序。会议召开后，督查组要对到会情况及会场纪律进行督查，做好会前点验、会中抽查、会后通报工作。同时，在会场外安排专人值班值守，无关人员不得进入会场，保持会场肃静。

三、总结提升，完善会后服务

一次成功的会议，离不开充分的会前准备，周到的会中服务，完善的会后工作。

1.确保离会秩序安全有序。参会人员离会工作做不好，容易使人感到会务工作有头无尾、有始无终，同样影响会议的质效。在实际工作中，会务工作人员要按照既定方案，细致安排好与会人员的离会工作。散场时，及时打开会议室安全通道大门，引导与会人员依次有序出场，安保人员及时做好车辆引导，确保安全有序。

2.全面做好资料整理和会后总结。坚持从细节入手，每次会议结束后，及时收集整理会议方案、会议通知、会议材料、会议记录、音像资料等档案资料，按类别整理汇编，便于今后查找和翻阅。及时总结经验和教训，对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改完善，使之更加适应新时代会务工作需要，促进办会能力不断提高。

3.加强会议精神落实督查。会议结束后，办公室及时将会议议定事项和工作任务分解到具体承办部门，并明确完成反馈时限，同时做好跟踪检查督办，及时将落实情况反馈给会议召集人和相关领导，完成会议既定目标。对落实到位的乡镇和部门给予表扬通报，对落实不到位的进行批评，同时认真剖析原因，提出解决方案和措施，完善会务工作流程，为今后办会工作提供参考。

四、结束语

总之，会议不分大小和规格，会务工作人员都必须要认真、细致、谨慎做好会前筹备、会中服务、会后完善等各项工作，确保会议顺利进行，达到预期效果。