试析如何实现医院设备档案的规范化管理

朱广慧 哈巴河县人民医院

一个医院的综合水平是体现在多个方面的，其中就包括医院内部对医院设备档案的管理。但是现在的大部分医院都不重视设备档案的管理，这就使得整体上管理意识薄弱、管理资金存在不足、制度存在缺陷等问题。不过已经有医院管理层开始注重对医院设备档案管理的问题，医院也在这方面引进相关的人才，这就使得对于医院设备档案如何实现规范化管理需要一定的理论支撑和指导，本文就是基于现实提出一些理论，并且从实际问题着手分析如何解决。

一、医院设备档案管理的任务和内容

档案管理就是要将相关信息资料进行收集、归纳、统计、分析、保存以及利用。而医院设备档案管理的任务则是要在能够科学保管档案资料的基础之上提高医院设备利用的有效性，使医院的工作人员在使用医疗设备或者为医院设备进行维修和更新的时候能够掌握靠谱的技术资料[1]。医院的档案资料构成非常复杂，包含了筹购资料、技术资料、报废审批等内容，这就要求医院设备档案的管理人员在工作时要将这些复杂的资料及时进行存档并且定期更新或者检补档案资料信息。医院的工作极为繁杂而且又事关生命健康，这就需要医院工作人员在进行本职工作时如果需要调用档案资料就要迅速及时完成，因此满足医院工作人员调用档案资料也是医院设备档案管理的主要任务之一。在充分了解了医院设备档案管理的任务及其内容之后才能够明白如何将设备档案管理规范化。

二、采集医院设备发展趋势、产品变化等信息

如今医疗技术的发展速度令人惊叹，医院设备更新换代的速度也越来越快，而且现在的医疗仪器都开始往高精尖的方向发展，这就给医院设备档案管理人员提出了一个工作要求：及时跟进医院设备的发展趋势以及产品变化等种种信息。而且要把这当成是一项定期工作来对待。设备档案管理人员不仅要将现有的资料保管好，而且对于国内外的与产品有关联的信息也要多加留心，将有用的信息进行抄录、归纳和保存。比如一些重大医疗会议的资料、相关报刊、杂志，医疗设备展销会呈现的信息、厂商关于技术更新的资料等，这些都是管理人员需要及时跟进了解的时候而且还要做到分析归纳、建立检索目录，然后将其保存在固定的档案框架里，这样能方便他人查阅的同时还可以为日后医院想要更新设备、购买设备提供一定的依据。

三、建立设备档案要全面、系统以及规范

检阅一份档案是否具有足够的价值的条件之一就是要看这份档案是否完整，所以为了保证档案具有完整性，我们既要留意普遍性资料也要对技术性的资料多加留心。比如在医院决定购买进一批设备时，管理人员既要收集完整的与设备相关的资料又要通过国际国内各个展销会所呈现出的信息进行对比。购买进医疗设备往往要经过几个重要流程如设备论证、开箱检验、设备试用等，在这些过程中需要档案资料具有完整性才能万无一失完成设备验收的全部过程，如果在某一环节出现档案资料缺失的状况那么管理人员就要及时地进行检索，这一点关乎到设备适用所以非常重要[2]。当医院收到设备之后，档案管理人员和技术人员应该都要出现在现场，管理人员要记录好厂家发送过来的设备信息并且做好验收报告，然后将维修单、购买合同、使用说明书、技术说明书等一并归档进行管理。将每一类设备的全部收集完整之后就要马上开始进行目录的编排，并且收入到案卷里。其中比较麻烦的就是将不同种类的设备进行编码检索了，这需要医院提供拥有专业的统计分析知识的人才来完成。

四、建立管理制度

对于医院设备，在满足医院的正常需要之外，最重要的就是对这些设备进行维护以及保养，所以对于医院设备档案的管理要有一套严格的规章制度与之相匹配。比如某个部门要使用到某个医疗设备时就要填写登记表，然后才可以交给使用的部门。而且对于登记簿要定期检查，这样才可以将责任落实到具体部门身上，防止出现责任无人担当的情况。如果有医院职工或者部门需要查阅档案资料则一定要进行借阅登录并且进行签字，还要建立相应的追查丢失责任制度。医院的人才流动是常有的事，所以要多加留意如果有人才进行调动时要查询其是否有过借阅的记录，如若有则要及时追回进行重新登记。

五、充分利用互联网信息优势

当今是互联网时代，互联网对于资料信息的管理有着传统手段不可比拟的快捷、方便以及有效性，所以医院设备档案管理工作人员还要注重将计算机运用到日常工作当中去。计算机一大优势就是体现在检索、统计以及数据分析的高效性上面，所以档案管理人员可以将档案资料单独制作成一份电子档案上传到医院存档保存下来，既能方便管理还可以方便他人查阅。

六、总结语

现阶段的医院都已经有了培养专业的设备档案管理人才的意识，所以可以肯定的是在未来医院设备档案管理一定会往更科学和规范化的道路发展，不过人才的培养不是立竿见影的事，所以在现阶段还是需要一定的规章制度形成根本保障，这样才能切实完成档案管理规范化。