浅谈高校数字化档案管理系统的构建

李维辉 陈丹 邹述平 张英英 翁华英 重庆工程职业技术学院

高校档案是我国档案事业中的重要组成部分之一，因此在信息化技术不断发展的时代背景下，构建完善的高校档案管理系统也成为高校管理层十分重要的工作内容。数字化档案不仅能够使档案管理工作更加方便和高效，而且还有利于推动档案管理自动化发展进程。因此高校需要高度重视数字化档案管理系统工作，及时发现构建过程中存在的不足并妥善解决。

一、我国高校档案管理的现状

（一）不重视高校档案管理系统构建

虽然我国许多高校在近几年的档案管理工作都向着规范化和自动化的方向发展，但是在发展的过程中仍然存在共性问题，例如高校并没有在数字化档案管理系统的建设工作中投入足够的精力和资源。许多高校管理层人员仍然保持着传统的档案管理观念，认为档案管理工作只是对纸质档案进行裁剪、装订和保管，并没有意识到档案管理工作对高校科研和教学工作的重要影响，导致许多高校的档案只有在干部调动或者提拔时才会被提及。因为高校的管理层不重视、不关心档案管理工作，因此档案管理部门也很少主动扩展工作内容。

（二）高校档案管理方法落后

许多高校并没有将数字化信息技术充分应用于档案管理工作之中，管理人员大部分工作内容仍然是建立和保管纸质档案。档案室内电脑的作用并没有充分发挥，工作人员仅仅用其进行档案目录的打印、而没有利用其信息查询、检索、筛选等功能。因此档案室中许多信息统计工作仍然靠人力完成，档案也无法为高校的决策提供主动且有效的参考。

（三）高校档案管理工作人员专业素养不足

因为管理人员是档案工作的主体，所以管理人员的综合素养往往能够决定档案管理工作的成果。现如今许多高校档案管理人员并没有掌握足够的数字化技术，因为高校并没有依照档案管理工作内容的变动，而为工作人员提供针对性地培训活动。许多在职的档案管理人员在缺乏培训学习的情况下，并不能有效的应用档案管理工作中引入的数字化技术。

二、构建高校数字化档案管理系统的重要意义

我国的数字信息通讯技术已经在近几年取得了十分客观的进展，建立高校数字化档案管理系统是信息数字化网络时代的要求。完善的数字化档案管理系统使得使用者可以在任何时间、任何地点，利用网络查询自己需要的数字化的档案资料，高校的教师和学生也可以在网络上收集到最新的科研成果，这将对高校的科研和教学产生十分积极的作用。

三、我国高校数字化档案管理系统的构建策略

（一）加大高校数字化档案管理系统的资金投入

高校需要认识到数字化档案管理系统的构建，不仅能够使高校档案得到充分地利用，而且还能够有力的促进高校教学质量和科研领域的发展。因此需要将档案系统构建列入高校重点建设工作范围之内，加大在档案管理方面的人力、物力和资金投入。在建设数字化档案管理系统的过程中需要紧跟时代发展的步伐，积极地向档案室内引入先进的技术和设施，所以高校需要确保建设的经费充足，为档案管理人员提供良好的工作条件和环境，使高校数字化档案管理系统构建能够得到良好的进展。

（二）建立健全高校数字化档案管理系统构建的规范

为了能够促进我国档案管理行业的规范化发展，该领域已经出现了多媒体信息标准和电子文件标准等等，但是因为我国数字化档案管理领域建设时间比较短，因此并没有形成完善的行业标准和规定。完善合理地规范是我国高校建设档案信息数字化系统的有力保障，因为完善的规定能够使档案管理人员的工作更加规范化和标准化。同时高校也需要依据自身档案室的实际情况和该领域的发展趋势，合理地对建设规范进行修改和完善。高校需要积极了解档案管理行业的管理制度和业务标准，并且选择性的将其应用在本校的档案管理系统构建之中，使管理人员在进行档案资料的收集、储存和传输工作时有章可循。

（三）重视高校档案数据库的建设

档案数据库是构建高校数字化档案管理系统的重要前提，也能够为发展现代化新型数据库打下基础，因此高校需要做好档案数字化数据库的建设和完善工作。现代化数据库的建设需要依赖于先进的网络技术，在高校的档案室中建设档案目录中心，不断丰富高校的档案资源类型和数量，致力于实现高校档案资源传输网络化和利用在线化的目标。

（四）提高档案管理人员的专业能力

因为许多在职的高校档案管理人员并没有学习过现代数字化技术的应用，因此高校也需要为管理人员提供良好的学习氛围和条件，积极开展档案管理现代化技术的培训工作，积极鼓励档案管理人员通过网络学习和自学等方式提高自身的专业素养。高校在培训档案管理人员之前需要制定严格的培训制度和核查制度，确保管理人员能够高质量完成档案录入工作和档案数字化工作。高校还可以为数字化档案管理系统构建工作引入先进的计算机人才，使档案室工作人员的计算机水平得到有效的提高。

四、结束语

晚上构建高校数字化档案管理系统能够使档案资料的收集整理、编目和检索环节实现信息数字化和网络化管理，既提高了档案管理人员的工作效率和质量，也使得高校的档案服务水平得到大幅度提升。而且工作人员也在高校数字化档案管理系统建设过程中得到了自我的锻炼和提升，在培训过程中学会了现代化的档案管理技术。因此高校需要不断加强和完善数字化档案管理系统的构建。