企业物资采购中的产品质量控制

周剑晨 江苏省新材料科技发展有限公司

江苏省新材料科技发展有限公司是中江国际集团工程物资采购中心的具体实施单位，代表集团履行工程物资集中采购职能。集团工程物资的采购工作是保证国内外项目顺利实施的重要环节，物资采购工作一方面要遵循行业标准和国家法律法规，做到“渠道透明”“价格透明”“流程透明”外，更重要的保证产品质量，保证公司项目顺利进行，实现集团集约化经营、规模化采购效益。

一、企业物资采购中“质量控制”存在的问题

首先，采购合同签订条款不全面、不严谨。

有些企业采购合同条款中仅明确了物资名称、品牌、型号、数量、实物图片、验收时间、标准及方法等。但往往会忽视以下内容：1、不合格品处理方法的量化。2、未将“验收单”纳入合同条款。合同中如果约定，公司验货并不能免除供应商或厂家对所供货物的质量所负的全部责任，这样就能从源头上确保供应商重视供货过程中质量把关。

其次，物资验收标准、方式未细化，验收工具不齐全。

物资验收是采购质量控制的重要环节，作为专业的物资采购企业，会面临采购物资种类繁多，数量庞大，供应商资质参差不齐等问题，这给企业验货带来巨大挑战。很多企业，未能整理出一套“行之有效”的验货标准与方法，依赖“质保金”“验收单”等单一方式进行验货质量把控，这大大的影响了验收效率与质量。特别是在采购旺季人员紧张的情况下，高强度的工作以及效率低下，容易造成“验收事故”，给企业带来巨大损失。同时，一些专业物资需要专业验收工具，例如：测量镀锌层厚度的工具，仅有的千分尺、游标卡尺等测量，如有数字显示的测量工具，就更有利于验收。

最后，“采购计划单”不明确，造成采购物品质量存在偏差，无法使用。

采购物资针对不同的用途，其性能相差很大，价格也会相差数倍。例如，当采购计划单中只注明品牌、型号或主要参数但没有备注具体使用要求，采购员往往会根据“经验”自行判断采购，造成使用中出现质量问题。又如，采购小型工具、货值低的材料及耗材等货物时，因采购计划单中经常不注明品牌、档次等，仅通过比较方式采购后比较容易选择价格低的产品，容易出质量问题。

二、采购物资质量控制方法

（一）内部质量控制

1.采购合同条款控制

首先，采购合同中除了明确采购物资的名称、品牌、型号、数量、实物图片（如必要）等基本要素外，还应明确验收时间、验收标准、验收方法、不合格品处理方法（量化）。

其次，合同中应要求生产厂家出具验货自检单（必须是生产厂家出具的），验货自检单上应注明合同中规定的项目名称、甲方名称、验货内容等，由生产厂家质检人员签字并盖生产厂家章。该自检单是作为支付货款的依据之一，但该验货自检单并不能免除生产厂家及合同供应商对于所供产品质量、数量、规格等的全部责任。

最后，采购计划单中对品牌、型号或参数标准不明确的，采购员在与项目部、供货商进行充分沟通后，需在询价单中将品牌、参数等要素标注齐全，在采购合同中也需要标注齐全。

2.货物验收控制

1）现场验货：适用于过去一年内无任何质量问题成功合作少于3次的厂家或供应商，尤其针对主要材料设备、公司重点项目，适用范围包括各专业主要材料设备、电动手动工具、小型机械设备、施工辅材等。

2）远程验货：适用于过去一年内无任何质量问题成功合作3次及以上的厂家或供应商，且须保留至少5%质保金或银行质保函。

3）验货要求

除厂家的验货自检单外，验货需保留验收过程资料（照片、视频、必要时留样封样等），填写验收记录，合格的验收记录作为支付发货款的必要条件；如发现不合格应立即汇报，并与供应商沟通，对不合格事实进行确认后按合同条款处理。

验收记录中的货物信息（须附完整合同、图纸）、验收内容采购经理负责填写，验货人员以采购经理为主，特殊情况由上级协调部门同事按采购经理要求完成验收，过程资料及验收记录由采购经理确认并收集。验收记录正本交由采购部专人留存，同时将验货相关资料集中存放在服务器合同过程文件夹内，分不同项目与合同号保存，如厂家或第三方检测报告、合格证、施工或安装说明、视频、照片、验货单扫描件等资料。

每批次合同货物均须由厂家出具的验货自检单；验收过程中须充分利用各类必要验收工具，厂家验收时可提前要求其准备相应工具；厂家或供应商须提供检测报告、合格证等，如须随货发运，则由采购经理扫描或拍照留底。如有必要，由我司人员与厂家或供应商共同送到双方认可的第三方机构进行检测，送样须留存样。

4）验收内容

基础验收：品名、品牌、数量、包装、唛头等基础要求。

专项验收：外观、色泽、规格型号、尺寸、重量、厚度、加工工艺如焊接、拼缝等，根据不同货物会有不同要求逐步汇总如下：

大型机械设备类：外观、新旧程度、机械铭牌、试运行情况；

机械配件：外观、品牌或产地、规格型号、配件编号；

水暖、机电产品：外观、色泽或颜色、规格型号、厚度、设备铭牌或标签、加工工艺如焊接、拼缝、试运行情况；

土建物资如钢材等：外观、色泽、产地、规格、尺寸、厚度、过磅或理算重量、锌层；

装修材料：外观、颜色、尺寸、厚度。

资料验收：验货自检单、厂检报告、第三方检测报告、3C或其他国家强制认证、操作与保养手册。

3.加强采购员与项目人员沟通

采购员需加强与项目部、生产厂家或供货商进行沟通，必要时建立三方的沟通群。目前有些采购计划单只写了一个简单的品名，没有型号及相关参数等，这就需要采购员多花些时间通过沟通群对参数等进行明确，确保采购的货物就是项目部所需要的。

4.成立专业的监督管理机构与审查机构，提升采购员“专业水平”

企业除了在合同条款等源头上保证物资质量、严把验货质量、提升自身“采购员”专业水平的同时，还应成立专业的监督管理和审查部门，参与到企业物资质量核算过程中，实现质量检测和审核的准确性。

（二）外部质量控制

外部控制针对设备材料类型、生产厂家与贸易商或代理商的不同情况，在质保金上实行区别对待。

1.设备、定制加工产品（如钢结构、幕墙等）类：质保金按照合同总金额的10%保留，在委托单位收货确认无问题后支付，质保时间为交货后6个月或12个月（根据不同产品灵活掌握，质保期有特殊要求的以长期为准）。生产厂家规模大，知名度高且质量一贯可靠的，可以通过无附加条件“见索即付”的银行质保函代替质保金。长期合作、签约次数频繁的我司战略供应商，可由一份上述质保函进行覆盖。贸易商或代理商，也可提供无附加条件“见索即付”的银行质保函。

2.一般材料、配件类：合同金额2万元以上的质保金按照5%保留，在委托单位收货确认无问题后支付，最长不超过交货后6个月。如委托单位不能立刻判断是否有质量问题的货物，可延长质保时间交货后12个月。合同金额2万及以下可不保留质保金。

3.如委托单位为控制成本，对是否保留质保金有明确意见的，可以向主管领导汇报，获得批准后可取消质保金。

三、结束语

企业物资采购与企业的发展息息相关，为了满足社会的发展需求，相关部门需要全面检测企业物资的整体质量，以保证企业生产的整体水平和质量[2]。明确的采购单，严谨的采购合同，全面细致的货物验收是采购工作顺利进行必要条件，更是保证采购物资质量的重要环节。在遵循法律法规、行业标准的前提下，降低采购成本，保证产品质量，才能使得企业走上集约化经营、规模化采购的道路。