新时期文书档案管理工作

刘乐 山东省北镇中学

在新时期信息化迅速发展的要求下，文书档案管理工作也要与时俱进。学校的文书档案记录着学校的发展历史数据和信息，文书档案见证着学校的发展与进步，同时也为学校的发展提供了重要的意见，见证着学校的发展与进步。因此文书档案管理工作对于学校的发展有着重要意义，校方也更加重视文书档案管理工作的开展。本文将对新时期下的文书管理工作的重要性进行分析并提出一些建议。

一、文书档案管理工作的重要性

文书档案工作对于学校的发展有着重要的参考意义，文书档案工作具有较强的规范性、标准性、细致性，文书档案工作的工作内容包括文件的收发、登记、管理、保管等。文书档案真实的记录了学校的各项工作，时间证明了文书档案的利用率逐渐升高，说明了完整详细的文书档案工作是促进学校建设和发展必不可少的条件之一。

二、文书档案管理工作中存在的不足

文书档案管理工作宣传力度小，容易遭受相关领导负责人的忽略，有些学校在管理方面缺乏规范性，对于档案的分类、标题、目录等专业方面的知识了解片面，管理方法不科学，没有建立完善的管理制度。在新时期信息化迅速发展的背景下，不能做到与时俱进，目光狭隘，无法跟上时代的步伐。同时文书档案管理工作的工作量大，且繁杂，有些学校的文书档案管理方式比较传统落后，依旧采用手工检索的方式，从而降低了文书档案的准确性、时效性，影响了文书档案管理工作的效率。同时部分文书档案管理员专业素质较低、无法熟练运用现代信息技术、工作经验不足，从而影响了文书档案的真实性和有效性，不利于文书档案管理工作的创新发展[1]。

三、新时期文书档案管理工作的调整措施

（一）使文书档案管理信息化

文书档案管理信息化可以避免因字迹潦草而造成的记录模糊不清楚问题，有利于信息收集的完整性、准确性，极大的提高了文书档案工作的效率，同时还在一定程度上节省了人力资源的消耗。同时，文书档案管理信息化提高了文书档案的利用率，有利于实现资源的共享。增强了使用文书档案的便利性。学校可以通过设立一个专门的电子化档案管理平台，并且实时更新平台的硬件，保障信息网络的正常运行，然后将平台内的档案数据与网络同步，确保平台内信息的准确性、实时性。将大量的文书档案数据进行详细的分类、分析，增强了文书档案的可实用性，提高了文档管理的利用率和工作效率，为学校的教职员工提供了便利，有利于实现文档管理工作的价值[2]。

（二）创新文书档案管理工作方式，完善档案管理工作制度

在新时期信息化迅速发展的时代的引领下，文书档案管理工作也应该与时俱进，不断创新、不断完善，以实现其现实中的价值。反对“重藏轻用”的文书档案管理思想，不仅是把文书档案进行简单的收集、整理等，还要注重将扩大文书档案的适用范围，将文书档案的价值扩大化。加强文书档案与社会发展的联系。学校可以通过自我营销的方法加大宣传文书档案工作的相关内容，以引起学校各方面的重视，重视发展文书档案工作。同时积极主动参与学校内的一些活动，以展示文书档案活动的重要作用。在不断创新文书档案管理工作的同时还要建立比较完善的管理机制，设定基本的制度框架，根据现实情况设计一些专门的文书档案管理工作制度，有利于增强文书档案管理工作的规范性，详细规划文书管理工作的各个环节，并做好各个环节的衔接，明确相关文书管理工作的内容和责任，从而提高管理人员的责任意识。在提高文书档案管理工作的水平的同时还要重视文书管理工作的执行力度，加强对文书管理人员的规范，不断完善文书档案管理工作的管理制度。

（三）筛选有价值的文书档案

文书档案工作详细的记录了学校的发展，为学校以后的发展提供了关键性的指导。因此为了提高文书档案的利用率和价值，应该对所记录的文书档案进行详细的筛选和分类，避免文档的重复，然后做好文书档案工作的提名工作，进行合理的分类，使整理的文书档案脉络清晰，准确性高，有助于后来的应用人员快速找到[3]。

（四）提高文档管理人员的专业素质水平

文书档案管理工作任务繁重，需要文书档案管理人员拥有较强的专业管理素质和工作能力。具有较高的灵活性，可以根据现实情况，不同的服务需求，进行专门化、科学化的服务，从而提高文档管理的利用率。在新时期信息化迅速发展的条件下，进一步选择提高了文书档案管理人员的要求，需要应试的管理人员能够比较熟练的掌握相关的计算机信息技术，实时网络同步相关文书档案。同时还需要注重文书档案管理人员的责任意识，文书档案记录了许多有关学校的数据和历史信息，工作任务量巨大，需要专门的文档管理工作具有较强的心理素质和责任意识，同时学校可以建立比较专业的文书档案管理队伍在专业的队伍里制定完善的管理制度，引进先进的文书档案管理意识，并且通过较为严格的选拔方式选取专业的文书档案管理人员，为了避免文书管理人员对工作产生懈怠情绪，相关部门可以进行不定期的培训考核以高文书档案管理队伍的责任意识和专业性。从而有利于相关人员及时完成相关信息的收录、整理，提高文书管理的时效性、准确性。

四、结语

在新时期信息化迅速发展的背景下，文书档案管理工作对于学校的建设和发展有着至关重要的影响，校方应该加强对文书档案管理工作的管理，确保文书管理工作与时俱进，与时代接轨，体现时代的特性。