浅论机关事业单位数字化档案管理工作

孙秀艳 烟台市芝罘公路建设养护中心

数字技术的应用得益于计算机的发展，以及应用范围的扩展。数字技术的优势明显，可以通过虚拟化载体，将数据进行云端统计，轻松便捷。如果档案信息相对复杂，则可可以通过数字技术加工，存储分类，方便查找和利用，增加了档案利用率，给人们的工作带来便捷。

一、数字化技术在档案管理工作中的运用意义

传统的档案管理方式为手写的纸质文件，如果保存环境破坏，会导致档案的丢失，且手写数据不变查缺补漏，会产生大量的人力物力损耗。现在，计算机技术的应用使数字化技术应用于档案管理工作当中，给管理人员的工作带来了便捷。在事业单位中，档案主要将承担历史使命的单位的发展变化进行记录。电子记录方式的应用，使得管理工作更加快捷，数据收集效率高，存储速度快，且便于查找，已经成为了当前档案管理工作的发展方向。档案信息是一种重要的公共信息管理资源，在促进我国的政治经济社会发展进步中也是起着非常重要的推动作用。对于各类事业单位而言，档案管理是一项重要的文书工作。对于个人来说，它是一个记录所有员工从学校到部门的学习、工作、奖惩情况的档案，可以作为员工简历等档案，作为单位考核、人才选拔、考核的有效凭证。就单位而言，它是事业单位的核心文件，其中包含了公司的大量机密信息，未经个人和单位同意，任何人不得泄露。档案管理质量的优劣可以用来作为衡量事业单位人员在工作制度、人才培养能力和单位综合实力的主要衡量指标。将数字技术应用于档案管理，提高管理效率。数字化技术能够节约工作成本，减少人员安排，便于数据核对。通过数据库的形式能够提高检索效率，档案的利用率也会有所提升，使得档案管理工作能够促进单位的发展，最大化档案价值。

二、档案管理工作中需要解决的问题

（一）缺乏数字化管理投入

在一些地区，由于公共机关事业单位对没有将档案管理工作作为单位发展的重要基础之一，往往采取消极的管理方式，按部就班甚至落后于其他单位，限制档案管理工作的资金投入，使得实际工作中对于数字化技术的应用和掌握不足，降低了档案管理的有效性。

（二）现有档案管理不便于综合管理

完善的管理制度可以保障档案管理工作的质量，但传统的档案管理方式难以实现各部门之间的有效沟通与协作，容易对重要文件数据进行冗余管理，档案资料的综合利用率相对较低等特殊实际情况，这必然也就是社会直接影响造成了企事业单位的个人档案管理的工作稳定性相对的比较差，档案资料的基本信息和资料保密性等方面仍然存在的诸多漏洞，管理人员对于如何进行企业档案的管理工作缺乏了解，难以有效收集和保存昂贵的档案资料。

（三）管理体系不健全

档案管理人员必须制定档案编制的操作流程，进行管理体系建设是工作有序开展、提高工作效率的重要基础，传统的纸质管理已经不能够满足现代化的社会需求。管理设备落后，也会导致信息更新缓慢，不能及时体现最新数据，制约着档案管理工作的进步。新形势下，完善档案管理理念，寻找档案管理的有效途径，可以对加速我国社会经济的发展起到促进作用。

（四）信息完整性的缺乏

每个业务部门的实际发展情况不同，会采用不同的档案管理方法。由于其业务性质，许多单位会生成大量文件。实际上，很多文件是随机保存的，这是不及时和有效的。归档的收集和分类会导致有价值的信息丢失，或者难以归档，使得档案信息的完整性存在问题。

三、数字化档案管理的优势

（一）加快办公自动化，降低管理成本

以往，我们的各类机关和企事业单位在对档案资料的搜集、总结，存储以及保管工作中，一直是采用粗放型的模式，换句话说，一种增加档案人员、不断更新档案管理软硬件设备、增加财务预算的解决方案，这种方法的主要问题是导致档案管理成本飞涨。档案数字化管理通过现代信息技术将大量传统的纸质档案信息传输到计算机上，成为机读档案，大大节省了存储成本和空间。同时，查询需要的文件数据非常方便快捷，有效避免了资源的消耗和浪费。

（二）提高文件利用率，实现资源共享

数字档案管理采用计算机输入、扫描等多媒体技术，确保重要档案信息及时归档并尽快提供。政府机关和机关备案的应用非常普遍和及时，需要详细准确的记录信息用于任命、晋升。档案进行数字化管理能够随时地为用户提供实时、即位的资料和信息，为领导决策提供服务。同时，数字档案管理成为一个“大数据”平台，让数据的查询和共享更加快捷方便。随着信息的共享超越了时间和空间的限制，数字档案馆已经成为“无形档案馆”，档案馆也从文件对象的存储转变为信息资源的交换中心。

（三）强化管理水平，提升人员素能

一方面，数字化的档案管理工作主要是依靠网络技术及其专业计算机设施，在对于设备的维修以及管理上，对于设备的配置和人才队伍配备将会有较高的要求，确保了数字化的档案管理工作可以正常进行。另一方面，随着时代的进步和信息技术的进步，数字档案馆的管理和应用软件也会随之升级和更新，档案管理者的业务知识也需要更新，同时适应新常态的经营形势。

四、事业单位档案数字化管理办法

（一）档案管理形式的创新

为了改善和提高企事业单位对档案管理工作的服务质量，需要积极地改变传统的档案管理观念和信息化管理方法，管理人员充分理解档案管理工作意义，及时对档案信息资料做出收集统计，利用计算机将信息存入数据库。档案管理工作非常重要，在日常管理中，我们严格进行档案审核过程控制，定期整理档案，加强档案资源开发利用。

（二）投入设备设施建设资金

事业单位信息系统要想实现数字化管理模式，必须依赖于借助强有力的技术手段来作为基础性支撑，这就要求我们党和国家在实施信息系统工程时，应当进一步增大对于事业单位信息系统软件研究和开发工作的支持和推动力度，正确地认识到数字化技术管理的重要意义，加强在资金、人力等各个方面的投入，并为这些设备开发正确的档案管理软件将提高档案管理的工作效率和质量。另外，为了保证信息和数据的安全，需要进行防火墙等技术设置来避免黑客进入带来的信息泄露损害。

（三）文件数字化管理的实现

在档案管理操作过程中，处理文件是常规工作，处理文件的质量是影响工作效率的关键因素，通过电脑批注和登记文件，同时将文件上传到数据库，使用单位局域网进行流通，同时限制查看时间。如果流转的单据没有及时返回数据库，系统会自动提示您，并让您查看通过系统处理的单据排序情况，这样就能够大大缩短工作时间，工作质量得以提升。除此之外，由于文书的工作是实现了数字化的管理，所以我们就能够实现网上传输，通过互联网实现了对文档的审查、批改和管理，节约了大量的工作时间。

（四）使用系统工程配置实现文件信息共享

在对企事业机关单位机构集团机关企事业机构单位机关集团机构企事业机关单位机构集团机关企事业机构单位管理信息系统的开发建设工作过程中，主要内容涉及了从系统总体设计、装置的设计选型、软件开发和对单位档案管理信息系统进行收集整理、录入等各个方面的建设工作。机关事业单位的发展过程中会产生大量的档案资料，这些档案必须明确分类归档，需要建立在一个完整的软件系统，将档案信息进行系统的归类和存储，便于后续的整理和查找，实现资源的共享。在进行系统配置期间，在设计双服务器和磁盘显示方案时，可以存储文档和数据，可以设计高速扫描仪完成数据扫描，备份文件信息。通过系统工程配置，根据档案的特点，对数字档案管理方法进行收集和分类，以提高信息共享能力。

（五）建设一支具有高素质和专业性的档案保护与管理工作团队

而且这种数字化的管理模式虽然由通国的软件来实现，但最后还是需要一个人来进行控制，所以对于数字化技术应用于档案管理工作，需要对管理者提出更高的要求。事业单位是重要的机关事业单位，档案和数据非常重要，必须有专业的人力进行经营管理，对于数字技术和档案管理的结合需要具备较高的理解学习能力和管理能力。对于部门工作人员，要不但进行技术安吉应用培训，了解档案管理的专业知识同时，需要进行思想品德教育。此外，事业单位注重引进优秀人力资源，聘用复合型人力资源，优化了事业单位档案系统中的专业技术人员结构，使档案管理工作信息化能够得到深入的发展。

（六）加强档案管理监管

由于事业单位有自己的特点，要更加重视事业单位的档案管理任务，我国法律为档案管理设定了某些标准。同时，事业单位需要对部门的工作特点进行分类，配置相应的档案管理制度，加强对员工的约束和管理。此外，应建立科学的监督管理方案，确保档案信息安全，同时促进档案管理工作的数字化建设。

五、结束语

档案管理工作是提高机关事业单位工作质量的重要环节，各级领导应高度重视。现在，计算机技术的融入，促进了档案管理工作的数字化建设，通过完善的管理系统这几，实现了信息的高速收集和整理，通过分类存储，便于后续的查找和使用，实现现代化的档案管理工作目标。数字化技术的应用使得档案管理工作实现信息化，有利于促进档案管理工作顺利开展。