大数据下的事业单位人事档案管理体会探讨

郭琦 临汾市中心血站

一、大数据对事业单位人事档案管理的影响

对事业单位而言，良好的人事档案管理可以帮助企业领导对员工的各方面信息进行全面了解，从而对企业的人才有一个较好的掌握。由此可见，人事档案管理对企业的运营与发展都有着举足轻重的作用。但是，由于我国事业单位普遍对人事档案管理的认知度不高，对档案管理的方式手段都比较落后，导致人事档案管理工作并没有发挥出其应有的作用。随着大数据时代的到来，事业单位开始了信息化档案管理模式。在大数据背景趋势下，企业管理者开始重视人事档案管理工作，建立完整的数据库集中管理体系，规范企业的人事档案管理制度，创新人事档案管理技术等等，为企业的人事档案管理工作创造了良好的环境，同时也为企业的经营与发展打造了坚实的基础。

二、大数据背景下事业单位人事档案管理存在的问题

人事档案管理的目的是为了让企业各部门的人员信息等各方面资料都整理归档，以便有需要的时候可以随时快速的查找使用。但是目前我国大多数事业单位的人事档案管理工作并不完善，人力资源部门工作效率低下，企业内部的人事档案杂乱无章，给事业单位的经营和发展带来了极大的阻碍。

（一）对人事档案管理工作不重视

众所周知，事业单位是一个庞大的企业，其内部部门众多，人员管理极其困难。人事档案是对企业员工各种信息进行记录，有效的人事档案管理工作可以帮助企业领导对员工有一个直接以及全面的了解，从而掌握企业员工的个人信息、工作动态、获奖情况等等，对企业的经营与发展有着重要的作用。但是，长期以来，我国许多事业单位的领导层对人事档案管理工作并不重视。管理人员认为档案资料的管理并不会影响到企业的运转，不愿意把太多的时间和人力消耗在这上面，从而导致了档案资料存放混乱，保存不完整等情况。并且在实际工作中需要用到相关的档案资料时，却发现寻找起来相当麻烦，费时费力。另外，由于整理与保存不当，经常出现相关人事档案资料遗失的情况，给各部门的工作带来了极大的负面影响，严重阻碍了企业的运转效率。

（二）缺乏完整的人事档案管理制度

在事业单位人事档案管理工作中，完善的人事档案管理制度是保障工作质量与效率的重要因素。人事档案的归纳与整理、管理人员的工作行为与态度等等，都需要一套完善的制度来进行监管和约束，才能使企业的人事档案管理工作顺利进行。但是，目前由于我国许多事业单位都对人事档案管理并不重视，也并未制定一套完善的管理制度，导致人事档案管理人员工作目标不明确，工作质量无人监管，从而在人事档案管理工作中粗心大意，态度散漫，许多实质性的问题找不到相应的负责人，久而久之问题越积越多从而更加无法解决，导致事业单位人事档案管理工作日益混乱。

（三）人事档案管理人员不专业

随着我国经济的不断发展，各事业单位的规模也在不断壮大，企业内部的工作节奏也越来越快，一些事业单位已经开始重视人事档案的管理工作，并安排专人来负责管理。但是由于这些工作人员缺乏专业的人事档案管理经验与能力，导致企业的人事档案管理工作依然不够严谨。在事业单位发展速度越来越快的同时，如果企业的人事档案管理工作跟不上企业运转的节奏，就会对企业的发展造成严重的不利影响。因此，企业领导必须要重视人事档案管理人员专业能力的培养，提高整个人事档案管理团队的专业素质与业务能力，从而保证企业的持续发展。

（四）人事档案整理技术不规范

由于事业单位的管理人员没有意识到人事档案管理的重要性以及对于企业发展的意义，导致档案管理技术并不规范。许多企业的人事档案管理人员缺乏专业的工作能力，整理人事档案时收集的资料并不完善，经常只收集一些基本的人员信息，然后整理进档案袋中，对于一些获奖经历或者重要的工作经验等资料都没有收集，也没有记录在人事档案中，使得企业的人事档案内容并不齐全，对人员的信息记录并不完善。并且经常出现企业人事档案断档的情况。

（五）人事档案管理方式陈旧落后

人事档案管理作为企业领导掌握员工信息的最直接有效的途径，对企业的运营战略的规划、人员配置的安排等都有着极其重要的作用。如果企业人事档案的管理跟不上企业的运转速度，那么会极大程度的阻碍企业的发展。由此可见，为了使企业的运营与发展都能够持续稳定，企业的人事档案管理工作也必须要提高效率，紧跟企业发展的步伐，只有这样，才能不给企业的发展拖后腿。但是，目前，我国大多数事业单位人事档案管理的工作方式仍然相对落后，还是使用的传统的管理方式。工作人员在收集档案材料时，依然使用的纸质文档，然后用档案盒整理起来。但是纸质的文件毕竟不好保存，一旦遇水或者遇火，就会造成无法挽救的损坏。并且，纸质档案不仅整理起来相当麻烦，在借阅时寻找对应的材料也非常耗时，给档案管理工作者和企业其它员工都带来了一定的困扰。

三、大数据下事业单位人事档案管理问题的解决措施

在互联网发展迅速的今天，针对上述人事档案管理中的各种问题，事业单位应该加强重视，紧跟时代的脚步，引入各种大数据、互联网技术与手段，加强人事档案管理的基础设施建设，利用互联网技术提升人事档案的保密管理等等，从而使事业单位人事档案管理更加安全、便利、高效。

（一）提升对人事档案管理的重视

事业单位人事档案管理工作在企业发展中起着不可估量的作用，企业领导如果对其不够重视，将会严重阻碍企业的运营和发展。因此，企业领导必须提高自己对人事档案管理工作的重视度，将这项工作与其他工作视为同样重要，并完善相关的制度和所需要的设施，提高档案管理人员的专业素养，这样不仅可以提高档案管理工作的质量，确保企业的正常运营，同时还可以提高员工的工作积极性，促进企业快速发展。

（二）完善人事档案管理制度

制度是健全管理工作的保障，没有一套健全的管理制度体系，人事档案管理工作不会取得很好的成果。事业单位想要做好人事档案管理工作，必须要制定出一套完整的制度政策，并在实际工作中不断完善，从而使人事档案管理工作可以高效有序的进行。当然，制定出来的管理制度也不可以太过浮夸而不切实际，需要根据企业内部的各方面实际情况而定，这样才能让制度更好的保证人事档案管理工作的正常进行，从而更好的服务于企业。另外，制度制定之后能够被有效实施才是关键，对此，还需要成立监察部门，由专人负责制度的实施监督工作，从而有效杜绝制度流于形式的情况发生。

（三）提高人事档案管理人员的专业度

专业的事需要专业的人去做，才能有效解决问题，提高工作效率。事业单位人事档案管理工作是否高效有序的开展，会直接影响企业的内部运作；而档案管理工作人员是否专业，会直接影响档案管理工作能否高效有序的开展。由此可见，企业人事档案管理工作人员的专业水平间接影响到了企业的内部运作效率。因此，企业必须要提高人事档案管理工作的相关从业人员的专业能力，才能真正实现人事档案管理工作的目的，从而提高企业的经营效益。主要可以从以下两个方面进行：

（1）对现有档案管理人员进行专业培训

企业可以对现有的人事档案管理人员进行专业知识培训，比如：邀请专业的、工作经验更为丰富的人事档案管理人员到机构中开展培训讲座，或者为员工报培训班，让他们学习最新的前沿知识，提升自己的专业素养和工作能力，从而更好的开展人事档案管理工作。

（2）招聘专业的人事档案管理人才

企业可以提高档案管理岗位的待遇和福利，以引进更多的专业性人才，同时还可以让企业现有的员工与新进的更为专业的人才多进行交流沟通，互相学习互相提升，以创建更加专业更加强大的人事档案管理人才团队，更好的为企业的发展共同努力。

（四）加强人事档案的保密管理

为了适应新时代企业的运转节奏，企业的档案管理工作也需要有所改变。随着互联网的快速发展，企业可以利用大数据、互联网等技术手段来管理人事档案资料。工作人员可以将纸质资料全部电子化，并对文档设置密码和防火墙等防护措施，企业员工想要查阅浏览档案信息时，需要向档案管理人员申请、登记，以获取浏览文档的权限。通过这种互联网手段进行档案管理，使员工在方便自己整理与保存的同时也极大程度保证了档案信息的安全度，大大减少了档案信息泄露情况的发生，也为企业节省了很多不必要的时间成本和人力成本。

（五）加强人事档案管理的基础设施建设

在大数据时代下，事业单位想要做好人事档案管理工作，就必须紧跟时代发展的脚步，加强人事档案管理工作的基础设施建设，以实现人事档案信息化管理的目标。首先，事业单位要加大对人事档案管理工作的经费投入，为工作人员配置需要的计算机和网络系统，完成企业人事档案信息化管理的基础设施的配置。其次，事业单位要加强企业内部统一的数据库集中管理体系的建设与完善工作，以保证员工在进行人事档案的信息化管理工作时能够有一个良好的系统与平台，对员工的工作效率有较好的促进作用。

四、结语

综上可知，人事档案管理工作对事业单位的生存与发展有着极大的影响作用。但是，目前我国事业单位人事档案管理工作中存在着许多问题，例如：企业对人事档案管理工作不重视，企业缺乏完整的人事档案管理制度，人事档案管理人员不专业，人事档案整理技术不规范，以及人事档案管理方式陈旧落后等等，这些问题都严重影响了事业单位人事档案管理工作的有序开展，阻碍了企业的经营与发展。对此，事业单位想要持续稳定的运营发展，必须要重视人事档案管理工作，提高人事档案管理工作人员的专业素质和工作能力，为人事档案管理工作制定完善的管理制度。并引入大数据、互联网等技术和手段，加强人事档案的保密管理工作，为事业单位人事档案注入新鲜、创新的活力，推进事业单位人事档案的科学化、信息化管理，从而充分发挥出人事档案的作用。