全流程视角的高校合同信息化平台应用研究

韩娟娟

摘 要：经济合同作为高校开展科、教、研等活动的重要内容之一，是落实内部控制、防范经济风险和维护合法权益的载体，是确保高校管理秩序的有效手段。实现经济合同管理电子化办公，充分利用大数据分析平台集成模式是经济活动实施过程中的一项重要工作。本文从高校经济合同信息化管理平台的必要性出发，剖析了目前合同管理的现状，通过构建信息化管理平台，实现经济活动动态和流程化管理，以加强高校的权益保护，推动各项工作稳步有序开展。

关键词：高校;全流程管理;信息化管理平台;应用研究

中图分类号：F27 文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2021.02.030

随着经济和信息化的不断发展，高校参与的经济事务逐渐增多，经济合同管理作为内部控制管理的重要内容之一，发挥着越来越重要的作用。建立经济合同信息化管理平台能够解决目前合同分散管理、孤立性和效率低下的问题，能够有效实现合同全周期流程化和动态管理。

1 高校开发经济合同信息化管理平台的必要性

1.1 合同流程化管理的要求

作为内部控制的重要内容，合同管理不仅涉及签订、审核，还包括履行情况监督和数据的统计分析，各个环节并不是孤立的，而是相互影响，相辅相成，一个环节的管理情况直接影响到后续的执行和管理。合同管理与采购和付款环节也紧密相连，要实现整个采购过程的动态化和流程化管理，把合同标的立项、采购招标管理、合同管理、付款管理无缝对接，实现合同生命周期的全流程管理，充分利用信息化技术，开发经济合同信息化管理平台是必然选择。

1.2 学校内部控制管理的要求

随着财政投入的不断增加，高校与外部的联系更加紧密，经济事务越来越多样化和复杂化，据内部控制管理制度，对经济合同管理也提出了更高的要求，经济合同管理不仅要实现防范风险的要求，还要改变以往较为孤立和分散的合同管理机制，以及重签约、轻执行的情况，实现合同业务的集中管理，实现签约评审、执行监督和效果评估并重的新商务运行模式。开发经济合同信息化管理平台，通过数据的传输和共享，形成各个环节的闭环管理，为学校的经济管理和发展决策提供数据支持，更好的实现学校的服务价值。

2 高校经济合同管理的现状和存在问题

2.1 经济合同管理体系不完善

（1）合同扎口管理部门不明确。由于经济合同涉及的业务面广、内容多样、复杂性和专业性强，高校合同管理往往较为分散，由业务部门、财务部门、政府采购部门、法务部门等多头负责，对合同管理中过程中的重要环节，比如草拟、签订、审核、履行、监督管理、统计分析和归档等缺乏统一协调和管理，整体管理水平难以提高。

（2）授权审批执行不通畅。当前高校实行的是党委领导下的校长负责制，高校对外签订的各项经济业务合同是以学校作为主体单位的，二级学院及相关部门是不能作为合同主体对外签订经济合同的。经济合同对应的需求部门相对较多，审批环节需要相关负责人签字，审批人的时间不太容易把握，审批流程耗时耗力，效率低下。

（3）内部控制作用发挥不全面。经济业务是从上游到下游各个环节构成的完整的链条，虽然高校普遍建立了经济业务活动合同事项的审计监督工作机制，设置纪检监察、审计、法务部门对合同进行审查，但合同审核只是内部控制体系的一个环节，前期的资格审查、后期的履行情况监督、统计分析工作和预算的执行等情况不能形成一个闭环，各个环节是相互孤立的，难以做到合同的全流程化管理。

（4）未建立合同执行跟踪管理。合同履行、变更等信息往往只有具体执行部门了解，合同管理部门和财务部门无法及时跟进，不能掌握合同的履行支付情况，有些分阶段付款合同过程发生变更，实际合同金额已经超过预算，导致无法支付。有些合同甚至是等到结算时，才会向管理部门提交合同副本和相关单据申请付款，既不利于工作开展，耽误工作进程，又加大了预算执行难度，提高了高校承担经济损失的风险。

2.2 合同管理资料不规范

（1）书面合同文本不规范。经济合同使用部门不仅包括管理部门，还有二级学院等，合同经办人一般都是项目需求人员，有一部分经办人不了解经济业务法律法规，存在合同条款不严谨，有漏洞，关键事项约定不明的现象，导致审核环节合同频繁被退回，或者后期履行过程中出现纠纷，甚至引起诉讼案件，增加高校经济风险。

（2）合同相關资料保管不规范。合同档案没有实行归口管理，档案分散在各个业务处室，导致难以掌握合同签订、履行的整体情况，甚至出现遗失资料现象，对合同签订监督以及合同执行的跟踪管理都十分不利。

2.3 高校合同管理信息化水平较低

（1）对合同信息化管理的重视和应用程度不够。随着科技的发展和大数据的运用，经济业务的信息化建设，实现合同管理的无纸化办公势在必行。当前部门高校的合同管理仍采用纸质化管理，审核流程多，设计部门多，耗费大量的人力、物力，不同部门的审批权限不同，导致经办人跑多个部门却无法达到预期效果。同时，由于信息不对称，无形中增加了合同执行过程中潜在的经济风险。

（2）信息化系统相互孤立，未形成闭环，缺乏数据共享和信息传递。部分高校虽然着手开发了合同管理信息系统，但也仅仅是停留在合同的审核和统计层面，未把整个经济链条中各环节对接起来，相互孤立，数据不能实时交换和共享，各个部门之间缺乏有效的互动和沟通，未形成在统一的信息平台上协同监督的合力，导致合同管理部门无法充分了解经济业务的来龙去脉，造成了部门信息的片段化，阻碍了信息公开和民主监督。

3 经济合同信息化管理平台功能设计

3.1 经济合同管理流程

随着经济事务的多样化和复杂化，高校经济合同的业务范围越来越广，金额呈现逐年增加的趋势，风险的识别与控制难度不断增加。基于内部控制要求，对合同实行集中管理，分类归口、划分职责，根据合同类型和金额授权审批，实现合同自前期调查、草拟、审核、签订、履行、监督、归档等各个环节的规范化和电子化管理，充分利用“互联网+”的模式开展合同的全生命周期管理已成为合同管理的趋势。基于高校的管理模式，制定经济合同信息化管理平台能够很好地实现合同的流程化管理。

3.2 人员权限分配

依据高校内部控制“岗位不相容”的原则和合同管理的流程，经济合同管理信息化平台涉及的岗位和权限主要有经办人和审核人。

其中经办人主要是项目需求部门或者合同歸口管理部门，主要职责是：合同的起草、初步审核、提交送审、合同审核进度查询、统计分析;审核分为初审和复审，根据合同的类型和审批权限分为法务部门审核和归口管理领导审核，法务部门作为经济合同风险的一道防线，需要审核所有的经济合同，包括合法性、合规性和合理性，并对全校的合同进行过程管理与跟踪，及时识别各个环节的风险，并制定相应的策略，主要职责是：合同审核、合同履行过程的监督与管理，合同的横向和纵向分析。根据内部控制制度及合同管理制度，归口管理部门领导主要审核限额以上和对学校发展有重大影响的合同。

3.3 流程化管理模式

根据经济活动的性质，执行“分类归口”和“限额管理”的原则固化管理流程，采购活动结束后，使用部门向职能主管部门提交申请，合同管理平台根据输入的合同类型自动判断归口管理的部门，自动提交至下一步审核人，根据经费来源和合同金额平台自动判断合同的审核流程，实现逐级提交审核的便捷化流程，解决了传统模式“多跑路”、等待时间长的问题，大大提高了合同管理的效率。

3.4 数据统计分析

经济合同信息化管理平台的便捷性在于合同的统计分析，在平台导出合同信息，根据合同类型、金额、经办部门、付款进度等分类进行横向和纵向比较，可以满足不同部门、不同权限人员的多样化需求，也便于识别合同执行过程中的风险点，有利于合同归口管理部门和校领导对高校经济事务的管理。通过数据信息的输送，前期的经济活动数据可以直接传送至合同管理平台，实现对前期经济活动的再管理，合同审核的数据传送至财务管理系统，实现对合同履行情况的管理和监督，最终实现经济活动的数据和信息共享。

4 经济事务的全流程化管理

经济事务不仅涉及项目的立项、市场调查、预算控制等前期审批环节，还涉及事中的采购招标环节、经济合同管理和后期的财务管理系统付款环节，各个环节之间相辅相成，环环相扣，形成经济事务的全过程闭环管理。经济合同管理是高校内部控制管理的一个环节，起到承上启下的桥梁纽带作用。

要实现经济事务事前、事中、事后的全流程化管理，需要信息化和大数据的支撑，实现物资申购系统、采购招标管理系统、合同管理系统、财务管理系统和学校办公系统的无缝对接，通过数据的共享实现经济事务的全流程化管理。

经济合同信息化管理平台作为智慧校园建设的一部分，在推动高校经济事务依法依规开展的同时，依托经济合同管理制度，充分利用信息化系统之间的对接和大数据的输入、加工和输出，实现经济事务的全流程化管理，为高校各项事业的发展提供有力保障。

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